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¿Qué es el control?

El control puede definirse como el proceso de monitorear las actividades con el fine de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las desviaciones significativas.

Existen tres aproximaciones diferentes para el diseño de sistemas de control: del mercado, burocrático y del clan.

Tres enfoques de los sistemas de control

Del mercado

Aplica mecanismos externos de mercado, como la competencia de precios y la participación relativa de mercado, para establecer los estándares que serán utilizados dentro del sistema. Lo aplican habitualmente las organizaciones cuyos productos o servicios son claramente específicos y distintivos y que deben contender con una considerable competencia en el mercado.

Burocrático

Pone énfasis en la autoridad organizacional. Se basa en mecanismos administrativos y jerárquicos, tales como: reglas, reglamentos, procedimientos, políticas, estandarización de actividades, descripciones de puestos de trabajo bien definidas y presupuestos , a fin de asegurarse de que los empleados tengan los comportamientos apropiados y cumplan los estándares de rendimiento.

Del clan

Regulan el comportamiento del empleado por medio de los valores compartidos, normas tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización. La utilizan a menudo organizaciones donde los equipos representan un rasgo común y la tecnología está en rápido cambio.

Importancia del control

El controles importante porque constituye el eslabón final de la cadena funcional de las actividades administrativas. Es el único medio por el cual los gerentes pueden saber si las metas se la organización han sido alcanzadas o no y las causas de una u otra situación.

En realidad, la administración es un proceso continuo y las actividades de control proveen el eslabón crítico que nos lleva de nuevo a la planificación.

La otra área en la cual es importante el control es la delegación. Muchos gerentes se niegan a delegar por temor a que sus subordinados cometan algún error y a ellos se les haga responsable del mismo.

Medición

Para determinar cuál es el rendimiento real, el gerente necesita obtener información al respecto. Así pues, el primer paso del control es la medición.

Como realizamos la medición.

Cuatro fuentes ordinarias de información que utilizan con frecuencia los gerentes para medir el rendimiento real son: la observación personal, los informes estadísticos, los informes verbales y los informes escritos. Cada uno tiene fortalezas y debilidades específicas; sin embargo, una combinación de fuentes de información aumenta tanto el número de fuentes de insumos como la probabilidad de obtener información digna de confianza.

Observación personal

Este método de medición provee información que no está filtrada atreves de otra persona. También permite una cobertura intensiva porque s puede observar el rendimiento de actividades mayores tanto como de las menores y brinda al gerente oportunidades de “leer entre líneas”, permite percatarse de omisiones factuales, expresiones faciales y tonos de la voz que pueden perderse cuando se usan otras fuentes de información. Por último tiene la desventaja de que implica una intromisión. Los empleados pueden interpretar la observación directa del gerente como un síntoma de descontento o de falta de confianza en ello.

Informes estadísticos

La amplitud del uso actual de las computadoras en las organizaciones ha hecho que los gerentes dependan cada día más de informes estadísticos; sin embargo, este recurso de medición no se limita a los datos producidos por medio de computadoras: incluye también graficas, diagramas de barras y representaciones numéricas de cualquier forma, aunque las estadísticas solo informan sobre unas cuantas áreas clave que pueden medirse numéricamente y suelen pasar por alto otros factores importantes, a menudo subjetivos.

Informes verbales

Es la información que se adquiere atreves de conferencias, reuniones, diálogos o llamadas telefónicas. Las ventajas y desventajas es que aunque la información esta filtrada, se obtiene con rapidez, se presta a la retroalimentación y permite usar la expresión del lenguaje y el tono de la voz, además de las palabras mismas, para transmitir significados.

Informes escritos

Igual que los informes estadísticos, estos son más lentos y también más que los informes de primera o segunda mano. Además, los informes escritos suelen ser fáciles de archivar y utilizar como referencia.

En virtud de las diferentes ventajas y desventajas que ofrece cada una de estas cuatro técnicas de medición, los gerentes tendrán que utilizarlas todas en el curso de sus procedimientos exhaustivos de control.

Que es lo que medimos

Los elementos que medimos son probablemente más decisivos para el proceso de control, que la forma que realizamos las mediciones. Una selección errónea de criterios puede dar lugar a graves consecuencias disfuncionales. Además, los aspectos que decidimos medir determinan en un grado considerable en qué áreas se esforzaran por sobresalir los miembros de la organización.

Algunos criterios de control son aplicables a todas las situaciones administrativas. Por ejemplo, debido a que todos los gerentes, por definición, dirigen las actividades de otras personas, es necesario que puedan medir criterio tales como: tasas de satisfacción, rotación y ausentismo de los empleados.

Como se puede imaginar, el rendimiento de algunas actividades es difícil de medir en términos cuantificables. Por ejemplo, a un administrador le resulta mas difícil medir el rendimiento de un químico investigador o de un consejero de escuela elemental, que el de un apersona que vende seguros de vida.

Control preventivo o anterior a

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