RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositario de papeles inútiles, los archivos son, o más bien deberían ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más allá de la imagen historicista a que se condena a los archivos, éstos no son otra cosa más que la imagen propia de la institución que los produce.

Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologías es en los documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos.

Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forman parte.

Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada; de hechos la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan.

Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.

Pasos

El archivo y la importancia de su organización

Los procesos de organización

Diferencia entre clasificación y ordenación

Principios rectores de la organización de archivos

- Procedencia

- Orden original

Clasificación documental

- El proceso

- La clasificación como proceso archivístico

- Agrupaciones documentales

- Definición

- Elementos de la clasificación

- Fundamentos de la clasificación

- Pasos metodológicos para la clasificación

• Identificación de productores

• Estructura orgánica

• Series documentales y asuntos

Ordenación documental

- La ordenación como proceso archivístico

- Fundamentos de la ordenación

- Sistemas de ordenación

- Ordenación de series, subseries y expedientes

• Series con unidades documentales simples

• Series con unidades documentales complejas

• Ordenación de subseries documentales

• Ordenación del expediente

Foliación

Procedimiento general para archivar

Procedimiento general para consultar

2. En la clasificación de documentos identifique y explique en qué

Consisten.

Comunicaciones oficiales: Según el artículo dos del acuerdo 060/2001 son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Comunicaciones personales: en el artículo dos del acuerdo 060 del 2001 las definen como correspondencia y son: todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documentos contables: no radicables: En el momento de su recepción se verifica que cada documento cumpla con los requerimientos establecidos por el departamento encargado de su tramitación, y se controlan mediante un formato (control de documentos contables) que permite hacer seguimiento

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