Unidad De Correspondencia: Geneeralidades

DEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

3.2. MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

3.3. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

3.3. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Recepción de correspondencia

Radicación de correspondencia

Distribución de la comunicación al área correspondiente

3.4. MOBILIARIO Y EQUIPOS QUE SE REQUIERE EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EQUIPOS:

* El computador

* La impresora

* El escáner

* El fax

* La fotocopiadora

* El teléfono

* El reloj

* La máquina de escribir

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

• Clips-metálico,

• Ganchos de cosedora

• Perforadora

• Cosedora

• Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio

• Lapiceros

• Taja lápiz

• Borrador Tapete acrílico

• Cinta mágica

• Lápiz

• Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia

• Cortapapel Hojas papel

• guillotina rótulos

• Archivadores formatos de registro

• Resaltadores

• Tijeras

• Microfilmadora

• Saca ganchos

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

En virtud que las unidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

Mesas: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar

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