Administracion. Transición de un sistema de gestión de requisiciones manual a uno automatizado

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

El Departamento de Compras y Suministros representa para la Universidad Simón Bolívar uno de los más importantes departamentos como lo puede ser en cualquier organización, debido a las funciones que tiene que cumplir, entre las cuales tenemos:

a) Programar, coordinar, dirigir y supervisar el proceso de compras (entre este proceso se encuentra el registro, control de requisiciones de materiales y equipos recibidas en el departamento).

b) Velar por el mantenimiento de los registros y controles de inventario de mercancías.

c) Controlar y mantener el registro de proveedores.

d) Desarrollar investigaciones de mercado relativas a fuentes de abastecimiento.

e) Elaborar, verificar y colocar las ordenes de compras.

f) Programar y coordinar las compras de materiales y equipos.

g) Participar en el comité de compras.

h) Ejecutar la programación de las compras a través de negociaciones por concurso y/o contrataciones abiertas.

i) Asesorar al director de servicio y demás dependencias de la universidad en el área de su competencia.

Debido a los avances tecnológicos y al crecimiento de la estructura organizacional, la institución se ve en la necesidad de actualizar o reestructurar actividades y operaciones a determinados departamentos que presentan retardos y dificultades en sus operaciones, los cuales impiden que los procesos sean controlados de forma eficaz y eficiente.

Actualmente el registro y control de las requisiciones de materiales y equipos que se lleva dentro del departamento, se lleva en un libro, todos los procesos de actualización, consulta, modificación, etc. Se hacen manualmente, es por ello, que se propone desarrollar un sistema que garantice un control mas eficaz, además de la obtención de información sea de una manera rápida para así dar respuestas a las demás unidades de las diferentes situaciones por las cuales pasan las requisiciones, también obtener estadísticas sobre la cantidad de Requisiciones que se reciben anualmente en el Departamento, Requisiciones recibidas por Departamentos, Devueltas, Anuladas, y seguir el control para saber cuales Requisiciones tienen Ordenes de Compras, Recepción de Materiales, Pagadas, etc. Beneficiando a todo el personal del Departamento de Compras y Suministros.

Formulación del Problema

¿ El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar tiene necesidad de un sistema de información automatizado que le permita llevar el control y registro de las requisiciones de materiales y equipos y de sus procesos en forma más eficaz y efectiva?

Justificación de la Investigación

La finalidad de esta investigación es la de diseñar un sistema para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar el cual le garantice a las demás unidades información eficaz y confiable con las múltiples ventajas que les podrá dar dicho sistema propuesto.

Se hará esta propuesta con el fin de establecer un control sobre las requisiciones recibidas en el Departamento de Compras y Suministros para que así los procesos dentro del mismo sean rápidos y confiables, sobre todo que sus trabajadores se beneficien de la información que le brindará el sistema propuesto. Se aporta con el diseño de este sistema un mejor proceso de comunicación u obtención de información.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Diseñar un Sistema de Información que permita al Departamento de Compras y Suministros llevar un control sobre las requisiciones de materiales y equipos enviadas por las demás unidades de la Universidad Simón Bolívar para así brindar información sobre las diferentes situaciones por

...