Sistemas De Archivo

Introducción

Las empresas procesan un gran volumen de documentos sobre la información que generan envían y reciben.

Equipos como computadora, fax, copiadora agilizan la gestión administrativa, pero contribuyen al crecimiento desmesurado del número de documentos impresos

El manejo racional, ágil y efectivo para responder las diferentes solicitudes y consultas que se hagan al archivo da como resultado una eficiente administración de documentos.

Archivos es la suma de 3 aspectos:

-Documentos

-Organización

-Servicio

Ciclo vital de los documentos

Se habla de tres fases o edades, basadas en la frecuencia de uso de los originales o en el valor de los mismos que son:

1. Activos o de gestión

2. Semi-activos o intermedios

3. Históricos o permanentes.

Sin establecer fechas de transito de una o otra fase y tal clasificación sirve para la rápida ubicación de documentos.

ACTIVOS O DE GESTION:

Son los de circulación o tramitación para buscar respuestas o solución al asunto que se ha iniciado; se conservan en los archivos secretariales o de oficina.

Ejemplo: Los expedientes de 3ro “A” de este ciclo escolar.

SEMI-ACTIVOS O INTERMEDIOS:

Una vez recibida la respuesta o solución al asunto indicado, deben conservarse los documentos hasta que cumplan su ciclo obligatorio, ya que pueden ser objeto de consulta o convertirse en antecedente. Este ciclo puede determinarse por la legislación permitente y la tabla de retención documental, elaborada por la empresa dueña de los documentos.

Ejemplo: Expedientes de 3ro “A” hasta el termino del ciclo escolar e inicio del siguiente ciclo

HISTORICOS O PERMANENTES:

Se conservan en archivos históricos los documentos que por decisión del comité de archivo de cada empresa, tienen un valor informativo o cultural permanente.

Ejemplo: Expedientes exalumnos de 3ro “A” generación 2011-2013, acta constitutiva de las empresas e información contable.

Según su organización.

Los archivos pueden ser administrados de manera CENTRALIZADA O DESCENTRALIZADA

Centralizada:

Una dependencia maneja el archivo de toda la empresa, y debe contar con un jefe de archivo y el personal con un jefe de archivo y el personal especializado para realizar las diferentes labores.

Ejemplo: Oficina matriz de banco.

Descentralizada:

Cada dependencia maneja su archivo.

Ejemplo: sucursal bancaria.

Procedimientos para archivar:

Antes de colocar los documentos en las carpetas el archivista debe:

 Carpeta: Sin documento

 Expediente: Con documentos archivados

Muebles, equipo y materiales de archivo

ARCHIVERO:

Son muebles en los que se guardan los expedientes, pueden ser horizontales o verticales y existen verticales de 2 a 4 gavetas, metálicos o de madera con llave central para cerrar todas las gavetas y con carpeta colgante. Al hacer traslados de documentos conviene empezar de abajo hacia arriba para equilibrar el peso y debe evitarse abrir mas de una ganeta al mismo tiempo ya que el mueble puede venirse hacia abajo.

ARCHIVERO HORIZONTAL DE MADERA:

Tiene forma de escritorio es de poco capacidad y utiliza carpetas colgantes

ESTANTERIA:

Puede ser metálica o de madera y se utiliza para bibliotecas

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