Alberto Diaz

ALBERTO DIAZ

COMPRAS.

Concepto: conjunto de operaciones efectuadas para posibilitar la adquisición de un bien. Se originan en la existencia de una necesidad de aprovisionamiento y produce como resultado la incorporación de un nuevo bien en el activo de la empresa.

Diferentes formas de compras:

Compras: Es la operación básica que se efectúa para adquirir un bien.

Existen cuatro formas de comprar:

• Normales: son las compras de elementos repetitivos y necesarios para el desarrollo de la explotación principal, a la comercialización o elementos a ser consumidos en las tareas administrativas. (Compras presupuestadas, volúmenes relacionados con los niveles de producción y/o comercialización), (autoriza un departamento donde se centraliza toda la gestión).

• Extraordinarias: es la adquisición de bienes no frecuentes como instalaciones, edificios, camiones, autos. Suelen ser autorizadas por los niveles más altos de la empresa.

• Menores: son bienes de escaso valor y cuya necesidad de adquisición es accidental y limitada que no tienen que ver con la explotación principal. La necesidad se descubre cuando el bien tiene que ser utilizado. Suelen ser autorizadas por los jefes de cada departamento. (Suelen ser abonadas en efectivo con el fondo fijo).

• Importación: son compras normales o extraordinarias que suceden cuando el proveedor está en el extranjero. Se requiere una autorización oficial para hacerlas y hay más gastos de fletes, seguros, cargas de impuestos a la importación, apertura de cuentas bancarias.

Contabilización de las compras:

La contabilidad rescata a la que da lugar a la transmisión de la propiedad de los bienes adquiridos, registrando la que indique la incorporación del nuevo bien en el activo de la empresa.

El bien cambia de propiedad cuando es entregado al comprador y éste lo acepta.

El momento en que se produce la transmisión de la propiedad del bien adquirido dependerá de las características y particularidades de la compra realizada. Pero cuando la transmisión se efectiviza, la contabilidad habrá de registrar la incorporación del bien adquirido. Para ello se debe debitar de la cuenta de activo que represente el tipo de bien que se ha comprado: materias primas, muebles, maquinarias, etc, y acreditar a la cuenta del pasivo que indique el tipo de compromiso que se ha asumido ante el proveedor: proveedores, acreedores varios, etc. Si se efectuaron adelantos con anterioridad a la transmisión del bien a cuenta de la compra, en el momento del ingreso del bien, se debe acreditar la cuenta anticipo a proveedores, acreditando la diferencia en la cuenta de pasivo que indique el tipo de compromiso asumido por el saldo aún impago.

Las compras menores generalmente se abonan con el fondo fijo, en el momento que el bien ingresa no se produce registración alguna. Cuando el fondo fijo es reintegrado, extrayendo dinero del banco para su reposición, se acredita Banco Cta Cte con débito a las cuentas afectadas.

En el caso de importaciones, la contabilidad habrá de registrar el compromiso ante el banco en la apertura del crédito documentario.

Controles internos de Compras Normales:

a) Separación de funciones de oficina compras: compras debe estar separada funcionalmente de quienes tiene a su cargo el manejo de los bienes y la registración de los mismos. Compras debe estar separada de Almacenes, Recepción y Contaduría y cualquier otro que maneje los bienes o el registro de los mismos.

b) Iniciación del trámite de compra: la compra debe estar respaldada por un funcionario responsable. Di se tratara de mercaderías especiales debería requerirse un informe técnico que permitiera que compras pueda efectuar correctamente la adquisición.

c) Obtención de cotizaciones: toda compra que supere determinado importe será adjudicada luego de que se busquen distintas cotizaciones de varios proveedores.

d) Colocación del pedido: la decisión a quien comprar debe ser tomada por un funcionario responsable. Si la operación supera un determinado importe debe decidir un funcionario de alto nivel (él debe firmar la decisión sobre la cotización del proveedor o la OC). No debe existir relación entre los funcionarios de la empresa que deciden comprar y los posibles proveedores. Quien toma la decisión de firmar el documento de pedido de compra.

e) Nivel de compra: Se debe poner un máximo y un mínimo de compra para cada artículo, el exceso puede ser capital inmovilizado y una compra mínima implica que la misma debe repetirse con el consiguiente aumento de gastos.

f) Control de mercadería recibida: debe abarcar tanto la calidad como la cantidad de los productos. En principio la encargada de efectuar esos controles seria recepción. La ventaja de que a recepción le llegue un copia de la OC consiste en que pueda conocer a priori la calidad de la mercadería a recibir y en consecuencia realizar el control. La desventaja, se fundamenta en que si se trata de una entrega importante y se verifica la coincidencia entre la cantidad expresada en la OC y el remito del proveedor, puede haber una tendencia a dar por buena la cantidad sin controlar lo que se recibe, si no conociera la cantidad no le queda otra que contar, medir o pesar los productos recibidos.

Con respecto al control de calidad puede ser recepción quien lo efectúe, pero si se requieren conocimientos técnicos debe intervenir control de calidad para que dé el visto bueno. En este caso se debe dejar constancia en el remito que se le firma al proveedor, que la conformidad es respecto a la cantidad, mientras que la calidad será controlada posteriormente.

g) Contratación de seguros: para evitar la pérdida de capital en caso de pérdida de mercadería cuando la misma viaja por cuenta de la empresa compradora.

Compras Normales:

Solicitud de compra: cundo se trata de materias primas, materiales o útiles cuyo consumo es repetitivo, la necesidad de reabastecimiento se detecta normalmente en almacenes. Cuando la cantidad mercadería llega a un stock mínimo se requiere un reaprovisionamiento y Almacenes emite una Solicitud de Compra por duplicado. El original se envía a Compras, el duplicado se archiva cronológicamente en almacenes hasta la llegada del material solicitado. Al archivar el duplicado en forma cronológica se podrá advertir cuándo se produce un atraso en la reposición.

Para evitar que almacenes duplique su solicitud de compra se pueden seguir distintos procedimientos, en primer lugar se debería emitir una solicitud de compra por triplicado. En este caso el triplicado quedará archivado en almacenes por nº de artículo requerido y cuando almacenes detecte la necesidad de emitir una solicitud de compra, deberá 1º fijarse en el archivo de solicitudes pendientes si no hay en trámite una reposición de ese artículo.

Conociendo el punto de pedido (stock mínimo) para cada artículo, almacenes puede determinar cuándo hay que solicitar la compra, ya sea por saldo de existencia si se lleva inventario permanente, o bien por la observación de los inventarios que quedan en los estantes o cajones donde se almacenan los bienes.

Selección del proveedor: Compras se entera de la necesidad de comprar a través de la solicitud que le ha llegado. En este momento tiene que seleccionar a los posibles proveedores. Compras debe hacer un Pedido de Cotización con el detalle de la mercadería solicitada que se envía a cada proveedor (una copia para cada proveedor), una copia queda en Compras. Se debe procurar que no siempre se le pida cotización a los mismos proveedores.

Decisión de compra: una vez que se reciben las cotizaciones de cada proveedor, se debe decidir a cuál se le adjudica la compra y para seleccionar uno se debe tener en cuenta el precio, el tiempo de entrega, las formas de pago y los beneficios adicionales. Quien toma la decisión debe detallar el motivo en la Cotización elegida y firmarla. Si se decide que una copia de la OC le llegue a recepción la misma podrá ser emitida por quintuplicado. El original va al Proveedor, el duplicado para Compras se adjunta a la solicitud de compra, al pedido de cotización, y a las cotizaciones recibidas, el triplicado para Compras, este ejemplar se mantiene en un archivo transitoria de OC pendiente de cumplimiento, el cuadriplicado pasa a Recepción para que esté enterada que habrá de recibir el envío y haga los preparativos que correspondan y para que pueda conocer la calidad del producto y realizar el control de los mismos. Por la OC no puede saber el momento exacto en que se habrá de producir la entrega y, el quintuplicado se pasa a Cuentas a Pagar. Esta copia servirá para que cuentas a pagar vaya formando el legajo, de manera que cuando lleguen el remito y la factura, pueda comprobar que la mercadería recibida y facturada coincida con la solicitada y en consecuencia pueda emitir la Orden de Pago al Proveedor. (Aquí la OC debe estar valorizada).

Recepción de la compra: Recepción controla la Mercadería contra el Remito (original y duplicado) mandado por el Proveedor y la Orden de Compra, si todo está bien firma los Remitos y entrega el original al Proveedor y la copia queda en la empresa. Cuando se trata de mercadería estándar puede verificar, además de la cantidad, la calidad de los productos recibidos. En cambio, cuando se trata de productos especiales se requiere el control de calidad por parte del sector Control de Calidad. Es recomendable que recepción emita un Parte de recepción donde indique la mercadería recibida y el proveedor que la entregó. El mismo se puede emitir por triplicado. El original lo envía a compras para que tome nota

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