UII Manejo De Base De Datos

Excel: Utilidades para base de datos.

Objetivo particular

Utilizar las funciones y herramientas de la hoja de cálculo de Excel para diseñar bases de datos mediante el desarrollo de un esquema sobre los conceptos básicos y la realización de casos prácticos.

2.1 Fundamentos de Excel

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-Basicas.htm

2.1.1 Ingreso de datos

Nosotros ingresamos datos cuando escribe texto o números dentro de una celda vacía. Si la celda ya contiene datos, su escritura sobrescribe los datos existentes. Editamos datos cuando hace cambios a los datos existentes. Borra datos cuando es borrado el contenido de las celdas, pero la celda misma no se borra.

http://www.jegsworks.com/lessons-sp/numbers/basics/step-enter.htm

http://exceltotal.com/introducir-datos-a-una-hoja/

2.1.2Formato de datos

Los datos que se pueden admitir en una celda de Excel son: caracteres(letras, números, símbolos, etc.), datos numéricos(números, +,-,/,*, etc.), formatos(alineaciones derecha, izquierda, justificado, centrado además de atributos al texto como color de fuente, tamaño del texto, etc.) entre otras.

http://es.kioskea.net/forum/affich-189368-formatos-o-tipos-de-datos-en-excel

http://asp3.anep.edu.uy/capinfo//Material/Excel/Exc_cap6.pdf

2.1.3 Agregar comentarios

Los comentarios son notas que se escriben para una celda. Esta funcionalidad permite agregar notas textuales a la celda, son útiles para hacer una revisión, dar alguna instrucción o simplemente una explicación detallada del contenido de una celda.

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/agregar-un-comentario-a-una-celda-HP005198442.aspx

http://exceltotal.com/comentarios-en-excel/

2.1.4 Protección de datos: hojas y libros

La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos permite proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas puedan tener acceso a los datos. Se pueden proteger celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad de cada usuario, para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.

http://exceltotal.com/proteger-archivo-excel-con-contrasena/

http://www.gerencie.com/proteger-archivos-de-excel.html

2.2 Fórmulas

Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones.

http://exceltotal.com/formulas-de-excel/http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm

2.2.1 Elementos: referencia, rangos, operadores y signos de agrupamiento

Referencia: es la que nos indica como encontrar una celda a partir de la celda que contiene la formula que utiliza la referencia.

Rango: Conjunto de celdas seleccionadas para trabajar.

Operadores: se utilizan para especificar la operación (como una suma, resta o multiplicación), que se debe realizar con lo elementos de una fórmula

Signos de agrupamiento: Definen el orden en el que se realizará la operación un ejemplo es, las operaciones que están entre paréntesis son las que se realizaran primero, posteriormente las que se encuentran entre corchetes y por ultimo las que se encuentran entre llaves.

1. paréntesis ()

2. corchetes []

3. llaves {}

http://biblioteca.duoc.cl/bdigital/aovalle/general/guias/computacion/excel/excel.html

http://alvne.wordpress.com/2007/08/27/signos-de-agrupacion/

2.2.3 Referencias: absolutas, relativas, mixtas

Relativas: Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de donde vamos a copiarla.

Absolutas: Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula NO variará.

Mixtas: Si copiamos una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la columna o la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variará la que sí tiene el signo $ delante.

http://www.aulaclic.es/excel2002/a_13_2_1.htm

http://exceltotal.com/utilizando-referencias-absolutas-y-relativas/

2.2.4 los errores en formulas: Auditoria de fórmulas

#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.

También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no intersectan.

#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

##### - Este error se muestra cuando:

• El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna

• Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

http://exceltotal.com/errores-en-formulas-parte-1/

http://www.queesexcel.net/errores-de-excel.html

2.3 las tablas de datos o listas

Es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_15_1.htm

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/calcular-varios-resultados-mediante-una-tabla-de-datos-HP010072656.aspx

2.3.1 Creación y modificación de tablas

Tras diseñar una base de datos, puede crear las tablas que almacenarán los datos en la base de datos. Normalmente, los datos se almacenan en tablas permanentes; no obstante, también se pueden crear tablas temporales. Las tablas se almacenan en los archivos de base de datos hasta que se eliminan, y están disponibles para cualquier usuario que cuente con los permisos necesarios.

Después de crear una tabla, puede cambiar muchas de las opciones que fueron definidas cuando se creó originalmente.

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ms177399(v=sql.105).aspx

http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/43/cd/modulo_8/creacin_de_tablas.html

2.3.2Importacion de datos : Access, pagina web , texto

Los datos tienen un modo de acumularse en varios formatos, archivos y ubicaciones, lo cual dificulta lograr darles uso. Si tiene datos en una hoja de cálculos, una lista de SharePoint o algún otro formato, puede importarlos a una base de datos de Access siguiendo unos simples pasos, para que sean más Accesibles.

En la página Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicación personalizada), puede importar datos de libros de Excel, orígenes de datos ODBC, archivos CSV/de texto, listas de SharePoint y otras bases de datos de Access.

Las bases de datos de escritorio de Access pueden importar algunos tipos más de archivos que las aplicaciones. Si tiene un tipo de archivo que no puede importar directamente a una aplicación, podría importarlo primero a una base de datos de escritorio y luego importar las tablas de base de datos de escritorio a la aplicación.

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/importar-datos-a-una-base-de-datos-de-access-HA102840199.aspx

http://si.ua.es/es/documentos/documentacion/office/pdf-e/importar-pdf.pdf

2.3.3 Asegurar Integridad de datos: validación de datos

El término integridad de datos se refiere a la corrección y complementación de los datos en una base de datos. Cuando los contenidos se modifican con sentencias INSERT, DELETE o UPDATE, la integridad de los datos almacenados puede perderse de muchas maneras diferentes. Pueden añadirse datos no válidos a la base de datos, tales como un pedido que especifica

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