RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

NOMBRES: Carolina Daza Escobar

FECHA: 10 de Septiembre de 2011

ACTIVIDAD: Semana Siete

TEMA: Recibo y despacho de documentos

1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos , y Forma correcta de embalar:

La principal regla a seguir es: El embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales

• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería

Para objetos frágiles

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

Recibo Y Despacho De Documentos

• Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.

2. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúen en mi empresa.

• Sus procedimientos, ventajas y desventajas de cada uno de ellos:

RTA:

Procedimientos.

Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia:

• No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.

Ventajas: Para llevar un control interno de los oficios despachados por la empresa, y así no tener dificultades en dicho proceso.

Desventajas: Ninguna.

• Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

Ventajas: Para tener claridad y veracidad cuando recibimos o despachamos documentos.

Desventajas: ninguna

• Datos de la persona o entidad remitente

Ventajas: es un dato que debe de llevar porque de lo contrario no sabemos de quien es la correspondencia. O quien la despacha

Desventajas:

• Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.

Ventajas: nos sirve para especificar de que se trata el documento que estamos enviando o recibiendo.

Desventajas: cuando el oficio llega a manos de otra persona que no sea el destinatario. Se dan por enterados de que se trata el documento de dicha persona

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