Administracion

TEMA: ELEMENTOS ESENCIALES DE LA PLANEACION Y LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

La base de todas las funciones gerenciales es la planeación, que consiste en seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas, de manera que los planes proporcionen un enfoque racional para alcanzar los objetivos preseleccionados.

Cuando las personas saben que es lo que se requiere de ellos el esfuerzo por su trabajo es efectivo.

TIPOS DE PLANES

Misiones o propósitos: Identifican la función o tareas básicas de una empresa, o de cualquiera de sus partes. Todo tipo de operación organizada tiene (o debería tener) una misión o un propósito.

Algunos autores distinguen entre misión y propósito; por ejemplo, una empresa puede tener el propósito de producir y distribuir bienes y servicios, es posible que lo logre al cumplir la misión de fabricar ciertas líneas de productos.

Objetivos o metas: Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la integración de personal (staffing), la dirección y el control.

Estrategias: Se definen como la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.

Políticas: Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro. Las políticas a ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan serios.

Procedimientos: Establecen un método de actuación necesario para actividades futuras; son secuencias cronológicas de acciones, lineamientos para actuar (más que para pensar), que detallan la manera en que deben realizarse ciertas actividades.

Los procedimientos rebasan los límites entre departamentos; por ejemplo, en una compañía manufacturera el procedimiento para el manejo de los pedidos puede incluir los departamentos de:

1. Ventas, para el pedido original.

2. Finanzas, para el acuse de recibo de los fondos y la aprobación del crédito al cliente.

3. Contabilidad, para registrar la operación.

4. Producción, para ordenar la producción de los bienes o autorizar surtirlos del almacén.

5. Embarques, para determinar los medios y la ruta de embarque.

Reglas: Establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia, para evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más simple. La finalidad de una regla es manifestar una decisión gerencial sobre si cierta acción debe seguirse.

Programas: Son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado; por lo regular cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado.

Presupuesto: Informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

PASOS DE LA PLANEACION

...