AUDITORIA DE SISTEMAS EJEMPLO.

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FILE Nº:                 FILE

ENTIDAD                                                                : TECNOLOGIA HOYOS S.R.L.

NATURALEZA DE LA EVALUACION                       : AREA DE SISTEMAS

PERIODO EVALUADO                                                : AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015

DESCRIPCION DEL FILE                                              : ARCHIVO CORRIENTE

COMISIÓN DE AUDITORIA

INTRODUCCIÓN

La empresa TECNOLOGIA HOYOS S.R.L, identificada con RUC N° 20517940101, con domicilio en AV. FRANKLIN D ROOSEVELT NRO. 379, Provincia y departamento de Lima, es una persona jurídica cuyo objeto social es la realización de materiales eléctricos industriales.

TECNOLOGIA HOYOS SRL es una empresa peruana con más de 8 años en el mercado nacional dedicada a la comercialización de materiales eléctricos industriales a diversos sectores del mercado eléctrico. TECNOLOGIA HOYOS, rápidamente se ha consolidado en el mercado eléctrico industrial cómo una excelente opción de compra, ya que viene distribuyendo productos de marcas muy reconocidas tanto nacionales como internacionales a los mejores precios.

La presente auditoría de sistemas, busca identificar que los procedimientos de control interno adoptados por la empresa, para comprar suministros eléctricos, sean adecuados. Así mismo se determinara los procedimientos administrativos para las compras, comenzando desde las cotizaciones hasta el proceso de adquisición de los suministros.

Para desarrollar el caso, se elaboraron programas de auditoria de acuerdo a los papeles de trabajo, se establecieron objetivos, teniendo en cuenta la matriz de riesgos, los cuestionarios y las cédulas de hallazgo, dando como resultado el presente informe de auditoría de sistemas, que en adelante se desarrollara.

CAPITULO N° 1

“Descripción de la Situación Problemática”

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CASO: TECNOLOGIA HOYOS S.R.L.

1. SE SOLICITA:

1. Que se indiquen los controles de aplicación de totalidad, exactitud y autorización y mantenimiento que existen en el circuito y los que faltan para asegurar su control.

La empresa cuenta con los siguientes locales o puntos de venta.

1. Magdalena del Mar.
2. Jesús María.

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1. DETALLE DE DOCUMENTOS DE CONTROL ACTUALES.

Detallamos los tipos de documentos y formatos  utilizados en:

1. ÁREA DE LOGÍSTICA Y ALMACÉN

Solicitudes de compra de materiales: cuando surge la necesidad de adquirir cierto material cuyo valor es entre S/ 15,000 y  S/ 50,000 el  área solicitante elabora una solicitud de compra por duplicado, la misma que debe ser firmada por el jefe del área solicitante con los siguientes datos:

• Código del sector solicitante
• Cuenta contable
• Código del producto solicitado, si es un nuevo producto se crea un nuevo código.
• Descripción del producto
• Cantidad de unidades requeridas
• Importe total

1. La solicitud original es enviada al departamento de compras. Un empleado de dicha área ingresa las solicitudes al sistema computarizado a través de las especificaciones solicitadas.

Los controles de validación que realiza el programa son los siguientes:

• Formato numérico, mayor a cero y coincidir con el cálculo por el sistema. Este importe se suma al acumulado del mes para el sector solicitante y se compara con el registro de compras mensuales del  mes anterior. Si es mayor significa que las compras se han incrementado y por ende las ventas también se incrementaron esta información es comparada por el jefe de compras que tiene la contraseña para poder ingresar a esta opción.

• El empleado de compras ingresa todas las solicitudes de compras recibidas en el día y cuando finaliza la tarea solicita la emisión del listado de la carga.

• Semanalmente se emite una solicitud de compras pendientes de cumplimiento para cada sector solicitante, el listado también incluye los números faltantes de acuerdo a la secuencia numérica.

• El jefe del departamento de compras selecciona los posibles proveedores para el artículo requerido y pide las distintas cotizaciones vía Internet, las cuales son extraídas al sistema; luego con el sistema de comparación de precios se elige al mejor proveedor considerando precios, calidad, cantidad.

• Una vez que elige el proveedor se emite la orden de compra, la cual es numerada por el computador.

• El almacén de cada local recibe el material comparado con la guía de remisión y la orden de compra.

• En este comprobante coloca la leyenda “recibido sujeto a aprobación” firma la copia que entrega al proveedor.

• De acuerdo a la guía confecciona el aviso de recepción en tres copias. La guía de remisión y una copia del aviso de recepción son enviadas a contabilidad. El original del aviso y los bienes son enviados del sector solicitante.

1. Contaduría ingresa al sistema el aviso de recepción que recibe del almacén el programa carga los siguientes datos:

• Número del aviso
• Número de orden de compra
• Código del artículo
• Cantidad.

Estos avisos quedan pendientes hasta que el jefe del almacén comunica la conformidad. Los avisos aprobados son valorizados por el sistema de acuerdo a la orden de compra y producen la actualización del archivo maestro de stock allí se valoriza y se actualiza las cuentas corrientes de proveedores y de las órdenes de compra.

1. Compras emite mensualmente del informe de compras:

• Cantidad de unidades compradas                                                        
• Montos comprados a cada proveedor
• Montos totales comprados

Estos datos son elaborados de acuerdo a las órdenes de compra cumplidas en el mes, el listado es enviado a la Contaduría.

1. Contabilidad mensualmente verifica en los listados del stock y de cuentas corrientes:

• Que los saldos iniciales coincidan con los saldos finales del mes anterior.
• Que los movimientos del mes coincidan con los indicados por compras.
• Que la sumatoria coincida con el saldo final del mes.

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1. Área de Ventas

                El área de ventas tiene los siguientes documentos de control:

1. Solicitudes de clientes
2. Relación de stock de mercaderías que en algunas oportunidades carece de actualización diaria.
3. Lista de precios establecida solo es flexible si el Jefe de ventas lo autoriza.
4. Cuentas corrientes de los clientes.

1. Área de Cobranzas

1. Cuentas corrientes de los clientes.
2. Seguimiento y cobro del servicio brindado y también la venta de materiales.
3. Cheques y letras de los clientes deben ser previamente autorizados por el jefe del área previo análisis de cumplimiento del cliente.

1. Transporte 

1. Personal disponible para la movilización. Puesto que la empresa cuenta con movilidad.

CAPITULO N° 2:

PLAN DE AUDITORIA

AUDITORIA DE SISTEMAS A LA EMPRESA TECNOLOGIA HOYOS S.R.L.

PERIODO

AL 31 DE DICIEMBRE 2015

LIMA – PERU

2016

PLAN DE AUDITORIA

AUDITORIA DE SISTEMAS A LA EMPRESA TECNOLOGIA HOYOS S.R.L.

AL 31 DICIEMBRE 2015

1. ORIGEN

La presente auditoria se efectúa en mérito al contrato suscrito desde el 04 de Enero hasta el 26 de Febrero del 2016 con la empresa TECNOLOGIA HOYOS S.R.L., con la finalidad de verificar los controles de autorización, totalidad, exactitud, autorización y mantenimiento que existen en el circuito de la mencionada empresa.

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