Técnicas Básicas para Implementar un Sistema de Gestión Tipo ISO

Técnicas Básicas para Implementar un Sistema de Gestión Tipo ISO

Para poder lograr la implementación de un sistema de Gestión de Calidad apegado a ISO es común contar con una serie de pasos previos a la obtención de la certificación que respalde este Sistema de Gestión de Calidad dentro de una organización, empresa o Industria.

De acuerdo con ISO es necesario cumplir con ciertos requerimientos. Primeramente, necesita demostrar su capacidad para proporcionar sistemáticamente un producto que cumpla los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables, y tiene por objeto aumentar la satisfacción del cliente mediante la aplicación efectiva del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y la garantía de conformidad con los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables.

Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, independientemente del tipo, el tamaño y el producto suministrado. Cuando algún requisito de esta Norma Internacional no pueda aplicarse debido a la naturaleza de una organización y su producto, podrá considerarse su exclusión. En los casos en que se hagan exclusiones, no se aceptarán reclamaciones de conformidad con esta Norma Internacional a menos que dichas exclusiones se limiten a los requisitos de la cláusula 7, y dichas exclusiones no afecten a la capacidad o la responsabilidad de la organización de suministrar un producto que cumpla con los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables.

En este caso lo dividiremos de tal manera que sigamos 15 pasos o Etapas, entre ellos al final al relacionada a la obtención de la certificación.

Etapa 1: Análisis de la Situación Actual

En esta etapa o paso el objetivo consta en plantearse algunas preguntas que nos ayudaran a identificar el estado actual en el cual se encuentra la empresa para poder planear la implementación. Es importante considerar la posición en el presente de la empresa para poder indicar el punto de partida y a partir de ahí empezar a conocer y planear hacia donde se quiere llegar estableciendo los objetivos para la calidad y así como sus metas para el Sistema de Gestión de Calidad.

Debemos preguntarnos y responder a preguntas como, ¿Cómo y en qué estado se encuentra la empresa? (Está comenzando, con sistemas y procesos o sin ellos, preparados para un cambio, etc.), ¿Qué es lo que está haciendo en el presente? (Para el control de sus operaciones, relación con clientes y otros recursos), ¿Cómo lo está haciendo?, ¿Qué es lo que debe hacer?, ¿Qué es lo que no debe hacer?, ¿Cómo lo debe hacer?, Qué pasos debe seguir?, ¿Hasta dónde quiere llegar?, etc.

Etapa 2: Mapeo de Procesos

Aquí se establece y registran los procesos que tiene actualmente la empresa para poder tener un mejor campo de visión de estos y de igual manera poder conocer la interacción que tiene con los departamentos y áreas para saber qué información transita entre ellos.

Estos procesos son analizados para que posteriormente se pueda generar una modificación y adaptación para unas mejores practicas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.

Los procesos son de ayuda para poder contar con una visión más clara de lo que se quiere llegar a establecer para los sistemas, controle e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.

Etapa 3: Documentación de Política y Plan de Calidad

Es importante tener en cuenta que al no contar con un plan o una política de Calidad no sería posible el implementar un sistema de Gestión de Calidad. En esta Etapa es donde nuestro Plan y Política de Calidad será documentada.

Para esto debemos entender que conlleva y compone tanto nuestro Plan como nuestra Política. En este caso en lo relacionado a el Plan de Calidad, este es un documento que especifica los procedimientos y recursos asociados que deben aplicarse, quien los aplicará y cuando deben de aplicarse a un proyecto, proceso, producto o algún contrato en específico.

En relación con la política de Calidad, esta debe de incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.

Etapa 4: Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

 Ahora generaremos la documentación de los procesos y procedimiento, aquí plasmaremos todo lo que se hará, como se hará los alcances y quienes son los responsables y encargados de cada actividad.

Es importante tener en cuenta que algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2 Requisitos de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No Conforme, y 8.5 Mejora.

Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad:

• 1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad
• 2do Nivel: Incluye los Procedimientos
• 3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo
• 4to nivel: Incluye los Registros o Formatos

Etapa 5: Elaboración del Manual de Calidad

El Manual de Calidad es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus niveles.

El tamaño de este manual puede variar, dependiendo de la organización, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal.

Etapa 6. Capacitación

Esta etapa es una de las mas complejas, debido a que es necesario realizar una modificación en la mentalidad de los empleados hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Al momento de querer generar cambios en la empresa siempre existirán algunos que se resistirán al cambio, es necesario ser insistente y constantes en ayudar a generar la conciencia para poder lograr el cambio en donde todo el recurso humano cuente con una misma mentalidad ya que en caso de que no sea así el sistema no podrá funcionar.

En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.

Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuáles son los objetivos y las nuevas políticas, cuáles son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuáles son los controles e indicadores por seguir, cuáles son las herramientas que se van a utilizar para las acciones correctivas y preventivas, etc.

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