SOFTWARE ERP

1. Introducción

Un software ERP es una herramienta muy útil sobre todo para aquellas empresas que son extremadamente grandes y necesitan obtener información de manera rápida y directa sobre todo lo que son los registros contables, compra/ ventas, remuneraciones, módulos como el de fabricación, proveedores, mantenimiento de planta, gestión de recursos humanos, distribución, finanzas gestión de recursos etc.

Lo que hace el software es que permiten controlar los diferentes procesos de la compañía con esto ayuda a facilitarle las tareas a los contadores, administradores, junior, a diferentes tipos de trabajadores u empleados que sepan utilizar esta gran herramienta. Este software aparte de hacer lo anteriormente nombrado permite un mayor control y trazabilidad ayuda a tomar buenas decisiones, ya que esta centraliza la información la ordena y te muestra cada resultado y detallado, dentro ya sea organización o empresa.

Este ERP es un programa que funciona en todo tipo de empresas, puesto que existen ERP para pequeñas empresas, ERP para medianas empresas, siendo este un programa muy factible, eficiente y el mejor recurso que puede adoptar una organización, donde más adelante aparte de lo mencionado se detallaran los diferentes tipos de ventajas y ayudas que realiza esta gran herramienta que es el software ERP.

1. Definición de ERP

ERP (Enterprise Resource Planning), el cual en español seria Planificación de Recursos Empresariales, es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. En otras palabras, un ERP es básicamente una arquitectura de Software para empresas, el cual facilita e integra la información entre las distintas funciones.

El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque tiene menús modulares, al final es un todo, es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. El propósito de un Software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos y adecuados de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costos a un largo plazo. Además, un ERP también busca obtener un amplio acceso a la información y así también al mismo tiempo tener la posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización y eliminación de datos y operaciones innecesarias.

Los ERP, son un programa que funciona en todo tipo de empresas, puesto que existen ERP para pequeñas empresas, ERP para medianas empresas y ERP empresarial. La selección del ERP a utilizar depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, entre otros.

1. Características de los ERP

El sistema de planificación de recursos empresariales incluye una funcionalidad integrada de módulos como el de fabricación, proveedores y compra, mantenimiento de planta, gestión de recursos humanos, ventas y distribución, finanzas gestión de recursos, entre otros. Debido a todo esto los ERP tienen diversas características como las siguientes.

• Integrales: Los ERP, permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es un punto de inicio para el siguiente, con un ERP el operador simplemente capturara el pedido y el sistema se encarga de todos lo demás, por lo cual la información no será manipulada y se encontrara protegida, ante todo.
• Modulares: Los ERP, comprenden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partes

de sus propios procesos. Debido a que la funcionalidad se encuentra dividida en modelos, se pueden instalar los requerimientos exclusivos del respectivo cliente.

• Adaptables: Los ERP, están creados para adaptarse a la particularidad de cada empresa, lo cual se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. La parametrización es el valor añadido fundamental con el que debe contar cualquier ERP, para poder así adaptarlo a las necesidades concretas que tiene cada una de las empresas.

Las anteriormente nombradas son las características principales de los ERP, pero también existen otras características como las siguientes:

• Permitir el acceso a una base de datos centralizada.
• La captación autónoma de datos.
• Una estructura del trabajo según módulos.
• Los ERP, también son configurables, es decir, permiten configurar cada parte desarrollando el código del Software.
• Permiten una interacción entre los distintos componentes del ERP.
• Permiten una serie de elementos como los siguientes:

• Conectividad.
• Finanzas.
• Administración del inventario.
• Administración del personal.

1. Ventajas

Entre las ventajas de un sistema ERP están las siguientes,

• Mejora en la toma de decisiones, puesto que al momento de centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable. De este modo será posible estimar los escenarios futuros con una mayor precisión.
• Se evitan duplicidades, ya que gracias a la integración y centralización que proporcionan los programas ERP los responsables de los distintos departamentos accederán en tiempo real a la misma información, de esto modo se reducen los registros duplicados y la duplicación de las operaciones.
• Escalabilidad y diseño modular de los sistemas ERP, los sistemas de ERP son modulares, es decir, cada organización puede contratar únicamente las prestaciones que necesite en un momento concreto.
• Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa, al momento de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora configurara la aplicación para adaptarlo a las necesidades concretas de cada caso.
• Permite un mayor control y trazabilidad (seguimiento), ya que los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la organización.
• Seguridad, los ERP dan una mayor seguridad para la información, puesto que es muy difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización.
• Mejora la rentabilidad a largo plazo y los beneficios, aunque ERP es un poco costoso al momento de instalarlo, a largo plazo dan grandes frutos, ya que se reducen considerablemente los costos.
• Automatización de los procesos del negocio, al realizar una adecuada implementación de un sistema de ERP, se automatizan varios procesos del negocio lo cual brindara una serie de beneficios.
• Mejora del tiempo de respuesta, Los ERP mejoran la disponibilidad de los productos, lo cual ayuda a proveer las cantidades que sean necesarias, en el momento preciso.
• Facilidad de operación, los ERP son capaces de simplificar las operaciones de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para poder manipular y realizar de la mejor manera el proceso productivo.
• Mayor competitividad, los ERP consiguen ser más productivos, optimizan los recursos y mejoran la toma de decisiones, todo esto permiten que se consiga ser más competitivos.
• Mayor fluidez en los procesos, los ERP permiten tener automatizados los procesos de la empresa, lo cual genera una mayor fluidez entre ellos.

1. Aspectos tecnológicos para la implementación de un ERP

Los aspectos tecnológicos básicos para la implementación de los ERP son tener un servidor (computador), Y conexión a internet para que el programa como por ejemplo SAP pueda funcionar correctamente. A continuación, se presentan los requisitos mínimos para el funcionamiento del ERP edicadata.

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