Auditorìa Gubernamental

COMUNICACIONES DE AUDITORIA EN ENTIDADES PUBLICAS

CPC Alan Errol Rozas Flores

Resumen

En todo trabajo de auditoría, el auditor comunica su opinión sobre los estados financieros de la entidad a través del Dictamen; pero además, las normas de la profesión, de la EFS (Entidades Fiscaliza-doras Superiores) y de la INTOSAI (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores) establecen el deber de comunicar cierta información adicional obtenida durante la auditoría, especialmente aquella que se refiere a errores e irregularidades materiales, así como deficiencias significativas en el diseño y operación de la estructura de control interno. Todo esto, independientemente de las acciones que en su calidad de fiscalizador le competa a la EFS. En este sentido, a continuación se presentan un conjunto de elementos necesarios para elaborar diversas comunicaciones con la gerencia o administración de la entidad, o con el nivel equivalente, de conformidad con la normatividad aplicable.

En forma general, estas comunicaciones pueden ser clasificadas de la manera siguiente:

- Comunicaciones emitidas por la entidad.

- Comunicaciones emitidas por el auditor.

Entre las Comunicaciones de la entidad, se tienen las siguientes:

· Carta de Representación

En algunos países denominada también como Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda.

· Reporte a Partes Externas.

Entre las Comunicaciones del auditor, cursadas durante el examen, se tienen las siguientes:

· Memorando de Requerimientos

· Comunicación de Hallazgos

· Comunicación de Reparos

· Carta de Control Interno

Las principales Comunicaciones, que emite el auditor, son:

· Informe Especial

· Dictamen

· Informe Largo. En algunos países denominado también como Carta a la Gerencia.

Nota.- En algunos países se utiliza la denominación genérica de Informe de Auditoría a lo que aquí se denomina como Dictamen e Informe Largo o Carta de Gerencia (es decir ambas comunicaciones juntas).

Conceptos Básicos

1. Carta de Representación (o Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda)

La Carta de Representación confirma las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada durante el curso de la auditoría, y reduce la posibilidad de malos entendidos entre el auditor y el auditado.

Teniendo en cuenta que las representaciones orales o escritas obtenidas de la entidad podrían no ser confiables, es conveniente sustentarlas mediante evidencias. Sin embargo, en algunos casos, en razón de la naturaleza de las aseveraciones de la gerencia, podría no ser posible sustentarlas. Consecuentemente es aceptable confiar en la declaración de la entidad, a menos que exista en poder del auditor evidencias que la contradiga.

Dada la responsabilidad que asume el auditor en relación con los estados financieros, hasta la fecha de emisión del informe, es conveniente requerir a la entidad que la fecha de la Carta de Representación sea el último día de trabajo de campo. Si la entidad no tiene experiencia en este tipo de trámites, el auditor someterá a su consideración un modelo de esta Carta.

El contenido de la Carta de Representación debe incluir por lo menos los aspectos siguientes:

1. Una Declaración de la Gerencia (o Administración) sobre su responsabilidad en la preparación de los estados financieros.

2. Un comentario sobre la disponibilidad de todos los registros y libros.

3. Una Declaración donde indique que no hay errores significativos en los estados financieros, ni transacciones no registradas.

4. Comentarios sobre el incumplimiento, por parte de la entidad, de cualquier contrato.

5. Comentarios sobre los eventos subsecuentes.

6. Mención sobre irregularidades o actos ilegales.

7. Representaciones sobre el inventario concerniente a bienes obsoletos.

8. Mención sobre otros pasivos.

9. Comentario sobre reclamaciones que los asesores estiman serán defendibles.

Esencialmente, debe tenerse en cuenta que cuando los ítems rubros o partidas pueden ser cuantificados, la materialidad debe ser usada para determinar cuáles deberán ser incluidos en la Carta de Representación.

La Carta de Representación debe ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por los funcionarios de nivel jerárquico adecuado, los cuales son los responsables y conocedores de los asuntos materia de la Carta. Generalmente, uno de los firmantes deberá ser el Gerente General (Director General de Administración) o el funcionario de rango equivalente.

Si la entidad rehúsa entregar al auditor la Carta de Representación, habrá una limitación al alcance del examen y deberá ser emitida una opinión calificada. Si la entidad rehúsa firmar la Carta de Representación en razón de no comprender la terminología utilizada, podrá modificarse o discutirse su contenido hasta alcanzar su adecuado entendimiento.

Modelos de Carta de Representación se presentan al final en los Apéndice A y B.

2. Reporte a Partes Externas

El Reporte a Partes Externas es una comunicación constituida por una declaración de parte que hace la Gerencia (o Administración) sobre el sistema o estructura de control interno imperante en la entidad, durante un determinado ejercicio; y generalmente se incluye en el Informe Anual (Memoria Anual).

Esta comunicación ha sido formalizada por la versión COSO del Control Interno, la misma que se origina en la práctica usual que tienen muchas entidades en los Estados Unidos de Norteamericana de incluir informes de la dirección que aborden el control interno, en sus informes anuales para la alta dirección. Estos informes tratan del sistema de control interno aplicado en el proceso de formulación de los estados financieros públicos, los mismos que deben abordar la eficacia de tales controles e identificar los criterios aplicados para evaluar el sistema y la fecha a la que se refieren las conclusiones de la Dirección (o Administración).

Además, los informes de la Dirección (o Administración) sobre el control interno deben tratar la cuestión de la responsabilidad de la Dirección en base a uno de los enfoques siguientes:

1. Cuando la Dirección (o Administración) reconoce sus responsabilidades sobre el control interno, a veces citando uno o más asuntos específicos; pero sin llegar a afirmar explícitamente que la Dirección haya cumplido con unas tareas determinadas.

2. Cuando la Dirección (o Administración) afirma haber cumplido con ciertas tareas específicas relativas a su responsabilidad.

Estos dos enfoques se diferencian en que uno reconoce responsabilidades particulares en relación con el control interno, mientras que el otro analiza si se han cumplido con dichas responsabilidades.

Un modelo de Reporte a Partes Externas se presenta al final en el Apéndice C.

3. Memorando de Requerimientos

Este documento tiene por objeto requerir y/o solicitar de manera formal la atención por parte de la entidad, hacia el auditor, de cualquier documentación, información u elemento, componente y/o material que le sirva para tomar conocimiento o evidenciar sobre situaciones o hechos específicos necesarios para su examen.

El Memorando de Requerimientos puede adoptar otras denominaciones similares o parecidas; y su configuración puede estar estandarizada en la forma Oficio, Memorando o cualquier otro formato.

Un modelo de Memorando de Requerimientos se presenta al final en el Apéndice D.

4. Comunicación de Hallazgos

La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso por el cual, el auditor jefe (o encargado) hace conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.

La comunicación de hallazgos también es conocida como Comunicación de Observaciones. Es la que el auditor encargado, durante el proceso de auditoría debe comunicar oportunamente indicando las observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a fin de que en un plazo perentorio establecido presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente.

Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.

Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los requisitos siguientes:

· Estar basadas en hechos y respalda - das con evidencias.

· Ser objetivas.

· Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones y recomendaciones.

El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos que constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.

Los hallazgos

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