Implementación de un sistema de interfuncional como SAP (Sistemas y aplicaciones de productos para el procesamiento de datos en la empresa

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERFUNCIONAL

CASO PRACTICO: “COMPAÑÍA LOS CEÑIDOS”

Caracas, marzo 2012

INTRODUCCIÓN

El sistema de información es la mejor opción para conocer alternativas para la solución de problemas y necesidades tecnológicas y de negocios.

Proporciona los elementos necesarios para la solución de problemas y toma de decisiones con información puntual y específica.

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que conlleva la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión de información y este es el sistema administrativo.

El sistema de información asignado se refiere a la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran. Entre los procesos que lo integran se pueden mencionar:

1.- Procesos de Gestión: Interacción del talento humano, que permite encaminar las acciones de las personas a los rumbos estratégicos programados para la organización.

2.- Procesos Productivos: Conjunción de los esfuerzos humanos y organizacionales para proveer un servicio o un sistema de producción.

3.- Procesos Administrativos: Actividades que encamina la dirección o personal superior para cuidar los intereses de la organización.

4.- Procesos Orgánicos: Interacción del área netamente organizacional, que se caracteriza por el establecimiento de relaciones de confianza mutua, una clara delimitación de funciones y flexibilidad de la organización para adaptarse al entorno.

5.- Identificación o pertenencia: Sensación que experimentan las personas de ser parte de una organización, por lo cual se ha establecido un contrato psicológico que les permite lograr objetivos personales a cambio de esfuerzo y dedicación en el trabajo.

6.- Criterios de Acción: Parámetros que guíen el desenvolvimiento de las personas al interior de las organizaciones.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN

Se presenta un diseño de sistema inter-funcional aplicado a la compañía “El Castillo de Franelas” la cual se dedica a la elaboración y venta de franelas para damas y caballeros.

La compañía “El Castillo de Franelas” fue creada en el año 2008, donde comenzaron con una producción inicial de 10 mil Franelas. En la actualidad los dueños de esta compañía tienen la aspiración de comenzar a elaborar franelas para niñas y niños.

Misión

Satisfacer las necesidades de la demanda nacional y crecer como una empresa solida y bien organizada.

Visión

Ser una organización líder a nivel nacional en el diseño, producción, exportación e importación de franelas y así poder consolidarnos para seguir expandiendo nuestro producto de alta calidad.

Clientes

La organización cuenta con clientes de alta excelencia como lo son Colegios, Cooperativas y Ministerios.

Personal

El personal que labora en nuestra empresa, está preparado para realizar cada una de las actividades que aquí se realicen mostrando su gran calidad profesional.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La compañía El Castillo de Franelas tiene como meta principal mantenerse en el mercado como el principal productor de franelas, por lo tanto, los niveles de calidad son muy exigentes y a su vez la organización desea ampliar su producción y dirigirlas a niños y niñas.

Por ello se necesita aumentar sus ingresos, su calidad, eficiencia y eficacia para el beneficio de la compañía y de sus clientes, por esta necesidad se requiere de un sistema de información inter-funcional, que le permita mejorar sus procesos de forma global, donde la relación y la comunicación de la información sea el principal objetivo, para que la toma de decisiones se realice de forma oportuna.

A través de una investigación realizada por la alta directiva de la compañía El Castillo de Franelas, arrojo como resultados el haber encontrado una serie de dificultades, las cuales se requieren y esperan superar con la ayuda del sistema de información inter-funcional a implantar.

Entre las dificultades se encuentran:

 Los gastos en materiales para el diseño de las franelas no han sido contabilizados ni presupuestados de manera específica, siendo imposible conocer el impacto de los servicios en los costos de la franela.

 Inexistencia de un control que permita saber la cantidad de franelas en existencia.

 No cuenta con un control que permita conocer la disponibilidad de personal para cubrir las ventas en épocas escolares.

 Inexistencia de un plan de promoción de sus productos y servicios en línea.

 No contamos con un mecanismo que facilite la planeación financiera y transacciones de negocio, manejo del presupuesto ni manejo efectivo de los flujos de caja.

 Deficiente servicio de atención al cliente que permita a través de sus sugerencias llegar a brindar un servicio de calidad, y a mejorar la calidad de su mercancía.

 Ausencia de pedidos on line.

 El registro de clientes se realiza de manera manual.

El sistema a implantar es el SAP (Sistema y Aplicaciones de Productos para Procesamientos de Datos) en el cual la compañía podrá suministrar información de forma individual y colectiva para así tener un mejor control, planificación mejorando oportunamente la toma de decisiones en la corporación permitiendo mantenerse como la principal en el mercado de franelas.

Con la implementación de este sistema inter-funcional SAP, se espera obtener ventajas con respecto a la mejora de los procesos internos y frente a la competencia, tales como:

• Creación de un centro de servicio que centralice todas las relaciones con los clientes.

• Designación de responsables para cada uno de los procesos.

• Que todas las transacciones se hagan on line, compras de materia prima, nuevos clientes, créditos, sugerencias, reportes, ofertas, promociones, solicitud de personal, contrataciones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina, evaluación y capacitación del personal, promociones, ventas, proveedores, recursos presupuestarios, entres otras.

• Control que permita saber la cantidad de franelas en existencia.

• Vigilancia que permita conocer la disponibilidad de personal para cubrir las ventas en épocas escolares.

• Inspeccionar los diversos pedidos de franelas

• Agilizar la toma de decisiones en la compañía.

DISEÑO DEL SISTEMA INTER-FUNCIONAL

Al diseñar o implementar un sistema inter-funcional se busca mejorar los procedimientos administrativos y operacionales de cualquier organización para así obtener o originar la información veraz que permita a los altos ejecutivos tomar la decisión que más le convenga a la empresa.

Para la aplicación de este sistema deben existir ciertas áreas en la compañía como lo son:

1. El Área del personal: Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas como los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros, arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientos nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan de procesar el papeleo de la información; los trabajadores de producción o servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la organización. En este caso en la compañía.

2. El Área financiera: El aspecto financiero es de gran importancia en la compañía, ya que este va permitir el crecimiento de la misma a nivel de la producción y de la tecnología .Conocer los gastos contabilizados y presupuestados de manera específica y determinar el impacto de la producción de cada uno de los productos ya que esto afecta la finanza de la compañía cuando no se presupuesta.

3. El área técnica y tecnológica: Va permitir conocer los obreros o prestadores de servicio que se tiene en la

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