Almacenes

MANEJO DE ALMACENES.

Concepto de almacén

Un almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo: el acondicionamiento de productos determinados, realizar recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia técnica), etc.

El término almacén viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.

Por tanto, un almacén fundamentalmente se encarga de guardar el stock, pero no debemos de confundir los términos. La gestión del stock no será la misma que la gestión del almacén. La primera se encarga de aprovisionar para un buen nivel de servicio mientras que la segunda intenta realizar las operaciones de almacenamiento (algunas veces también de preparación y producción) con los mínimos recursos propios del almacén (como son el espacio, la maquinaria y el personal).

De esta forma, para la gestión del almacén, la gestión del stock se convertirá en proveedora de servicios logísticos de almacenaje y preparación.

6.1 Funciones del almacén.

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

 Recepción de materiales: Esta operación se realiza, en la zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigirá siempre albarán acompañando a los materiales, el cual deberá contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.

 Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente los controles de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito.

 Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulación o conservación, así como pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el tránsito por el Almacén de personal ajeno al mismo.

 Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida, que servirá después de justificante para la introducción en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al departamento solicitante.

 Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo.

6.1 Localización de los almacenes.

Principalmente la localización de un almacén es una de las características más importantes en el comienzo a la hora de diseñar un almacén ya que su estudio influirá en muchos aspectos en el futuro del almacén (costes, distribución…). La ubicación ideal de una planta, fábrica o almacén será aquella en donde se logren costos de producción y distribución mínimos y donde los precios y volúmenes de venta conduzcan a la ampliación de beneficios.

El estudio de la ubicación de un almacén será tanto más largo y complicado cuanto mayor sea la empresa y, por tanto, su sistema de distribución. En todo caso este estudio se realizará en función de tres factores: la producción, los costes y la demanda.

En el estudio hay que tener en cuenta la valoración económica y comercial para un análisis lo más real posible.

Las diferentes variables que debemos analizar son:

 Tipo de transporte que se utilizará con más frecuencia (camión, tren, barco, avión). La decisión sobre transporte implica determinar en primer lugar la clase de vehículos, que va a venir determinada por la distancia a recorrer y por los accidentes geográficos entre los puntos de origen y de destino, así como la agilidad requerida para el servicio. De esta manera para distancias cortas se suelen utilizar las furgonetas, para las distancias medias los camiones o trenes y para las largas los barcos y aviones.

 Coste del transporte, en función del peso, volumen y coste de transferencia de los productos.

 Productos o Servicios: Se analiza si los productos son fácilmente transportables o no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien.

 La distancia de los proveedores al almacén, pues ello repercutirá en el coste del transporte.

 Cercanía al mercado: La distancia desde el almacén a las zonas de reparto, es decir, al establecimiento de los clientes de la empresa. Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca.

 Estructura física: La accesibilidad, la existencia de buenas carreteras que permitan llegar fácilmente al almacén, el estado de las comunicaciones, su flujo de circulación de vehículos, la existencia de servicios adecuados, etc.

 Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra cualificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costes.

 La facilidad o dificultad para obtener suministro eléctrico, gas, agua, etc.

 Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.

 Aspectos legales: La posibilidad de construir sin impedimentos por parte de las autoridades o vecinos, es decir, que se puedan obtener con facilidad los permisos de construcción (Tributación, facilidad administrativa, costes de legalización, etc.).

 Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física, evitar posibles robos, etc.

 Aceptación social: Este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante que la localización de la empresa no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costes adicionales.

 Acceso a información: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta es la necesidad de información empresarial.

 El coste de la parcela y la posible revalorización del terreno.

 La superficie de la parcela, que debe contar con superficie o terreno suficiente por si en un futuro es necesario ampliar el edificio o destinar una zona para aparcamiento.

 La forma de la parcela, ya que si es irregular nos podemos ver obligados a reducir la zona de almacén por tener que desestimar varios metros cuadrados.

 Otros aspectos a seguir:

a) En relación con el producto:

-Tipo de producto: Dependiendo del tipo y tamaño del producto se realizará un tipo de almacén u otro (Ejemplo: Los almacenes de Ikea deberán de ser grandes y cómodos ya que el producto que venden suelen ser de gran tamaño y gran cantidad.)

-Cantidad total de producto que se debe almacenar: En relación al stock del producto.

b) En relación con la demanda:

-Cantidad y localización de los consumidores.

-Número y tamaño de los pedidos.

-Curva de la demanda.

-Importancia relativa de la proximidad.

-Importancia relativa de la velocidad de entrega de los pedidos.

c) En relación con la competencia:

-Localización de los almacenes de la competencia.

-Eficacia o servicio de las instalaciones de la competencia.

6.3 Selección de mobiliario, maquinaria y equipo de almacén.

Después de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios, almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la selección de equipo para almacenamiento.

En la selección de equipo para un edificio existente, hay que tener en cuenta las restricciones de la construcción. El equipo para almacenamiento debe de ser compatible con la capacidad de carga de los pisos, altura libre debajo de rociadores contra incendios y acero estructural, espaciamiento entre columnas y la ubicación de andenes para recibo y embarque, etc.

Las características de la unidad de almacenamiento, como tarimas, tambores, atados, etc., determinan el tipo de equipo necesario. Los niveles de inventario que se deben mantener determinan el número de unidades del equipo de almacenamiento. Las características de los materiales y su volumen de movimiento son factores desicivos en la selección del equipo para manejo de materiales.

Por lo general, el equipo para almacenamiento, consiste en estanterías (“racks”) para usos generales o especiales, de altura, fondo y capacidad de carga variable. El piso del almacén se puede utilizar en parte o en su totalidad en vez de equipo.

Las unidades de almacenamiento, como tarimas con productos enlatados, empacados, que tiene rigidez y estabilidad

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