PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA A TRAVÉS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (TI) PARA EL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO

PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA A TRAVÉS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (TI) PARA EL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO.

Autores:

Ing. Luis García Pimentel Ruiz luisgp@rocketmail.com

Dr. Noé García Sánchez drngarcia@iteso.mx

Ing. Adalberto E. Ortega Orea Adalberto.Ortega@mx.flextronics.com

Lic. David Ernesto Santiago Peralta dsantiago@masterchoice.com

Ing. Fausto Serafín Zamora Moreno fzamora@estratel.com.mx

Universidad ITESO, Guadalajara México

Abstracto

En México, datos oficiales muestran a las pequeñas y medianas empresas (PyME) como un sector económico que genera el 42% del producto interno bruto nacional (PIB) y emplean al 30.8% de la fuerza laboral del país. El enfoque de esta investigación contempla los problemas estructurales actuales de la organización con el objeto de trazar una ruta de evolución para aplicar métodos y estrategias de Administración del Conocimiento (AC) y mejorar su posición de competencia.

Se consideran tres áreas de análisis para sustentar la propuesta de este artículo.

• Conceptos, propuestas e investigaciones de AC.

• Estado actual de la PyME.

• Casos de éxito documentados.

Las conclusiones determinan que la ruta de evolución tiene tres enfoques fundamentales:

• Enfoque social. Definiendo elementos como:

o Identificación del personal, sus conocimientos, habilidades, necesidades y objetivos personales para establecer un perfil de “recurso humano deseable”.

o Aspectos de motivación para lograr compromisos hacia los objetivos de la organización mediante beneficios directos y participación social.

• Enfoque empresarial. Definiendo elementos como:

o Clarificación, documentación de procesos y procedimientos en base al objeto del negocio.

o Mejora en los procesos de producción y diversificación de servicios al cliente.

• Enfoque tecnológico. Definiendo elementos como:

o Selección de herramientas de apoyo para familiarizar al personal con las TI y establecer canales de comunicación bidireccionales entre organización y trabajadores.

o Selección de herramientas que ayuden al desarrollo personal de los trabajadores para fundamentar sus principios, intereses y habilidades.

- 1 -

Introducción

Datos del Censo Económico del 2004 del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática en México (INEGI), muestran que la pequeña y mediana empresa (PyME), definida como la que consta de 11 a 250 personas, emplea al 30.8% del mercado laboral y produce el 42% del producto interno bruto (PIB) del País, lo que subraya su importancia económica y social. Sin embargo, un mejor desempeño de la PyME en general no ha sido posible debido a las carencias características de este sector como son los pocos recursos económicos, la amplia rotación del personal, la carencia de estructura formal y de estrategias adecuadas. Estas deficiencias las convierten en presa fácil de los vaivenes económicos y de los mercados, haciendo que la mayoría desaparezca antes de lograr su crecimiento.

Uno de los grandes retos que enfrentan, es su alta vulnerabilidad a la pérdida de conocimiento cuando alguno de sus miembros deja la organización, lo que genera pérdidas de productividad y costos de oportunidad y capacitación. Este fenómeno ha sido estudiado ampliamente por investigadores muy reconocidos como Senge, Davenport y O'Dell. Ellos describen varias metodologías para captar este conocimiento, preservarlo y crear valor agregado. Estas metodologías se engloban en el concepto de Administración del Conocimiento (AC) y nos permitirán transformar a las organizaciones del sector PyME en aprendientes, capaces de utilizar el conocimiento que generan para obtener ventajas competitivas y ofrecer cada vez mejores productos y servicios que aseguren su supervivencia y rentabilidad.

Las diferentes propuestas de solución planteadas para el desarrollo de la PyME, y marcadamente, las fundamentadas en AC subrayan el uso de tecnología de información (TI) para ser efectivas. En este aspecto la PyME tiene actualmente un área de oportunidad porque se estima, de acuerdo al INEGI, que el sector PyME tiene ya un nivel de adopción de tecnología importante. Como dato de ejemplo, entre el 70% y el 93% utilizan herramientas informáticas para actividades administrativas.

Metodología

Como metodología se propone un esquema de trabajo que aborda las siguientes tres áreas de análisis: estado actual de la PyME, Administración del Conocimiento y casos conocidos de éxito que nos lleve a formular propuestas fundamentadas en bases sólidas en los aspectos empresarial, socio-cultural y tecnológico.

Estado actual de la PyME

La problemática del sector PyME tiene dos enfoques para abordarlo: el externo y el interno. En este documento nos avocaremos al enfoque interno, el cual puede estar bajo el control de la misma organización y ser determinante de la forma en cómo puede mejorar su operación, lograr eficiencia en sus procesos y eficacia en sus objetivos.

Un estudio realizado en México por Nacional Financiera, banco oficial de desarrollo, reporta los motivos o causas por las cuales organizaciones del sector PyME desaparecen:

- 2 -

• 43% por problemas administrativos

• 16% por problemas fiscales

• 15% por incapacidad de cumplir con requisitos normativos y de organización

• 11% por la deficiencia en la comercialización

• 8% por errores en insumos y producción

• 7% por falta de financiamiento

De este estudio se desprende que las 4 primeras causas que propician el 85% de las desapariciones de PyMEs en México están relacionadas directamente con la forma de administrar la organización.

Un estudio realizado en el ITESO (García-Sánchez, Salas, Solórzano y Nafarrate, 2006) a 19 organizaciones en el estado de Jalisco arrojó importantes datos sobre la generalidad de los problemas presentes en la PyME:

• Aceptable definición y asignación de responsabilidades en los procesos, la documentación es bastante deficiente, no es homogéneo el avance de estos aspectos en los diversos departamentos de la organización.

• La documentación y experiencia no es adecuadamente explotada.

• Poco interés en el desarrollo de las capacidades y habilidades del personal.

• Toma de decisiones basada en estructuras jerárquicas con líneas de autoridad bien definidas.

• Falta de visión y tendencias hacia el futuro (visión estratégica).

• Ausencia de enfoque de la organización: misión, visión, valores.

• Ausencia de elementos de previsión y control.

• Poca visión del riesgo.

La PyME en México, dentro de los mercados regionales y globales, se encuentra dentro de la era de creación (André-Yves Portnoff, 2003); las organizaciones de este sector se hallan en el grupo de las de cambio rápido y constante por lo que su adaptación tiene que ser dinámica y efectiva, además deben constantemente luchar por ventajas competitivas, la innovación se convierte entonces en una necesidad permanente y la creatividad en un recurso crítico.

La PyME debería basar su oferta de productos y servicios en:

• Las necesidades particulares de clientes, que son tomadas para definir el objetivo de la organización.

• Sus proveedores, porque es más fácil construir a partir de sus experiencias y habilidades que tratar de recrear esa experiencia en carne propia.

• Sus colaboradores, porque de ellos se necesita la creatividad, sus habilidades particulares y el compromiso individual y colectivo.

El modelo propuesto de la PyME, que de acuerdo a los problemas identificados y momento en que se ubica, parte de tres enfoques identificados como fundamentales, en los cuales se debe poner particular atención, una vez entendidos y puestos en práctica, en el sentido estricto de implantación y evaluación, podremos entonces decir que se están aproximando a un estado de adopción de estrategias de AC.

- 3 -

Análisis de AC

El conocimiento, como un conjunto de experiencias, valores e información contextual, es marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información y crear nuevo conocimiento, éste bien puede ser tácito o intangible y explícito o codificado. Gran parte del conocimiento reside en las personas por su experiencia, para ser aprovechado por muchos tiene que codificarse y poder transmitirse entre las personas. (Davenport 1998, Nonaka 1995)

Las organizaciones, para explotar ambas caras del conocimiento, deben concentrarse en el máximo aprovechamiento del conocimiento generado, éste es una gran parte del capital de las organizaciones y el motor de producción más poderoso con que se cuenta, este será siempre el principal detonador de toda acción de cambio y mejora.

La adecuada administración del conocimiento es en sí una estrategia que nos permite obtener el conocimiento de las personas, codificarlo y transferirlo, la clave de esta estrategia reside en el propósito que regirá los cambios y resultados buscados, los elementos que deben tomarse en cuenta para ello son las TI, la cultura y la infraestructura de la organización (Carla O´Dell, 1998).

La creación de nuevo conocimiento se da por ciclos, cuatros son los métodos que involucran el ciclo completo y nos permiten hacer una adecuada conversión del conocimiento tácito a explícito, explícito a explícito, explícito a tácito y tácito a tácito, (Nonaka y Takeuchi, 1995)

De lo anterior, las organizaciones

...