ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La integración de la unidad funcional en el ambiente para la realización de un buen proyecto ocurre durante el proceso de valoración. La obtención de los costos totales, al valorar las actividades durante el periodo ya programado de ejecución, da una herramienta bastante útil y fundamental para administrar el proyecto.

Etapas de proceso de planeación

PASO 1 - Definición completa de los requerimientos del trabajo. El gerente de proyectos trabaja con el patrocinador del proyecto y con el usuario a fin de que el trabajo se defina de manera completa.

El alcance de trabajo es la descripción de todo el trabajo requerido para ejecutar el proyecto.

PASO 2 - Red lógica con puntos de verificación. Una vez que se cuenta con los requerimientos del trabajo, el gerente define los pasos necesarios para ejecutar el proyecto.

PASO 3 – Desarrollo de la estructura separada del trabajo. Se combinan las actividades en el diagrama de flechas haciendo más sencillo combinar las tareas para la realización del proyecto. El trabajo se estima a este nivel y los costos se controlan a este nivel.

PASO 4 – Estimación de la estructura separada de trabajo. Es responsabilidad del gerente de proyectos establecer los requerimientos del proyecto. Los gerentes funcionales tienen derecho de pedir al gerente de proyectos que cambie la estructura. La información de la mano de obra se proporciona a la oficina del proyecto en forma de horas/hombre/depto/tarea/mes, esto da una flexibilidad al analizar los costos totales del programa y los riesgos.

PASO 5 – Examinar los costos de la estructura con el gerente funcional. Ya obtenida la entrada de cada gerente funcional, el equipo encargado del proyecto integra todos los costos para asegurarse que todo el trabajo esté realizado apropiadamente. Un aspecto importante de este examen son las estimaciones de la mano de obra, es aquí donde el gerente de proyectos trae el objetivo de los recursos limitados y pide a los gerentes de línea que fijen el valor de los diversos riesgos.

PASO 6 – Decisión sobre el curso básico de acción. Después de la revisión con los gerentes funcionales, el gerente de proyectos debe decidir sobre el curso básico de acción sobre el caso básico. El caso básico puede incluir un alto grado de riesgo si se considera necesario satisfacer requerimientos contractuales. Este enfoque debe examinarse con el cliente y el gerente del nivel superior.

PASO 7 – Costos razonables para cada elemento de la estructura. El gerente de proyectos debe definir con exactitud sus costos de producción para cada elemento de la estructura. Una vez iniciado el proyecto, estos costos se volverán la base para los objetivos del mismo.

PASO 8 – Costos del caso básico con la gerencia del nivel superior. Una vez formulado el caso básico, el miembro del equipo de estimaciones, realiza análisis de perturbaciones a fin de contestar cualquier pregunta que pueda surgir durante la revisión administrativa final. El caso básico junto con el de costo de análisis, se examinan con la gerencia a fin de formular una posición de la compañía y echar un vistazo a la aplicación de los recursos requeridos.

PASO 9 – Negociar con los gerentes funcionales el personal calificado. Una vez establecidos los costos del costo básico, el gerente de proyectos debe comenzar el esfuerzo de convertir todas las estimaciones en fechas reales. Los individuos de gran manera calificados, pueden ser capaces de llevar a cabo el trabajo en menos tiempo y tener la posibilidad de asumir responsabilidades adicionales.

PASO 10 – Desarrollo del diagrama de responsabilidad lineal. Una vez asignados los empleados clave a las actividades, el gerente de proyectos trabaja con los gerentes funcionales para asignar las responsabilidades del proyecto. Las responsabilidades pueden asignarse de acuerdo con la autoridad asumida.

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