TEORÍA GRAL DE SISTEMAS CONTABLES

        La información es uno de los más relevantes recursos en la sociedad actual. En el ámbito contable, la toma de decisiones de una organización se basa en la información de la cual dispone su gerencia, la cual debe haber sido previamente procesada con el objeto de que, entre otras cosas, permita la evaluación del estado actual de la organización, sus operaciones, movimientos, y en fin el comportamiento de la organización para su análisis financiero, administrativo e incluso tributario, para lo cual se sirve de un sistema contable. De allí, que la información es uno de los más valorados activos de una organización, y los sistemas contables se han erigido como parte integrante de la función gerencial orientada hacia la toma de decisiones.

        A los fines de una mejor comprensión de la Teoría General de Sistemas Contables, es necesario abordar inicialmente la Teoría General de Sistemas, así como identificar sus elementos. En este sentido, se trata de teoría proveniente de las ciencias naturales, no obstante, es aplicable a todas las ciencias en general. Esta teoría fue publicada en la década del 50 en un libro titulado “Sistemas Generales” cuyo autor es el biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy.

        La Real Academia Española define la palabra sistema como “un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo”, de manera tal, que se trata de una serie de elementos interrelacionados entre sí, los cuales pueden ser elementos de entrada, procesamiento y de salida.

        De manera general, los elementos de entrada se encuentran conformados por información dispersa o desordenada, datos aislados, elementos desorganizados, recursos sin procesar, y cualquier otro que alimente el sistema. A continuación encontramos el procesamiento, donde una vez introducida la información, se procede a sistematizarla, ordenarla y procesarla, clasificándola de conformidad con determinados procedimientos, normas o protocolos. Por último, encontramos los elementos de salida, los cuales consisten en información ordenada, clasificada, en suma, elementos procesados listos para su utilización.

        Como resultado de la evaluación de la información de salida producida por el sistema se produce la retroalimentación, la cual se da ante un funcionamiento anormal del sistema, con salidas o resultados inesperados, procediéndose a corregir y ajustar las entradas para volver al funcionamiento normal.

        Los sistemas pueden ser tanto abiertos como cerrados. En este sentido, los sistemas abiertos reciben influencia del exterior, mutándose y transformándose de acuerdo al contexto de funcionamiento; mientras que, los sistemas cerrados no reciben influencia alguna del exterior, caracterizándose por una estructura inmutable y conservadora, pudiendo incluso influenciar al exterior en algunos casos.

        Ahora bien, los sistemas de información contable son aquellos que producen información financiera y no financiera, tanto interna como externa, permitiendo evaluar efectivamente la gestión y control de los procesos de manera oportuna, y proceder a tomar decisiones que redunden en beneficio de la organización.

        Como se dijo anteriormente, la Teoría General de Sistemas es aplicable a todos los sistemas en general, de allí el funcionamiento que los Sistemas Contables sea análogo. Así, los elementos de entrada se encuentran compuestos por datos contables, documentos comerciales, información del mercado, documentos que certifican la adquisición de bienes muebles e inmuebles, entre otros.

        De seguidas, el procesamiento en los sistemas de información contable se lleva a cabo mediante la ordenación y sistematización de los datos aportados, procediéndose a su registro en los libros contables (Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventario y Balance, Libro de Compras y Ventas, entre otros).

        Finalmente, los elementos de salida se encuentran compuestos por informes financieros (estados financieros) y no financieros (informes de gestión), los cuales deben cumplir con los parámetros exigidos por las normas para tal información, permitiendo ejercer un control sobre el proceso de registro contable, así como el proceso administrativo y las operaciones de la empresa.

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