PORTADA CON TRABAJO E INDICE HERRAMIENTAS DE LA AUTOMATIZACION DE LAS OFICINA

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA[pic 1]

UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT

INTRODUCCIÓN A LA INFORMÁTICA

HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

                                      INTEGRANTES:

  :    

PROFESOR:

Marco Polo Pérez Bravo

SECCIÓN:

N1PRE

Caracas, 20 de octubre de 2017

INDICE

INTRODUCCION

El presente trabajo esta echo con la finalidad de informar, orientar y ayudar al trabajo diario del personal administrativo dentro de una organización. Llevando a cabo una serie de herramientas automatizadas que le permitan una síntesis más idónea en sus trabajos diarios dentro de sus oficinas.

De igual modo este trabajo nos permite saber acerca de cómo a través del software y distintos procesadores de textos, hojas de cálculo y editores de presentaciones podemos llevar a cabo un paquete operativo y determinante en nuestro lugar de trabajo.

Así mismo, hacer saber las distintas características operativas, ventajas, y desventajas de utilizar un sistema automatizado de oficina, tomando en consideración que se deben tomar en cuenta la integración de todas funciones de la oficina , lo que incluirá todo lo que es el procesamiento de textos, datos, gráficos, etc.

Los sistemas de automatización de oficinas

Las herramientas de automatización de oficina son instrumentos para  incrementar la productividad a través de herramientas tecnológicas disponibles para implementarlas el procesamiento de datos e información, de una manera rápida, eficiente dentro de la misma.

Las mismas datan de los años 70 y 80, al incorporar en oficinas, instrumentos tecnológicos que fueron ganando gran reputación y pasando de ser lujo y  reputación a productividad e indispensabilidad.

En los70 tenemos el fax, telex, pbx y la ya antigua máquina de escribir mecánica y el inicio de las pc de escritorio de 4ta generación bastantes costosas para ese entonces, lo que implicaría que no todas las oficinas las tendrían debido al costo del hardware y costo de entrenamiento para sus usuarios.

En los 80 se mantenían  las anteriores, solo que ahora la máquina de escribir evoluciono a eléctrica, ya que el computador empezó a aparecer en las oficinas de todo el mundo a gran velocidad e incorporando los sistemas de conexión entre ellas, de los cuales figuraban token ring (años finales de los70 y principio de los 80), Ethernet, frame relay, tanto para grandes medianas y pequeñas empresas en conexiones locales y de grandes distancias.

La computadora personal fue la que más evoluciono al ayudar en los sistemas de cálculo y computo de datos y el inicio del sistema de bases de datos implantado apara las empresas, procesadores de textos, como hojas de cálculo y programas de presentación de graficas en diapositivas digitales, que ayudo de una manera extraordinaria en el área financiera de todo el mundo y reduciendo el tiempo de procesamiento de datos, al igual con los procesadores de textos  y las impresoras que también tuvieron un gran auge con la masificación de la pc personal de 5ta generación en las oficinas del mundo, al poder crear un documento, guardarlo, poder editarlo  en cualquier momento e imprimir infinidades de veces sin tener que volver a escribir todo en la máquina de escribir (mecánica o eléctrica), y poder llevar la información digitalizada a través de diskettes de una oficina a la casa y viceversa o a otro lugar de manera fácil.

En los 90, con la llegada del internet (a velocidades muy bajas, específicamente  a conexiones discadas desde 14 kps a 56 kbps), el correo electrónico, los sistemas nuevos operativos con interfaz gráfica, no solo simplificaron más y redujeron los costos de entrenamiento de personal, sino que se automatizo todo de manera,  eficiente y concreta la información que cualquier oficina del mundo pudiese tener y procesar a nivel estandarizado mundial eliminando una parte de la papelería basándose en bases de datos almacenadas en las computadoras, pero ahora accesando de manera portátil con las pda y computadoras portátiles las cuales ahorraban más tiempo para las empresas debido al nivel de conectividad otorgado por los proveedores de servicio de internet del momento ya que al tener una línea telefónica y un modem podrías conectarte a cualquier lugar del mundo y también lo operadores de telefonía móvil que empezaban a distribuir los primeros datos trasmitidos por celular.

Ya para la llegada de los años 2000, la innovación vino por el intercambio, modificación y  almacenamiento  de datos en la web, a través de teléfonos celulares, computadores portátiles, isp con altas velocidades de transferencia de datos facilitando el trabajo y productividad de una oficina incluso sin la presencia de los trabajadores en la misma.

Diez años después, ahora todo es en línea, eliminado equipo innecesario, papelería restante de décadas pasadas, y certificando el trabajo en horas cuando en décadas pasadas llevaba de entre 1 a 2 semanas de trabajo hombre.

El principal factor que ayudo a evolucionar y depender de la computadora personal, fueron los diseños de software ofimático para las computadoras, que ayudo crear, organizar procesar en tiempo rápido las labores de las oficinas del mundo, tanto los individuales como conjuntas y multioperativas, de manera práctica, con bajos recursos y alta rentabilidad, basándose en lo primordial y más costo de una compañía, que el  tiempo del procesamiento de datos en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos.

Hoy en día la industria del cómputo ofrece una gran variedad de software que permite que las empresas sean más productivas y eficientes, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enumeran  algunos software, especiales para oficinas:

1. Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.

1.  Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.

1.  Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.

1.  Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.

1.  Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades.

Por ejemplo, algunas aplicaciones son:

• Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el texto.
• Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.
• Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.

• Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más eficientes y completos.

• Diseño de gráficos: Programa para realizar dibujos de arte gráfico. También se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a los íconos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.

• Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.

• Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administración: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por ejemplo : Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows.

• Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.

Basamentos teóricos de los componentes del office

Microsoft Office es una suite informática que ha evolucionado hasta convertirse en la dominante en todos los ordenadores, la suite cuenta con los siguientes programas:

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