Sistemas De Archivo

Existen varios sistemas de archivo entre los que se pueden mencionar:

1. SISTEMA ALFABETICO:

Características:

 Es el más conocido.

 Se adapta a pequeños archivos.

 Es el más antiguo.

 A nombres en otros idiomas.

 Se adapta a grandes oficinas.

 Es el más sencillo.

 Es un archivo directo

 No necesita auxiliar

Es este un sistema de archivo basado en la consideración de que detrás de todo asunto hay una persona o empresa y de que toda persona o empresa tiene un nombre, por lo que lleva un orden alfabético.

El Sistema Alfabético podemos organizarlo de diferentes formas, dependiendo de su tamaño y necesidades, pero siempre llevará:

Guías principales: A B …Z

:

Guías Secundarias: A Ae B Be Z Ze

Carpetas Individuales Aragón Méndez, Gilberto

Se abren cuando hay más de cinco papeles de la misma persona.

Carpetas Misceláneas A B …Z

Dentro de las carpetas se colocan los papeles de varias personas en orden alfabético.

Colocación de las Guías y Carpetas dentro de una misma gaveta

1. Se usa una guía principal para cada letra del alfabeto. La guía principal lleva la pestaña en la primera posición, al lado izquierdo de la gaveta.

2. Cuando a una letra corresponden muchos documentos, se deben usar guías secundarias subdividiendo las letras. Las guías secundarias llevan la pestaña en segunda posición.

3. Los fólders o carpetas misceláneas van en tercera posición(recuerda que las carpetas misceláneas son las que guardan varios documentos de personas o entidades).

4. Los fólders individuales llevan pestañas más grandes, sus pestañas ocupan la cuarta y quinta posición.

5. Las Guías especiales y de salida ocupan la quinta posición.

El Sistema Alfabético podemos organizarlo de diferentes formas, dependiendo de su tamaño y necesidades, pero siempre llevará:

Guías principales: A B …Z

:

Guías Secundarias: A Ae B Be Z Ze

Carpetas Individuales Aragón Méndez, Gilberto

Se abren cuando hay más de cinco papeles de la misma persona.

Carpetas Misceláneas A B …Z

Dentro de las carpetas se colocan los papeles de varias personas en orden alfabético.

Ventajas del Sistema Alfabético

 El tiempo de archivo es inmediato. No se necesita consultar un tarjetero o índice.

 Las referencias se hacen dentro de las carpetas.

 El tiempo de búsqueda es inmediato.

 Puede utilizarse en cualquier tipo de empresa.

2. SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLOGICO

Este sistema se basa en la fecha del documento. Algunas empresas utilizan este sistema para archivar la correspondencia enviada.

 Los documentos se archivan por la fecha.

 Se utiliza para vencimientos, recordatorios, control de pagos.

 Los usan Aseguradoras, Bancos, Empresas de cobro

 En muchas oficinas se acostumbra llevar un archivo cronológico de la correspondencia enviada. Se elabora con una copia adicional que se saca de todas las cartas, memorandos, citaciones.

 Un tarjetero cronológico está compuesto por 12 guías para los meses del año y 31 guías para los días del mes.

El tarjetero mantiene el orden del tiempo en relación al año, al mes y al día. Para su uso efectivo se recomienda:

 Usar guías de primera posición, rotuladas con el año.

 Usar guías de segunda posición con el nombre del mes

 Usar guías de tercera posición, con rótulos del abecedario.

Ejemplo de rotulación

Sistema Cronológico de Recordatorios o Agenda Memorando:

 El equipo es igual al anterior.

 Se debe elaborar una tarjeta para cada cita, sesión, compromiso, etcétera de nuestro jefe o de nuestro cargo.

 Se coloca detrás del día correspondiente.

 Si se necesita hacer arreglos para determinada actividad, es preciso calcular el tiempo que tardara en efectuarlos y se colocará la tarjeta o una copia de la misma ejemplo, con cinco días de anticipación.

Sistema cronológico para Correspondencia:

 Se usan doce guías.

 Se usa una carpeta para cada mes.

 La correspondencia se guarda conforme se va elaborando, la más reciente al frente.

 En las oficinas muy pequeñas, que tienen muy poca correspondencia se usa una carpeta por año, en la misma forma.

Ventajas:

 Es económico, rápido y sencillo.

Desventajas:

 Para localizar el documento en el archivo es necesario recordar la fecha. Si no se recuerda se debe revisar todo el material archivado.

3. SISTEMA DE ARCHIVO VARIADEX:

Es uno de los métodos de archivar alfabéticamente que actualmente ha tenido mucho éxito. Este sistema fue creado y patentado por la casa Remington Ran, Inc. El modelo que distribuye en el mercado comprende guías completas del abecedario y las carpetas correspondientes.

Las guías y las carpetas se utilizan de la forma siguiente:

1ª. Posición 2ª. Posición 3ª. Posición 4ª. Posición

Guías Principales Carpetas misceláneas Carpetas individuales Guías Especiales

Además emplea colores para hacer más efectivo el archivo; los colores se distribuyen así:

Con Anaranjado Con Amarillo Con Verde Con Azul Con Violeta

A, b, c, d, E, f, g, h, I, j, k, l, m, n, O, p, q, R, s, t, u, v, w, x, y, z.

Los documentos se archivan así: R.C.A. Víctor Se utiliza: color anaranjado.

Con Anaranjado Con Amarillo Con Verde Con Azul Con Violeta

Ramírez, Jorge Régil, María Rivas, Carlos Rodas, William Ruiz, Lidia

En el material que distribuyen en el mercado, el sistema Variadex, los rótulos y las carpetas misceláneas corresponden en color a la guía que les precede.

Ventajas Del Color:

 Aumenta la velocidad de archivar.

 Mejora la presentación en el archivo.

 Proporciona mayor exactitud para archivar.

4. SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

Este sistema se fundamenta en asignar a cada corresponsal o asunto el número que le corresponde de un registro, de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia numérica.

Está formado por:

 Índice alfabético de tarjetas.

 Archivo numérico principal.

 Archivo alfabético misceláneo.

 Formas de operarlo

Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardarlos en el archivo.

A cada corresponsal activo o inactivo, se les asigna una tarjeta con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el número de la carpeta si es activo. Si es inactivo se agrega una M para indicar que el documento está en el archivo misceláneo.

 Archivo numérico principal

Este contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal.

Las guías y las carpetas se rotulan con números en las pestañas, la primera carpeta se rotulas con el número 001, las demás en secuencia.

 Archivo Misceláneo

Se forma con documentos de varios corresponsales y están ordenados alfabéticamente.

Al acumular cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.

Hay muchos tipos de sistemas numéricos:

NOMBRE CARACTERISTICAS VENTAJAS

Numérico Natural o Simple Se designa un número para cada cliente: 1, 2, 3,1000.

Cualquier persona puede controlarlo.

Quien puede usarlo:

Aseguradoras, Bancos

Documentos numerados como facturas, contratos, recibos.

Empresas muy grandes o que deseen confidencialidad.

Puede crecer indefinidamente.

Es simple y muy sencillo. Proporciona confidencialidad.

Desventajas:

Dentro de él no se puede intercalar o agregar.

Clientes que llegan una sola vez.

Necesita un índice alfabético.

Nombre-número o codificado Se asigna un número correlativo a cada cliente que se presente.

En la carpeta se escribe el nombre a la izquierda y el número a la derecha.

Ventajas:

El orden es numérico.

Desventajas:

Se pierde el orden alfabético.

Sistema de Dígito terminal asunto Lo que se ordena es el asunto o concepto.

Se

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