ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Definiciones, funciones y ámbito del archivo

Art.1.- El Archivo Universitario es el servicio administrativo que se encarga de recibir, organizar, custodiar, así como facilitar el acceso y difusión del patrimonio documental, independientemente del soporte en el que se manifiesten.

Art.2.- Se entiende por documento de archivo: Toda expresión (textual), en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y de las funciones de la universidad.

Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad los documentos generados, conservados, reunidos, como anteriormente hemos dicho, en el ejercicio de sus funciones y actividades por cualquiera de los Departamentos, y Servicios Administrativos; así como los que se incorporen fruto de donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Art.3.- El Archivo, su coordinación y custodia, queda adscrito a la Vicerrectoría de Gestión.

Art.4.- El Archivo es un servicio de apoyo a la administración, docencia e investigación.

Art.5.- Las funciones del Archivo de la Fundación Universitaria Politécnico Grancolombiano:

Recibir, seleccionar, organizar, conservar y facilitar el acceso y consulta de la documentación que tenga depositada.

Art.6.- Las funciones del Coordinador de Archivo y Correspondencia son:

- Coordinar y controlar los archivos y la correspondencia.

- Supervisar que los funcionarios encargados de los archivos activos cumplan con lo establecido en el manual.

- Hacer cumplir los programas de transferencia y en caso de incumplimiento informar a la Alta Dirección.

- Llevar el control de préstamo de documentos.

- Controlar la distribución de los mensajeros.

- Las demás funciones que le sean asignadas por el Comité Interdisciplinario de Archivos.

CAPITULO II

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Art.6. El Sistema de Archivos está formado por los siguientes tipos de archivos:

- Archivo de gestión: Es aquel en que se reúne la documentación en trámite y que es continuamente consultada o utilizada por la oficina productora, y durante un periodo de un año y/o más tiempo dependiendo a que su consulta sea frecuente.

La conservación y custodia, clasificación y ordenación de la documentación de estos archivos correrá a cargo de los responsables de la oficina productora, con la colaboración del personal de Archivo y Correspondencia.

.Archivo Central: Es aquel donde se encuentra toda la documentación universitaria, procedentes del archivo de gestión, una vez transcurrido el periodo de permanencia en este.

Este archivo se caracteriza por:

• La consulta de la documentación será ocasional.

• En este Archivo se desarrollará el expurgo, según las tablas de retención establecidas en la Institución.

Art.7.- El ingreso de la documentación en el Archivo de gestión se realizará mediante transferencias de los documentos procedentes de las distintas oficinas productoras.

La documentación transferida se controlará a través de un memorando Interno y del Formato Único de Transferencia (Anexo 1), que se originará a partir de las relaciones de entrega de documentación, y en la que aparecerán reflejados los datos de identificación, localización y adscripción de la documentación aportada por los archivos de gestión.

Art.8.- La organización de los fondos del Archivo será conforme al Cuadro de Clasificación. Anexo (2).

Una vez concluidos la identificación y organización de los fondos se procederá a su ordenación y ubicación en el archivo

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