Recibos Y Despacho De Documentos

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

 Los requisitos para el adecuado acondicionamiento de los envíos son:

1. Precisar a quién va dirigido el documento, si es para una entidad o un funcionario de ella.

2. Tener bien definido el asunto del documento.

3. El documento debe tener una fecha actual.

4. El documento debe estar firmado por la persona que lo envía y además de su dirección o un número telefónico, para expedir la respuesta del mismo.

5. El documento debe enviarse sellado.

6. Si en el documento se menciona el envió de anexos, verificar que estén completos.

 La forma correcta de embalar los siguientes elementos es:

1. Impresos: Se envían en sobres sellados y en estos se precisa el nombre del destinatario y su lugar de domicilio, al igual, el nombre de quien lo envía y el lugar donde fue expedido el documento.

2. Objetos Pequeños: Se envían en cajas selladas y en estas se precisa el nombre del destinatario y su lugar de domicilio, al igual, el nombre de quien lo envía y el lugar de donde se envían dichos objetos.

3. Objetos de Gran Tamaño (No se pueden doblar ni enrollar): Se envían en cajas selladas y en estas se precisa el nombre del destinatario y su lugar de domicilio, al igual, el nombre de quien lo envía y el lugar de donde se envían dichos objetos y por último se especifica que el contenido es frágil y por lo cual se debe tener un cierto cuidado en su transporte.

4. Objetos Frágiles: En primera medida los elementos que se van a enviar se deben envolver en materiales que ayuden a su conservación, luego deben ser colocados en cajas selladas y en estas se precisa el nombre del destinatario y su lugar de domicilio, al igual, el nombre de quien lo envía y el lugar de donde se envían dichos objetos y por último se especifica que el contenido es frágil y por lo cual se debe tener un cierto cuidado en su transporte.

 Los procedimientos de recibo y despacho de documentos en mi empresa son:

1. Procedimiento de recibo de documentos: En primer lugar, se escribe el día y lugar en que llega el documento y se enumera de acuerdo a una secuencia, se procede a abrirlo y verificar a quien va dirigido y posteriormente se entrega a la persona indicada. Cabe destacar que esta información se almacena en un libro especial de correspondencia que maneja la Secretaria Ejecutiva de la empresa donde laboro.

2. Procedimiento de despacho de documentos: Para proceder a esta acción tenemos como prioridad los siguientes requisitos:

a. Precisamos a quién va dirigido el documento, si es para una entidad o un funcionario de ella.

b. Tenemos bien definido el asunto del documento.

c. El documento siempre lleva una fecha actual.

d. El documento va en hoja membretiada y lleva la firma del Gerente de la empresa.

e. El documento se envía sellado.

f. Si en el documento se menciona el envió de anexos, verificamos que estén completos.

g. Por último se enumera el documento de acuerdo a una secuencia que se tiene.

 Ventajas y desventajas del procedimiento de recibo: Las ventajas del sistema que implementamos en nuestra empresa en lo pertinente a la correspondencia que llega a nuestras instalaciones, es que hay un control ordenado, además en el libro de correspondencia se expresa a quien fue entregado, el objeto del documento y el día y la hora en que llego a la empresa. Lastimosamente las desventajas de este método, es que a veces la persona que realiza esta función, no radica la información de los documentos que llegan.

 Ventajas y desventajas del procedimiento de despacho: Las ventajas del

...