Software y aplicaciones para el manejo de la Información en la Empresa

Instituto de Estudios Universitarios[pic 1]

Alumno: Jean Christian Duarte Puerto

Matrícula: 96346   Grupo: K052     

Curso: Nociones de Tecnologías de Información y LMS

Docente: María Cruz Ruiz Salinas

Actividad 4: Software y aplicaciones para el manejo de la Información en la Empresa

San Francisco de Campeche, Campeche a 03/02/2018.

Introducción

La tecnología ha evolucionado de manera exponencial en los últimos años, en la actualidad, es casi imprescindible contar con ella, ya que se ha vuelto parte de nuestras vidas en el día a día; el uso de los smartphones u otro tipo de dispositivos móviles ya es prácticamente necesario para nuestra rutina de vida, y todo gracias a las aplicaciones que se desarrollan para hacer nuestra vida más fácil, ya que, a través de ellas, podemos enviar correos electrónicos, realizar llamadas telefónicas, comprar algo por internet, enviar un mensaje instantáneo a alguien, etc. Y todo ello en la palma de nuestra mano; así como las aplicaciones ayudan a facilitar nuestra vida cotidiana, también existen aquellas que facilitan el ámbito escolar y también empresarial, con aplicaciones desarrolladas especialmente para esos fines. En el presente trabajo, mencionaré 3 herramientas que me parecen sumamente útiles y que considero pueden mejorar mi productividad laboral al implementarlas en mi día a día. Trabajo como auxiliar administrativo en una empresa de logística y paquetería, en mis funciones se encuentra elaborar y dar seguimiento a reportes internos, como son los indicadores de la plaza, mantenimiento a los vehículos de reparto, reporte de nómina, etc. Estos documentos que generalmente están hechos en hojas de cálculo, suelen enviarse impresos por la misma red de logística que tiene la empresa, para así hacerlos llegar a las personas correspondientes.

En este apartado, he elegido la herramienta Google Docs., es una plataforma en la nube que permite la creación, modificación y alojamiento de distintos documentos (como documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo, entre otras), una de sus principales funciones es la modificación en tiempo real de un archivo, ya que un documento puede compartirse con distintos usuarios y todos presenciar y realizar la modificación en tiempo real.

La segunda herramienta seleccionada es Evernote, una aplicación disponible para descargar tanto en dispositivos móviles Android, iOS y Windows Phone, como en plataformas de cómputo como Windows y Apple Mac. Entre sus principales funciones se encuentra la creación de notas, como una libreta, ya que puedes escribir cualquier idea o cosa por hacer, y, al guardarla, se sincroniza automáticamente a través de internet en tu cuenta y podrás visualizarlo desde cualquier dispositivo en donde tengas instalada la aplicación.

[pic 2]Skype es un software multi-plataforma diseñado para la realización de llamadas y videollamadas a través de internet, se encuentra disponible para su descarga en una gran cantidad de dispositivos de diferentes sistemas operativos, lleva años en el mercado por lo que actualmente es muy estable, ofrece una interfaz muy intuitiva y estética; además de sus funciones principales, también permite el uso de mensajería instantánea y videoconferencias, entre otras.

Implementación en el ámbito laboral

La integración de Google Docs en mis funciones laborales, puede ofrecer resultados muy satisfactorios. En vez de manejar documentos locales por cada plaza, es mejor elaborar un documento global que se suba a la plataforma y se comparta con el personal correspondiente. El hacer uso de esta herramienta, me permitirá la comunicación con los compañeros de otras plazas de manera inmediata, sin tener que esperar días para que los reportes impresos lleguen, además, esto facilita el seguimiento de áreas diversas, ya que, por ejemplo, el kilometraje de los vehículos se puede actualizar de manera semanal en un mismo archivo compartido, mejorando los planes de mantenimiento, de esta forma se evitan atrasos y paros innecesarios de unidades.

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La razón por la que he elegido Evernote para mejorar mi productividad es muy sencilla; cada día en mi trabajo es totalmente distinto al anterior, constantemente el plan de trabajo cambia por razones ajenas a la empresa, muchas veces necesito salir de mi área y realizar trámites o diligencias que van de la mano con las funciones en las que me desempeño, esto provoca que no siempre pueda concluir mis actividades en el momento que quisiera; utilizando Evernote podré agregar recordatorios de trabajos inconclusos, tareas por hacer, llamadas que realizar o alguna actividad que me encomienden cuando estoy fuera de la oficina, así de esta manera al llegar a mi computadora puedo revisar los apuntes que hice durante el día y ponerme en marcha a los pendientes que tengo.  

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