Utilerias.
Enviado por nubia1702 • 26 de Noviembre de 2016 • Tareas • 1.457 Palabras (6 Páginas) • 1.207 Visitas
UTILERIAS
Qué son:
Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o dañados por factores externos, auxilian a localizar registros erróneos o bien, permiten cambiar parámetros de la empresa afectando a múltiples tablas relacionadas y de manera simultánea.
Estas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento.
Las utilerías deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es irreversible.
Cómo ingreso:
Las utilerías de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se encuentran en dos menú diferentes. Verifica el siguiente diagrama para que conozcas la forma de ingresar a la utilería que necesites.
[pic 1][pic 2]
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CUÁNDO EJECUTAR LAS UTILERÍAS
¿Qué utilería ejecuto? Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el sistema y en qué momento utilizarlas.
IMPORTANTE
:
• Se recomienda realizar un respaldo antes de ejecutar cualquier utilería.
• Las utilerías son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningún usuario esté dentro de la empresa, sólo aquel que ejecute la utilería en cuestión.
LA UTILERÍA | SIRVE PARA… | ÚSALA CUANDO… |
VERIFICAR CUENTAS | Revisar el árbol de cuentas verificando si hay más de una cuenta de título, subtítulo o mayor en una misma rama. Importante: Esta utilería es un reporte que sólo muestra las cuentas con error, la corrección debe hacerse de forma manual. | El reporte Balanza de comprobación muestra descuadre en saldos y el Balance general se muestra cuadrado. Hay, por lo menos una cuenta, que tiene un nivel erróneo (está mal colgada o asignada). |
VERIFICAR IVA | Revisar que la asignación del IVA causado no tenga errores. Importante: Esta utilería es un reporte que sólo muestra las pólizas con error, la corrección debe hacerse de forma manual | Hay errores en la asignación del IVA causado. Hay errores en los periodos de Causación. |
VERIFICAR PÓLIZAS | Encontrar pólizas descuadradas o movimientos con tipos de cuenta no permitido según el tipo de póliza al que pertenecen, para que posteriormente sean corregidas de forma manual. | Hay descuadre en la información de la empresa que no se soluciona con la reconstrucción de saldos de cuentas. Se presenta algún problema de cuadre durante la captura de una póliza después de una falla eléctrica. |
RECONSTRUIR SALDOS DE CUENTAS | Encontrar las diferencias entre los saldos de las cuentas comparadas contra sus Movimientos en las pólizas. | Cuando existan problemas de cuadre en la contabilidad y la cuenta de cuadre no tenga movimientos. De forma preventiva, para corroborar el estado de los saldos de las cuentas. |
BORRAR PÓLIZAS Y SALDOS PARCIALMENTE | Eliminar la información contable de una empresa a partir de un periodo determinado, pero conservando todos los catálogos que se hayan capturado en ella. | En la empresa se capturó o cargó una cantidad importante de pólizas incorrectas. Existe un error persistente en la información de la empresa, en un periodo determinado. |
MANTENIMIENTO A LA BASE DE DATOS | Reparar una base de datos dañada y reduce el volumen de esa base de datos eliminando la información que es temporal o que ya no es necesaria. | Existen inconsistencias técnicas lógicas en la base de datos mostrando incongruencias en la información. Ejemplo En el manejador de SQL se muestra la información, pero al consultarla en el sistema, no se muestra |
SALDO CERO A LA BASE DE DATOS | Eliminar la historia completa de la empresa en lo relacionado con los movimientos, como: pólizas, saldos de cuentas, segmentos de negocio, causación y devolución de IVA.
Importante: Esta utilería sólo dejará los catálogos. | Deseas hacer una copia de una empresa que usará los mismos catálogos de la empresa original, pero que su registro comience en un nuevo ejercicio. |
GENERAR PÓLIZA DE APERTURA DE SALDOS INICIALES | Crear una póliza con los saldos de una empresa que ya está en operaciones, para que al crear una nueva empresa estos sean sus saldos iníciales. Importante La cuenta contable debe ser de CAPITAL ACREEDORA | Para migrar la empresa en la que trabajas actualmente a una nueva empresa con saldos iníciales, pero sin conservar su historia contable. |
ELIMINAR PERIODOS ANTERIORES | Borrar los saldos anteriores al ejercicio indicado y las pólizas anteriores a la fecha indicada, incluyendo sus datos asociados y conserva los acumulados al inicio del ejercicio. | Haya definido un número fijo de ejercicios para conservar en la empresa, ya sea por políticas internas o porque ya no le son necesarios fiscalmente. Desee optimizar el espacio en disco, o bien, el espacio requerido para respaldar la información de la empresa. La empresa tenga una base de datos que esté llegando al límite máximo soportado por el manejador de bases de datos que esté utilizando: • SQL Server 2000 MSDE: 2 GB • SQL Server 2005 Express Edition: 4 GB |
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