Recibo Y Despacho De Documentos

NOMBRE: FAIBER EUGENIA CORTÉS MEJÍA

FECHA: DICIEMBRE 01 DE 2011

ACTIVIDAD: SEMANA 7

TEMA: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá el embalaje así:

 Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

 La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no solo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

 Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacios con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

 Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

 Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rotulo.

 En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales so siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

REQUISITOS PARA EL ADECUADO ACONDICIONAMIENTO DE LOS ENVIOS

El embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto, por tanto existen unas reglas generales:

 El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

 Se deben utilizar tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

 El tamaño del embalaje debe ser elegido en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

 Se deben usar cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

 Los líquidos deben ser embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

FORMA CORRECTA DE EMBALAJE

 IMPRESOS

Revistas u otras publicaciones deben ser embaladas correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido, todos los materiales impresos deben llevar flejes y retractilado, acolchado la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.

 OBJETOS PEQUEÑOS

Proporcionarles sobres plásticos auto-sellados paquetes de papel burbuja, sobres de cartón y caja de cartón bajo pedido.

 DOCUMENTOS DE GRAN TAMAÑO (MAPAS, PLANOS Y FOTOGRAFIAS)

Deben utilizar tubos triangulares y no cilíndricos, tipo tubo parta embalar rollos de planos o proyectos.

 LIQUIDOS Y POLVOS SECOS

Si su envío contiene líquido o productos perecederos que puedan contener líquidos, envuelva doblemente los productos utilizando como mínimo una bolsa de plástico hermética y forre el interior del envase de espuma utilizando como mínimo una bolsa de plástico hermético y material absorbente.

 OBJETOS FRAGILES

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

2. PROCEDIMEINTOS DE RECIBO Y DESPACHO DE LA EMPRESA

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

 Correspondencia personal.

 Correspondencia publicitaria.

 Correspondencia empresarial.

CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra confidencial o personal.

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados.

CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

 Correspondencia personal:

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

 Correspondencia publicitaria:

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa, se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada

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