SISTEMA DE GESTION DE ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

CASO DE ESTUDIO

La Fundación Universitaria de San Gil – UNISANGIL, requiere construir un Sistema de Información para gestionar el envío y recepción de correspondencia dentro de la institución. Se suministran los siguientes datos para la construcción del producto.

La institución está distribuida en tres sedes: San Gil (Principal), El Yopal, Chiquinquirá y los centros regionales en el Municipio de Mogotes y Suaita. Hay que resaltar que todas las sedes de UNISANGIL, cuentan con conectividad, distribuida desde la sede principal.

La organización está dividida en dependencias o departamentos, los cuales tiene un funcionario que la lidera y cuenta con una o varias personas que ocupan un cargo dentro de la dependencia. Hay que tener en cuenta que los funcionarios pueden estar adscritos a una o varias dependencias ocupando un cargo determinado. Cada dependencia tiene un funcionario que está encargado de recibir la correspondencia, dirigida a un funcionario de la dependencia que recibe.

Para la correspondencia se debe tener en cuenta lo siguiente: El emisor puede ser un funcionario, una persona particular o una empresa externa, la cual puede enviar la correspondencia a nombre de un empleado de dicha empresa. Las empresas pueden tener varios empleados que envían correspondencia a UNISANGIL. Una correspondencia puede ser enviada a uno o varios funcionarios de la misma o de diferente dependencia en cualquiera de sus sedes.

La correspondencia puede ser: Carta, Fax, correo electrónico o un objeto.

Cuando se envía una correspondencia se debe almacenar en el sistema el emisor, receptor (es), la fecha de envío, número de días para su respuesta (opcional), las observaciones (opcional) y el radicado, que debe ser generado automáticamente por el sistema; cada dependencia tiene una etiqueta que se antepone al radicado cuando se envía la correspondencia.

De una dependencia se deben almacenar los siguientes datos: nombre, extensión o número telefónico, mail, dirección por si se encuentra en un edificio diferente al de la sede.

El sistema debe cumplir con las siguientes expectativas del cliente:

Permitir a un usuario administrador ingresar la información propia para el funcionamiento del sistema como: crear, modificar y eliminar una dependencia, ingresar funcionarios a una dependencia, dar el rol a los funcionarios que reciben la correspondencia, et.

Debe permitir a los usuarios enviar correspondencia y que el funcionario que recibe pueda visualizar y recibir sólo la corresponde propia de la dependencia a la que pertenece.

Cada funcionario puede ingresar al sistema y consultar la correspondencia y verificar cual ha sido recibida.

La persona encargada de recibir y registrar la correspondencia externa es la recepcionista, además tiene la facultad de ingresar, modificar y eliminar los datos de los remitentes externos.

Cada funcionario se debe validar en el sistema con su cuenta de correo electrónico institucional, además las únicas personas que pueden recibir la correspondencia son las autorizadas en cada dependencia.

Los reportes que debe generar el sistema se dejan a consideración del equipo de desarrollo, junto con la tecnología que se debe utilizar.

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