TRABAJO DE AUDITORIA DE SISTEMAS

 TEORÍA SOBRE INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Existen diferentes técnicas que se pueden utilizar para la obtención de los requerimientos de información dentro de la organización.

Cada uno de los métodos para la recuperación de información tiene su propio proceso para interactuar con los usuarios.

Estos instrumentos, herramientas, métodos y procedimientos se deben aprovechar al máximo y adecuarlas a las necesidades específicas de evaluación requerida.

A continuación se describen algunos instrumentos para recopilar información:

 ENTREVISTA

 Definiciones

 La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

 Es la principal actividad de un auditor sin importar el tipo de auditoría que se realice, es la recopilación de información sobre el aspecto que se auditará, pues concentra y tabula esa conformación en cuadros y estadísticas donde se analizan sus resultados y se emite un juicio sobre lo que se evaluó.

 Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas.

 Es una técnica de recolección que va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.

 Participantes

 El Entrevistado: Deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de la auditoría, generalmente es el personal de la organización. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir.

 El entrevistador: Es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista. El entrevistador generalmente es un consultor o auditor.

 Características

 Generalmente sólo dos personas hablan.

 Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema.

 Descubre las opiniones y los sentimientos positivos y negativos sobre muchos aspectos como claridad de las metas individuales y grupales, efecto del estilo administrativo, y asuntos personales jamás manifestados.

 La entrevista ofrece al auditor una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso de la auditoría.

 Propósitos

Existen cuatro propósitos básicos y principales que cumple la Entrevista en la auditoría:

 Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditoría.

 Facilitar la recolección de información.

 Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

 Permite aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada.

 Ventajas

 La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos.

 La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas.

 A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

 Desventajas

 Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

 Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

 Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

 Muchas personas se inhiben ante un entrevistador o auditor y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

 Preparación

Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo que se deben preparar con anticipación.

Antes de embarcarse en una entrevista, el auditor debe revisar la información disponible sobre la entidad auditada y específicamente sobre la actividad u proceso, objeto de la auditoría.

En la preparación de la entrevista se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Revisión de la información disponible, acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría.

 Selección cuidadosa de los entrevistados.

 Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

 Determinación del tiempo estimado de duración de la entrevista.

 Determinación del tipo de entrevista a realizar

 Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.

La preparación de la entrevista no se debe considerar como un sacrificio del tiempo asignado a la auditoría, por el contrario, la forma en que se organice la misma, tendrá efectos sobre el volumen y la calidad de la información obtenida.

 Tipos de Entrevista

Considerando la complejidad del tema a tratar se pueden identificar diferentes tipos de entrevistas, entre los tipos más conocidos tenemos:

 Entrevista Libre:

Son las entrevistas en las que se sigue un guion básico para obtener la información requerida, pero la participación del entrevistado es libre y sin ninguna atadura.

El propósito es tener una mayor intimidad en la plática para que la información sea más verídica y con más profundidad.

Es bueno utilizar este tipo de entrevistas para cualquier evaluación de sistemas, pues ayudan a que el auditado se extienda libremente en comentarios y aportaciones sobre lo que se está investigando, aunque se corre el grave riesgo de desviarse del tema sustantivo, deliberada o inconscientemente y que el entrevistado actué casi siempre a la defensiva.

 Entrevista Dirigida:

En estas entrevistas siempre se dirigen las opiniones del entrevistado, forzando sus respuestas dentro de un parámetro o guion preestablecido, sin admitir ni permitir ninguna variación significativa. Este tipo de entrevistas es recomendable para rectificar o ratificar daros con el entrevistado, siempre que se establezca el guion a seguir durante la entrevista.

 Entrevista de Exploración:

Es una auditoria de sistemas es recomendable que el primer contacto con los auditados sea a través de este tipo de entrevistas, pues por lo general son de carácter libre y pueden ser muy útiles para buscar algún punto de partida para la evaluación. Las entrevistas de exploración también se hacen con la intención de familiarizar al auditor con los sistemas que va a evaluar, debido a que existen muchos tipos de sistemas, programas y paqueterías.

 Entrevista de Comprobación:

Estas entrevistas son de mucha utilidad para el auditor, ya que se realizan para comprobar la veracidad de la información recopilada durante la evaluación y permiten corroborar y rectificar los datos y percepciones sobre las observaciones encontradas con las pruebas e instrumentos aplicados en la auditoria; además, ayudan a profundizar en la evaluación, a reforzar su orientación o a cambiar el rumbo de la evaluación.

 Entrevistas de Información:

En la metodología propuesta para desarrollar una auditoria de sistemas se habla de la necesidad de comentar las observaciones con los auditados o con los funcionarios responsables del área de sistemas, según sea el caso; para eso se utiliza este tipo de entrevistas, para que el auditor comente cada una de las desviaciones que reporta en su informe, y con ello obtiene información, además le ayudan para recopilar datos útiles para encontrar las causas y soluciones que complementen sus observaciones.

 Entrevistas Informales:

Estas entrevistas son de suma importancia aunque propiamente no sean entrevistas de trabajo, ya que cuando el auditor las aplica de manera correcta, le ayudan a conocer algún tipo de problemática que solo se expresa cuando no existe la presión de una entrevista formal como las indicadas anteriormente.

 Ciclo de una Entrevista

El siguiente procedimiento es indispensable para realizar una buena entrevista:

 Inicio:

Aquí es donde se inicia la entrevista, a través de una breve presentación con la cual se busca romper el hielo, y con una corta explicación del objetivo de la entrevista.

En un ambiente puramente practico, esta es quizá la misión más difícil del auditor, ya que por la misma naturaleza de la misión que debe realizar (la de evaluar), lleva implícito le rechazo por parte de la persona a quien va a entrevistar; evidentemente, la apertura es un camino muy difícil bajo estas condiciones, pero es indispensable para el éxito en la aplicación de esta técnica.

 Apertura:

También

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