PETROPERÚ S.A

RESUMEN EJECUTIVO

Uno de los factores más importantes en la administración de una empresa es el manejo óptimo de su información. Contar con información exacta, integrada y en tiempo real permite tomar decisiones acertadas en el momento indicado.

A medida que ha transcurrido el tiempo, la tecnología ha ido evolucionando, y hoy en día el mercado ofrece un conjunto de productos para optimizar los procesos del negocio por medio de sistemas de información que capturan, almacenan, procesan y distribuyen los datos e información generada por las distintas unidades administrativas, operativas, y productivas de una empresa. La implementación de estos sistemas y el impacto que tiene en las empresas es grande.

Como parte del desarrollo del Curso de Gerencia de Tecnología de la información, en el presente trabajo desarrollaremos el Proyecto de Implementación del nuevo Sistema ERP-SAP de la empresa petrolera estatal PETRÓLEOS DEL PERÚ S.A, denominado “Proyecto Colmena”.

El trabajo presenta la siguiente estructura de desarrollo: En la primera parte se expone los antecedentes más importantes de la empresa y el proyecto, el desarrollo del sistema actual con el que cuenta PETROPERÚ S.A, sistema JD Edwards, y el detalle del Proyecto Colmena, objetivos, alcance, organización, cronograma, entre otros puntos. En una segunda parte presentaremos la situación actual del proyecto, problemática encontrada, para finalmente exponer las conclusiones y recomendaciones que se derivan de dicho análisis.

Los Autores

PETROPERÚ S.A

I. ANTECEDENTES

1.1 Sector y actividad económica:

Petroperú es una empresa estatal de derecho privado dedicada al transporte, refinación, distribución y comercialización de combustibles y otros productos derivados del petróleo.

Giro del negocio

• Transporte de petróleo

• Refinación de petróleo

• Distribución

• Comercialización

1.2 Plan Estratégico de PETROPERÚ S.A

Misión

Abastecer al mercado de hidrocarburos y energía con productos de óptima calidad y servicios competitivos, actuando de manera segura, rentable, de acuerdo con los estándares internacionales de la industria, con responsabilidad socioambiental y contribuyendo como empresa del Estado a maximizar la renta petrolera a favor del desarrollo sostenible del país.

Visión

Ser la empresa de hidrocarburos y energía del Estado, integrada y competitiva, que crea valor compartido, líder en el mercado nacional y con participación creciente en el mercado internacional, comprometida con el desarrollo sostenible, la seguridad energética y la diversificación de la oferta para el cambio de la matriz energética nacional.

Objetivos Estratégicos

Corporativo:

- Proyecto Modernización de Refinería Talara (PMRT)

- Proyecto Modernización de ERP (PMERP)

A Largo Plazo:

- Modernizar Plantas de Ventas de Talara y Piura.

- Reemplazo de líneas submarinas.

- Incrementar capacidad de almacenaje de crudos en Refinería Talara.

- Incrementar capacidad de almacenaje de crudos en Patio de Tanques Tablazo.

- Incrementar capacidad de almacenaje de productos (diesel/nafta) en Refinería Talara.

- Incrementar capacidad de almacenaje de productos (turbo/biodiesel) en Refinería Talara.

- Incrementar capacidad de almacenaje de GLP en Refinería Talara.

- Implementar Modelo de Excelencia de Gestión

A Corto Plazo:

- Craqueo de Cargas Pesadas.

- Optimizar rendimientos de destilados medios en las unidades.

- Optimizar el uso de energía.

- Optimizar disponibilidad de Planta.

- Proponer modificaciones que flexibilicen el reglamento de adquisiciones y contrataciones.

- Cubrir plazas y reestructurar organización.

- Desarrollar plan de sucesión.

- Fortalecer relaciones con los grupos de interés y desarrollar iniciativas acciones de Responsabilidad Social.

- Monitorear cumplimiento de principios de Buen Gobierno Corporativo en el ámbito de competencia.

1.3 Tecnología de la Información en Petroperú S.A

ERP JD Edwards

PETROPERÚ viene usando hasta la fecha, un Sistema de Información de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) denominado JD Edwards World Software, operando sobre una plataforma IBM AS/400. El citado sistema se implementó en forma incremental, fue puesto en marcha en 1996 y en 1999 se amplió el número de módulos implementados.

De los módulos que actualmente se tiene instalados, algunos son utilizados en forma parcial en el ERP J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15 son los siguientes:

• Contabilidad General

• Activo Fijo

• Presupuestos

• Cuentas por Cobrar

• Cuentas por Pagar

• Órdenes de Compra

• Órdenes de Trabajo

• Órdenes de Venta

• Precios Avanzados

• Control de Inventarios

• Valorización Inventarios

• Inventarios a Granel

• Carga y Despacho

• Mantenimiento de Equipos

• Administración de Contratos

• Costeo de Trabajos

• Libro de Direcciones

PETROPERÚ cuenta con aproximadamente 870 usuarios registrados, distribuidos entre las Operaciones: Conchán (Lima), Talara (Piura), Oleoducto (Piura y estaciones), Selva (Iquitos), Comerciales (con sus terminales, plantas de ventas, aeropuertos y unidades distribuidas a nivel nacional) y Oficina Principal (Lima).

ERP SAP

Siguiendo con el Plan Estratégico de la compañía se decidió migrar del actual ERP JD Edwards World Software A 7.3 CUM 15 al ERP SAP, para lo cual el 05.05.2008 mediante Hoja de Acción se aprobó la designación del Líder del Proyecto de Modernización del ERP, iniciando así la formalización del Proyecto dentro de la empresa.

Mediante proceso por competencia mayor N° CMA-014-2010-OTL/PETROPERU – Segunda Convocatoria se contrató el Servicio de Licenciamiento e Implementación del ERP a CONSORCIO INDRA PETRÓLEOS. El plazo contractual de este servicio era de 18 meses (incluyendo 3 meses de soporte post-producción), siendo la fecha de inicio del servicio el 23.05.2011. El monto contractual de este servicio ascendía a US$ 13.505.754,45 Incluido IGV.

El proyecto de Modernización del ERP comprende el Licenciamiento e Implementación de los módulos del ERP, que reemplazarán a los módulos del J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15, así como las funcionalidades de los módulos que resolverán problemas actuales, y que hoy en día se resuelven con desarrollos. Asimismo se debe realizar las personalizaciones indispensables que el nuevo ERP nos brinde y que son necesarias para dar continuidad a lo actualmente instalado.

El 23 de mayo del 2011 se realizó la Reunión de Lanzamiento del Proyecto, denominado “Proyecto Colmena”, sobre el cual, nueve (9) de cada diez (10) empresas petroleras, incluidas en Fortune 500, cuentan con este sistema. Desde un inicio, se denominó al Proyecto Modernización del ERP como “Proyecto Colmena”, dado que este término representa trabajo en equipo, esfuerzo, alta capacidad de comunicación, laboriosidad y flexibilidad.

Proyecto Colmena

Misión

"Proveer a PETROPERÚ de un sistema de información integrado, flexible y seguro, basado en las mejores prácticas de la industria de hidrocarburos, que brinde a la organización herramientas modernas que le permitan planificar sus recursos empresariales, mejorar su competitividad y atender las necesidades de sus nuevos mercados y negocios".

Visión

"PETROPERÚ será una empresa ágil, que ofrece productos y servicios de calidad, cimentada en una gestión por procesos y en información oportuna, precisa y segura, respaldada en la exitosa implementación del sistema de información ERP SAP, armonizado con sus principios de Buen Gobierno Corporativo.

Objetivo General

Implementar el Sistema ERP SAP ECC 6.0, a fin de reemplazar el Sistema ERP JD Edwards World Software A7.3 cum 15, buscando integrar y optimizar los procesos de negocios de PETROPERÚ así como su cadena de suministro, incorporando las mejores prácticas de las empresas del sector Oil & Gas; que nos permita la implementación de una plataforma de procesos, tecnología e información, en concordancia con el Plan Estratégico, que permitan el crecimiento de la empresa.

Objetivos Secundarios

• Integrar la cadena de suministro de productos a granel

• Optimizar la gestión, control logístico e infraestructura

• Mejorar el control del valor de las existencias de crudos y productos refinados

• Integrar las operaciones de negocio con el back-office

• Mejorar el control de las operaciones y reducir las actividades manuales de bajo valor agregado

• Desarrollar esquemas de contabilidad analítica y presupuestos de mayor valor para el negocio

• Contar con información oportuna y de calidad que facilite la gestión y el análisis para la toma de decisiones

• Preparar a la empresa para desarrollar operaciones más complejas, crecer y alcanzar sus objetivos estratégicos

Alcance Funcional inicial

Finanzas

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