ADMINISTRACION

BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”.

1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.

El lenguaje: Medio de expresión del pensamiento.

Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus elementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un

determinado propósito, componemos, literariamente hablando.

1.1.1 Correspondencia.

1.-La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer

en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales.

2.-La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los documentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de las empresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que señala la enseñanza

Comercial.

Clasificación de la correspondencia:

• Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.

• Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales.

• Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se desempeña.

• Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

1.1.2.- Documento:

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),

virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera

plantear en el futuro.

1.1.3.- Registro.

Encontramos para estos términos dos significados: Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los

documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Clases de registros:

• Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda

Comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:

 Registro general de entrada .- Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:

* De registro único.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.

* De registro múltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.

 Registro general de salida.- Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

 Registro auxiliar.- Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

 Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados

Contenido de los registros:

• Número de inscripción. (Orden temporal de recepción.)

• Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.

• Identificación del interesado.

Funciones:

Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de:

• Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.

• Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.

Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo

directamente ya que el registro queda anotados éstos.

1.1.4.- Archivo.

Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fácil consulta.

• Forma en que se organizan los archivos:

A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentación de la empresa, es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las demás dependencias. En este caso los empleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo.

B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa, así los documentos que contienen información tratan exclusivamente asuntos

de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.

• Por los asuntos que tratan

A) Archivo en tramitación.- Los que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta

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