Tecnico Profesional
Enviado por mayitosanjuan • 20 de Septiembre de 2011 • 430 Palabras (2 Páginas) • 504 Visitas
IMPORTACIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
A través del crecimiento e importancia de la documentación de una empresa o entidad se ha podido demostrar lo vital que es para el buen desempeño y cumplimiento de las funciones en cada dependencia la clasificación y almacenamiento, conservación y ubicación de la información, fuente e historial de toda organización institucional.
Por ello la necesidad de mantener una administración documental que facilite la aceleración de la búsqueda de la información llegando al objetivo de ser mas eficiente a la hora de entregar informes sean públicos o internos.
Teniendo claro lo anterior se podría señalar como objetivos claros de la administración documental:
La conservación institucional o corporativa, trazando con ellos objetivos claros a futuro no perdiendo la misión trazada desde su inicio. Una empresa o institución que mantenga una trayectoria documental bien organizada, es fácil proyectar su crecimiento basado en una investigación de lo ya constituido y sobre todo sin perder la esencia.
La eficiencia en desempeño de funciones, es otro objetivo claro en cuanto a la buena administración de los documentos en una empresa, una dependencia que tenga establecida unos principios de organización documental, facilita a sus empleados la agilización en la entrega o consulta de información necesaria para cualquier interés institucional.
De igual manera, el buen manejo y ubicación de los documentos garantiza al usuario o cliente una fácil adquisición de respuesta a interrogantes y simplificación de trámites como agente externo y una fácil ubicación de fuentes a los asesores que enfrenten cualquier proceso legal que inicie o necesite la empresa como tal.
Un documentación con una buena administración permite no solo conocer en tiempo record su crecimiento, estados financieros, desarrollo, publicidad y mercadeo sino que también juega un papel importante en la toma de decisiones que conlleve al ajuste de un modelo gestión que conlleve a un rápido logro de los objetivos institucionales.
Vale la pena también destacar que la buena clasificación de la documentación depende también de la capacidad, gestionamiento y disponibilidad de quien la maneje, hoy día la sistematización documental facilita enormemente la ubicación de estos, proyectando un uso casi inmediato de toda información precisas y exacta que sea necesaria.
Una información a mano, rápida y concreta es el canal que actualmente acelera el funcionamiento eficaz de toda función administrativa dentro de cualquiera dependencia de una organización.
El mundo se mueve mas rápido, las decisiones y el manejo debe ir a la vanguardia y de no contarse con un rápido manejo del historial documental de una institución
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