Sistema Interfuncional

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción y la toma de decisiones.

La gestión de la información y el conocimiento es actualmente una actividad estratégica para el éxito de las empresas.

En las organizaciones es necesario tomar decisiones diariamente sobre distintos asuntos. Unas son más frecuentes, de menos impacto para la organización y tienen procedimientos bien definidos. En cada fase del ciclo de vida de un sistema hay que tomar decisiones: decisiones en la planificación, decisiones en el análisis de datos y de sistema a elegir, decisiones en el diseño, en la implantación y en la evaluación.

La Información oportuna y de calidad le permitirá tener mejor administración en sus recursos, y será más efectiva en la orientación de sus acciones estratégicas y operativas en el mercado para el cumplimiento de sus metas.

ORGANIZACIÓN

“El castillo de Franelas”. Es una compañía creada en el año 2010 con una producción inicial de 10 mil Franelas. En la actualidad los dueños de esta compañía tienen la aspiración de comenzar a elaborar franelas para niñas y niños.

“El Castillo de Franelas” inicialmente comienza la distribución de su mercancía a diferentes clientes, que incluye Colegios, Cooperativas y Ministerios, y próximamente piensan extender su mercado a todas las tiendas Gina y Korda Modas existentes en el territorio nacional.

PROBLEMÁTICA

Para aumentar sus ingresos, su calidad, eficiencia y eficacia en beneficio de la institución y de sus clientes esta compañía requiere de un sistema de Información que le permita mejorar sus procesos administrativos.

Después de reunirse con todos los miembros de la organización, la Gerencia de la compañía “El Castillo de Franelas” detecto varias dificultades que espera superar con la ayuda del sistema de información Inter funcional a implantar.

Entre las dificultades se encuentran:

 Los gastos en materiales para el diseño de las franelas no han sido contabilizados ni presupuestados de manera específica, siendo imposible conocer el impacto de los servicios en los costos de la franela.

 Inexistencia de un control que permita saber la cantidad de franelas en existencia.

 No cuenta con un control que permita conocer la disponibilidad de personal para cubrir las ventas en épocas escolares.

 Inexistencia de un plan de promoción de sus productos y servicios en línea.

 No contamos con un mecanismo que facilite la planeación financiera y transacciones de negocio, manejo del presupuesto ni manejo efectivo de los flujos de caja.

 Deficiente servicio de atención al cliente que permita a través de sus sugerencias llegar a brindar un servicio de calidad, y a mejorar la calidad de su mercancía.

 Ausencia de pedidos online.

 El registro de clientes se realiza de manera manual.

DISEÑO DEL SISTEMA

OBJETIVO GENERAL

Implantar un sofisticado sistema de información en el área de Administración, Finanzas, Recursos Humanos, Mercadeo y Producción, que le permita gestionar de una manera más ágil y eficiente sus relaciones con los clientes, así como sus procesos de producción y distribución.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Permitir mayor control en las diversas áreas, tales como: Recursos Humanos, Administración, Recursos Financieros y Ventas.

 Simplificar las tareas manuales.

 Automatización del trabajo.

 Expandirse en el campo comercial para ofrecer mejores servicios a los clientes.

 Creación de nuevas estrategias.

 Reorganizar sus estructuras.

 Desarrollar módulos especiales que permitan exportar las bases de datos de pedidos a formatos estándar de intercambio de datos para que estos puedan ser procesados por las otras organizaciones de apoyo.

FUNCIONES

 GERENCIAS:

Gerente de Recursos Humanos:

Dirigir, Organizar y Controlar todas las actividades relativas a la plantilla del personal para los momentos de contingencia en la empresa.

Gerente de Administración:

Dirigir, Organizar y Controlar todas las actividades relativas a la contabilidad y el presupuesto y flujos de caja de la empresa, de manera de conocer el impacto de los servicios prestados.

Gerente de Recursos Financieros:

Dirigir, Organizar y Controlar el inventario de la mercancía y la calidad de los productos.

Gerente de Ventas:

Dirigir, Organizar y Controlar los planes por promoción de los productos y servicios en línea.

 DEPARTAMENTOS:

Recursos Humanos:

Procesar toda la información en la base de datos del sistema, en relación al personal, nóminas, pasivos laborales, capacitación del personal, entre otros., debidamente aprobados por la gerencia.

Administración:

Procesar toda la información en el sistema relativa a la contabilidad de las transacciones de la empresa, manejo del presupuesto, disponibilidad bancaria, cuentas por pagar y contacto con los proveedores.

Recursos Financieros:

Procesar toda la información en el sistema relativa al inventario, almacén y despachos de la mercancía.

Ventas:

Procesar toda la información relativa a los pedidos online, promociones,

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