RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales

• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería

Para objetos frágiles

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

Recibo Y Despacho De Documentos

• Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.

• Si el envío se efectúa en sobre acolchado o en forma de paquete, llevará el sello del Departamento o Servicio que remita.

• La dirección de los envíos deberá ser clara y legible incluyendo siempre el código postal de la población de destino.

• En la confección de los sobres oficiales de los Departamentos o Servicios en la imprenta se incluirá en parte superior derecha del sobre el cajetín del franqueo pagado autorizado a la Universidad, autorización nº 300519.

• Todos los envíos que vayan certificados deberán llevar el impreso de certificado debidamente cumplimentado indicando la clase de envío y su modalidad.

• Cuando la modalidad sea con acuse de recibo se rellenará el impreso de acuse de recibo correspondiente que se pegará en la parte posterior de la carta.

• Existen dos clases de acuses de recibo: acuse de recibo nacional de color rosa y acuse de recibo internacional de color naranja.

• A partir de tres certificados, enviados por el mismo remitente, no se hará impreso de certificado y se confeccionará una relación de certificados de los destinatarios y su dirección de código postal encabezada por el remitente y que se adjuntará a los envíos por duplicado.

• Las relaciones de certificados se harán por separado según el destino, con una relación de certificados nacionales para esta clase de envíos y relación de certificados internacionales para estos.

• Los envíos llevaran una etiqueta con códigos de barra autoadhesiva según clase y modalidad de envío y en las relaciones se harán constar etiqueta pequeña de código autoadhesivo de cada envío así como en el acuse de recibo si lo llevara.

• Establece la forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeños; documentos para que no sufran maltratos.

• Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento (registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

• Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia:

No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.

Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

Datos de la persona o entidad remitente

Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.

Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.

Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.

Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.

Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.

Datos del destinatario

Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.

• Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación.

Tiempo de respuesta:

No radicación de respuesta

No radicado:

Fecha:

• Documentos que se deben radicar:

Correspondencia externa

Correspondencia interna

Correspondencia confidencial de carácter institucional.

 ESTABLECE LA FORMA CORRECTA DE EMBALAR: IMPRESOS, OBJETOS PEQUEÑOS, DOCUMENTOS DE GRAN TAMAÑO COMO PLANOS, MAPAS, FOTOGRAFIAS; DOCUMENTOS QUE NO PUEDEN DOBLARSE NI ENROLLARSE; OBJETOS FRAGILES; LIQUIDOS Y POLVOS SECOS.

Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.

Para objetos frágiles:

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva.

• Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de Frágil y Trátelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado.

• Sólo sirven como fuente de información.

• Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido.

• Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.

• Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados.

• Proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadilla suave alrededor.

• Documento de Gran Tamaño. Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.

• Objetos Frágiles. Coloque en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

Objetos Líquidos. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte

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