Administracion basica. Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos

Capítulo IV

Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos

La administración básica comprende las 5 funciones administrativas esenciales; planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

Aquí analizaremos la Planeación; la tarea principal de un gerente es asegurarse de que todos comprendan tanto el proyecto a realizar como los objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Esta es la función de la planeación, la base de todas las funciones gerenciales que consiste seleccionar misiones y objetivos.

Tipos de planes; los planes pueden clasificarse como:

Misiones o propósitos; identifican la función o las tareas básicas de una empresa o dependencia. En cada sistema social de las empresas deben realizar una función básica o tarea que la sociedad le asigna, por ejemplo, el propósito de una empresa en general es la producción y distribución de bienes y servicios, el de los tribunales es la interpretación de las leyes y su aplicación.

Objetivos o metas; son fines hacia los cuales se dirige la actividad; no solo representan el punto final de la planeación sino el fin al que se dirige la organización. La integración de personal (staffing), la dirección y el control.

Estrategias; son todos los planes de acción. Los gerentes lo utilizan cada vez más para reflexionar sobre amplias áreas del funcionamiento de una empresa. Se define como la forma en que se determinan los objetivos básicos a lo largo de una empresa.

Políticas; son planes, son declaraciones o interpretaciones generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones. No todas las políticas son declaraciones, por ejemplo, el presidente de una compañía puede seguir estrictamente la práctica de promover al personal interno, lo que puede interpretarse como política y seguirse al pie de la letra por los subordinados. Uno de los problemas que enfrentan los gerentes es el asegurarse de que los subordinados no interpretan como política decisiones gerenciales. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y aseguran que esta sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro. Las políticas ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan serios.

Procedimientos; son planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras; son secuencias cronológicas de acciones requeridas. Detallan la manera precisa en que deben realizarse ciertas actividades, por ejemplo Case Western University resume su proceso en 3 pasos: 1) Establecer los objetivos de desempeño. 2) Realizar una revisión de los objetivos a medio año. 3) Realizar un análisis del desempeño al final de periodo.

Reglas; establecen las acciones específicas necesarias, a su ausencia, para evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más simple; no fumar es una regla. La finalidad de una regla es manifestar una decisión gerencial sobre si cierta acción debe seguirse. Las reglas se diferencian de las políticas en que estas últimas tienen el propósito de orientar la toma de decisiones al establecer aéreas donde los gerentes pueden usar su discreción, en tanto que las primeras no permiten discreción a su aplicación.

Programas; son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado; por lo regular cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado.

Presupuesto; en términos numéricos, el informe de los resultados esperados –puede llamarse plan cuantificado-; de hecho, el presupuesto financiero operativo es a menudo un plan de utilidades que pueden expresarse en términos financieros y de hechos laborales o en cualquier termino numérico medible. El presupuesto es necesario para el control, pero no puede servir como estándar practico de control a menos que repercuta en los planes.

Pasos de la planeación; los pasos prácticos que se listan a continuación y se representan en el cuadro siguiente son de aplicación general; sin embargo, en la práctica se debe estudiar lo factible que son los posibles cursos de acción en cada etapa.

1) Estar atentos a las oportunidades

Aun cuando precede a la planeación real, y, por tanto no es estrictamente parte del proceso de planeación, el estar atentos a las oportunidades en los entornos externo e interno de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. La planeación requiere un diagnostico realista de las situaciones de oportunidad.

2) Establecer objetivos

El 2do paso en la planeación es establecer objetivos para toda empresa y luego para cada unidad de trabajo subordinada, lo que debe hacerse pensando en el corto y el largo plazo. Los objetivos especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe hacerse, donde debe colocarse el interés primario y que es lo que debe lograrse con la res de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Los objetivos de la empresa orientan a los planes mayores, que al expresar los objetivos definen el de cada departamento importante. Los objetivos tienen jerarquía.

3) Desarrollar premisas

El siguiente paso lógico en la planeación es establecer, divulgar y lograr el acuerdo para utilizar las premisas de planeación decisivas como los pronósticos, las políticas básicas aplicables y los planes existentes de la compañía. Las premisas son presupuestos sobre el ambiente en el que se desarrolla el plan. La premisa de planeación más importante cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.

4) Determinar cursos alternativos

El 4to paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son muy evidentes. El problema más frecuente no es el de encontrar alternativas, sino el de reducir su cantidad para, de esa forma, analizar la más prometedora.

5) Evaluar cursos alternativos

Después de buscar alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles, el paso siguiente es evaluarlos sospesándolos a la luz de premisas y metas. Un curso puede perecer el mas rentable, pero requerir de un fuerte desembolso de efectivo y tener una lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable, pero suponer menos riesgo.

6) Seleccionar un curso

Este es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisión. En ocasiones un análisis y una evaluación de los cursos revelaran que dos o más son aconsejables y el gerente puede decidir utilizar varios en lugares del mejor.

7) Formular planes derivados

Cuando se tomas una decisión rara veces la planeación esta completa y se requiere un 7mo paso; casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan básico.

8) Cuantificar los planes mediante presupuestos

El presupuesto general representa la suma total de ingresos y egresos, con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de balance general, como los gastos de caja y capital. Cada departamento o programa de una empresa puede tener sus propios presupuestos –casi siempre gastos genéricos y de capital- que se relacionan con el presupuesto general.

Objetivos; ya se definieron los objetivos como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizadas e individuales. El principal interés está en los objetivos verificables, lo que significa que al final del periodo debe ser posible determinar si los objetivos se consiguieron.

Naturaleza de los objetivos; estos establecen los resultados finales, y los generales deben apoyarse en los particulares. Más aun, organizaciones y gerentes tienen metas múltiples que en ocasiones son incompatibles y puede llevar a conflictos dentro de la organización del grupo y hasta entre individuos.

Jerarquía de los objetivos; en el punto más alto de la jerarquía esta el propósito o la misión, que tiene 2 dimensiones:

1. El propósito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable.

2. La misión o propósito de la empresa, que podría ser proporcionar transportación conveniente y de bajo costo por la persona promedio.

La misión indicada podría ser la de producir automóviles, comercializarlos y darles servicio.

Establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional; el consejo directivo y los gerentes de más alto nivel están muy involucrados en la determinación del propósito, el proyecto y los objetivos generales de la empresa, así como en los objetivos generales más específicos de las áreas de resultados clave. Aun cuando los objetivos individuales, que consisten en metas de desempeño y desarrollo, aparecen al final de la jerarquía, los gerentes de los niveles superiores también deben establecer objetivos para su propio desempeño y desarrollo.

Conceptos en evolución de la administración por objetivos; la administración por objetivos (APO) es un amplio sistema administrativo que de manera sistemática integra muchas actividades gerenciales clave y esta conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y en consecuencia, eficaz de objetivos organizacionales e individuales.

Ventajas de la administración por objetivos

- Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.

- Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de autoridad según los resultados esperados

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