ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Administración de Proyectos

Aunque suene a cliché la popular frase que dice "todo en la vida en un proyecto", puede resultar verdadera hasta cierto punto, pues la mayoría de las veces nos encontramos planificando actividades tomando como base lo que queremos lograr con dicha labor, asegurándonos de disponer de los recursos adecuados para alcanzar el objetivo deseado, obviamente midiendo factores de riesgo que podrían afectar la consecución de la meta.

Aunque no todo puede plantearse como un proyecto, pues hay que recordar que existen rutinas o tareas rutinarias que sin duda no se les puede considerar como proyectos.

De acuerdo a la máxima organización de administración de proyectos del mundo, el Project Management Institute (PMI) en su Project Management Body of Knowledge (PMBOK) "Un proyecto es un esfuerzo duradero que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto".

Observando esta definición, tenemos varios factores a destacar:

Esfuerzo; se emplean una serie de elementos, recursos, energía y vigor con miras a lograr el fin planteado.

Temporal; tiene un inicio y un fin claramente definido, aunque obviamente puede variar de proyecto a proyecto, ya que algunos pueden durar 2 ó 3 meses, mientras que otros de acuerdo a su naturaleza llegan a demorar varios años.

Creación; el fin de todo proyecto es la generación de algo ya sea tanginble o intangible.

Único; el resultado del proyecto tiene como característica la singularidad, es decir, lo generado por el proyecto es distinto a lo ya existentes. Obviamente, existen proyectos de mantenimiento o de creación de productos cuyos productos finales son muy similares, pero siempre habrá algún elemento, característica o actualización que le dará la cualidad de unicidad.

Una vez vista estas características, vale la pena destacar que la administración de proyectos consiste en la implementación de todos los conocimientos, capacidades, habilidades, técnicas, metodologías, herramientas y todos los recursos que se dispongan para desarrollar las actividades y trabajos inherentes a un proyecto, permitiendo cumplir con los requerimientos por los cuales el proyecto se está llevando a cabo.

La administración de proyectos es sin duda un concepto muy amplio cuya aplicación óptima dependerá de la experiencia del administrador de proyectos y su equipo; complejidad del proyecto; participación e intervención de los interesados del proyectos; administración de riesgos; disponibilidad de recursos; buen entendimiento del alcance real que se pretende con el proyecto; aplicación de procedimientos de aseguramiento y control de la calidad; seguimiento al cronograma establecido; entre otros múltiples factores que intervienen en la administración de proyectos.

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Proyecto y administración de proyectos

Antes de involucrarnos en el apasionante tema de la administración de proyectos, es necesario conocer de manera clara el significado de las palabras que le componen.

A manera de introducción a continuación les presentamos las definiciones de administración y proyecto, para luego entonces, enumerar las características y áreas que componen la administración de proyectos.

Qué es la administración:

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades y el uso de los recursos con el fin de lograr uno o más objetivos.

Qué es un proyecto:

Es un trabajo o esfuerzo que se ejecuta una sola vez y que persigue un fin específico, y tiene como característica principal producir resultados únicos como un producto o un servicio.

Para alcanzar el fin establecido, es necesario definir objetivos o metas (qué hacer) y actividades o procesos (cómo hacer) que deberán cumplirse en un tiempo asignado, considerando para ello el inicio y termino del mismo.

Necesario es entonces también, la asignación y organización de todos los recursos involucrados para su ejecución.

Para su ejecución y éxito, el proyecto debe seguir una serie de pasos realizados por roles involucrados, para ir cumpliendo objetivos y/o desarrollando/utilizando productos y recursos.

En consecuencia podemos decir que los principales parámetros de un proyecto son:

• Alcance

• Recursos (costo del esfuerzo principalmente)

• Tiempo

Dichos parámetros reúnen las 2 características siguientes:

1. Cada parámetro es función de los otros 2

2. Mover un parámetro implica cambios a los otros (por lo menos a 1)

En conclusión podemos decir que un proyecto es la ejecución en un momento determinado de un proceso o actividades con un tiempo, un costo y un alcance definido y es el principal objetivo del líder de proyecto el planearlos y controlarlos.

Perfil del Líder de Proyecto

El líder de proyecto, o administrador de proyectos, es responsable de administrar proyectos desde que inicia hasta que se completa.

Entre sus responsabilidades se incluye:

• el desarrollo del plan del proyecto,

• la identificación de los requerimientos y el alcance del proyecto,

• la comunicación,

• la administración de los recursos humanos y materiales,

• el control de tiempos,

• identificación y control de riesgos,

• administración de los costos/presupuesto, el aseguramiento de la calidad,

• el reporte y evaluación del desempeño del proyecto.

El líder de proyecto debe mantener su foco en asegurar que el proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente con tiempos limitados.

Algunas de las cualidades que uno debe tener para convertirse en un buen líder de proyecto son las siguientes:

• Organizado y metódico

• Facilidad para relacionarse con gente

• Buena comunicación oral y escrita

• Liderazgo

• Conocimientos técnicos básicos

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4 Consejos prácticos sobre administración de proyectos

• Por Gerardo Ornelas

• En esta ocasión me gustaría proporcionar algunos consejos prácticos, dirigidos a aquellos compañeros que comienzan a trabajar en la administración de proyectos.

• Cuando hacemos referencia a la terminología y al término de administración de proyectos, en ocasiones nosotros mismos nos bloqueamos, pensando que si no estamos certificados no podemos retomar un proyecto y mucho menos cumplir la meta, que es lograr los resultados con la menor desviación en costo y tiempo de lo planeado.

• La teoría de lo que nos recomienda el PMI y las técnicas que podemos aplicar en la ejecución de un proyecto, en este caso, se convierten en nuestros aliados y en nuestra referencia más próxima para lograr el objetivo.

• Es por ellos que para comenzar lo primero que hay que tener en cuenta es que queremos lograr nuestro objetivo y sacar de esto un resultado tangible y para eso sugiero los siguientes consejos.

• Primer consejo

Si aun no eres un PM certificado, lo que recomiendo es que no trates de implementar y controlar TODAS las áreas que se tocan en el PMBoK®. Es decir, solo trata de explotar y de aprender de un grupo de ellas. Date tiempo de aprender y dominarlas. Una vez que vayas aplicando esas y sientas que ya las dominas, aplica otras diferentes, así hasta que hayas tocado todas las áreas.

• Segundo consejo

Con el tiempo, te vas a dar cuenta de que no tienes la misma habilidad para todas las áreas, es decir, tal vez seas muy buen comunicador, pero se te dificulta llevar bien el control de la retroalimentación de las actividades de los integrantes de tu equipo, o eres muy bueno para prevenir y manejar los riegos pero se te dificulta controlar o como se dice comúnmente –tener ojo clínico- en la parte de los recursos humanos. Para esos casos, es bueno que ya sepas que son importantes esas áreas, pero también es muy bueno, que conozcas cuales son tu limitantes y en esos casos, lo que aconsejo es que te apoyes de uno o varios colaboradores que sean buenos haciendo lo que a ti se te dificulta mas. Eso será mucho mejor para el proyecto, que seguir empeñado en que las cosas las tengas que hacer y controlar siempre tu.

• Tercer consejo

Una de las cosas que se nos recomienda mucho es que documentemos, que documentemos y que sigamos documentando. Cuando apenas haz participado en dos o tres proyectos, seguro que recuerdas todo lo que se ha documentado y podrás en poco tiempo retomar las lecciones aprendidas. Pero que pasa cuando ya son mas de 5 o 6, y de repente te topas con otro proyecto mas y quieres ver lecciones aprendidas sobre la gestión de permisos de construcción o de como se registra un dominio web. El tercer consejo va en relación a que todo o que documentes lo ordenes y lo clasifiques en algún medio que te permita hacer consultas por dicha clasificación, pudiendo ser desde una hoja electrónica hasta una sofisticada bases

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