Administración por excepción

Administración por excepción.

Identificación de desviaciones en los estándares

La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetros permitidos. Esto exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre El hecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos. Las organizaciones viven en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante es detectar de forma oportuna las desviaciones en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos de negocio. Una organización que no cuente hoy en día con sistemas de información que por lo menos apoyen sus transacciones críticas de negocio está condenada a morir. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional para poder establecer una estrategia de Administración por Excepción. Aquellas situaciones que están dentro de los parámetros permisibles no debe ser sujeta a revisión y control, de hecho es una transacción que, si los parámetros de medición están bien establecidos, no debe presentar ninguna falla, entonces para que dedicar recursos para revisar algo que se supone está correcto. Esto es generar desperdicio. Lo que hay que hacer es establecer los mecanismos para que las transacciones que se encuentran fuera de rangos permisibles de operación sean detectadas a tiempo y se tomen las acciones correctivas oportunamente.

¿Cómo se hace?

Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores. Por ejemplo, volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por política de la empresa no se puede hacer un despacho que no cumpla por lo menos con un 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es necesario revisarlo. Otro ejemplo, relacionado con recursos humanos, todo empleado debe tener una revisión salarial en un lapso de un año calendario y debe ser igual o superior al índice de inflación del año inmediatamente anterior. Se debe poder identificar de manera oportuna aquellos acuerdos salariales que no cumplan con este parámetro. Si no se cuenta con controles a este nivel, que podría suceder? Pueden haber situaciones con empleados que no han recibido su ajuste salarial a tiempo, o empleados que han recibido ajuste salarial, pero no en el porcentaje de incremento indicado. Esto puede generar problemas para la empresa o puede generar insatisfacción en el empleado que podría llevarlo a considerar que la empresa no es un buen empleador. Que haría normalmente un departamento de recursos humanos para subsanar este problema? Varias cosas; indicarle a los jefes inmediatos que estén atentos a los cumplimiento de periodos para revisiones salariales (es esta la función de un jefe de grupo?, no, esto es desperdicio). Asignar a alguien en recursos humanos para que genere listados

INDICE

Introducción -----------------------------------------------------------3

Importancia ------------------------------------------------------------4

Principio de excepción ----------------------------------------------4

Concepto----------------------------------------------------------------5

Identificación de desviación en los estándares ---------------5

Establecimiento de la administración por excepción --------6

Administración en tiempo real -----------------------------------7

Características --------------------------------------------------------8

Utilidad------------------------------------------------------------------8

Análisis------------------------------------------------------------------9

Aplicaciones prácticas ----------------------------------------------13

Conclusiones----------------------------------------------------------16

Conclusiones en ingles (opinión) --------------------------------17

Bibliografía------------------------------------------------------------18

INTRODUCCION

Para comenzar con este tema, es muy importante conocer que durante todos estos años se ha trabajado el concepto de administrar el negocio con base en revisión de todas las incidencias o transacciones que ocurren en los diferentes frentes de trabajo. Esto quiere decir, dedicar personal y tiempo (recursos del negocio) para revisar si lo que otros empleados de la organización han ejecutado, está bien. Se parte de la base de una administración del negocio basada en considerar que es necesario revisar todas y cada una de las transacciones para poder identificar errores y evitar problemas futuros. Este tipo de ejecución de control es válido pero muy costoso en el ambiente de negocios de hoy en día.

Adicionalmente existe el riesgo de situaciones que pueden no ser detectadas por las personas que ejecutan la labor de revisión y control y por lo tanto el riesgo de problemas en la operación son evidentes. Otro elemento que juega un papel importante en este proceso es el momento en el cual se identifican los problemas o errores cometidos en las transacciones del negocio. Muchas veces se pueden detectar estos errores pero en un momento en el cual ya no es posible tomar alguna acción correctiva. El tiempo de evaluación y control juega un papel fundamental en un buen sistema de control.

Por lo general y de manera tradicional se ejecuta a través de procesos manuales que son altamente consumidores de recursos humanos y de tiempo en las organizaciones, con el agravante de una alta posibilidad de errores y de falta de oportunidad en la detección de problemas y toma de acciones correctivas. Las tendencias en el incremento de costos laborales y la necesidad de lograr reducción en gastos generales y eliminación de actividades que no generen utilidad a la operación han hecho que las labores de control sean dejadas en un segundo plano, generando un alto riesgo de pérdidas por situaciones no detectadas a tiempo. El anterior escenario se puede evidenciar en las organizaciones que han tenido los recursos y los procesos establecidos para realizar estas actividades de control, pero muchas empresas, debido a su crecimiento poco planificado o a la cultura misma de administración (empresas familiares) nunca han dedicado recursos a las actividades de control y solamente a través de errores y fallas evidentes en los procesos de negocios, salen a flote estos problemas generando pérdidas. Muchas veces son los clientes internos y externos los que evidencian las fallas en las transacciones del negocio generando problemas de insatisfacción lo que nos ocasiona el abandono de nuestros trabajadores.

Administración por excepción.

Importancia.

Es una "política de gestión que dedica su tiempo a investigar sólo las situaciones en que los resultados reales difieran significativamente de los resultados previstos. La idea es que la administración debe dedicar su valioso tiempo para concentrarse en los temas más importantes (como la conformación de la empresa el futuro rumbo estratégico). Se presta atención sólo a las desviaciones de material que requieren investigación.

Principio de excepción

Para evitar que los gerentes se vean abrumados con demasiada información, las comunicaciones de control se basan en el principio de la administración y excepción: al gerente se le debe informar sobre el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan.

Evaluar la información y tomar medidas correctivas se requiere comparar los predictores con los patrones o criterios, decidir que se hará y luego hacerlo.

Este principio es la verificación de las excepciones o desvíos de los estándares normales. En otras palabras, lo que ocurre dentro de los estándares normales no debe ocupar demasiado la atención del administrador; este debe verificar con prioridad los hechos u ocurrencias que estén fuera de los estándares, las excepciones, para corregirlas de manera adecuada.

De allí se deriva el principio de excepción, según el cual las decisiones más frecuentes deben convertirse en rutina y delegarse a los subordinados, en tanto que los problemas más graves e importantes se dejen a los mandos superiores.

Concepto

Después de conocer comenzar a conocer el tema y haber visualizado y comprendido el principio de administración por excepción podemos darnos nombrar lo que es el concepto. ´´La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente.

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