BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

Como una biblioteca, el propósito del almacenamiento secundario es almacenar información. ¿Como se organiza esta información?, ¿Que son los archivos y las bases de datos y por que debemos conocerlos? Quizá la respuesta sea: Para ser competente en el uso de la información en la Era de la Información, usted debe saber como encontrarla.

Antes carecía de importancia que los usuarios de microcomputadoras poseyeran conocimientos sobre archivos y bases de datos. Sin embargo, la reciente aparición de chips para microcomputadoras muy potentes y su disponibilidad para redes de comunicación han modificado por completo esta situación. Para alcanzar verdadera competencia en computación, es necesario que usted sepa como tener acceso a archivos y bases de datos en su computadora personal. También es necesario que sea capaz de acceder a los que se hallan disponibles en otras fuentes. Las líneas de comunicaciones amplían el alcance de su microcomputadora mucho más allá de su escritorio.

Archivos

Conocer el funcionamiento de los archivos significa comprender la organización de datos, campos clave, procesamiento por lotes en contraposición con procesamiento en tiempo real, archivos maestros en contraposición con los archivos para transacciones y organización de archivos.

Desea usted saber cuales fueron sus calificaciones escolares semestrales. Después de la presentación de sus exámenes, se comunica a la oficina de asuntos escolares de su escuela para conocer su promedio. Pero quizá se le dice:

“Discúlpenos, pero la información que nos solicita todavía no aparece en la computadora.” ¿Como es posible que no le puedan dar esa información? Acaso el sistema de cómputo de su escuela es diferente al del banco del que usted es cliente, por ejemplo: ¿donde todo indica que depósitos y retiros son registrados al instante?

Organización de Datos

Para ser procesados por la computadora o guardados en el almacenamiento secundario, los datos se organizan habitualmente en grupos o categorías. Cada grupo es más complejo que el anterior:

TERMINOLOGÍA BÁSICA

Echemos un vistazo ahora a la estructura que compone a una base de datos:

Matricula Nombre Carrera Semestre Edad Sexo

271111 Pedro Hinojosa LIN 8 21 M

272222 Juan Reyes

LAE 7 20 M

274343 Fabiola López CP 9 22 F

278822 Patricia Gómez LIN 6 19 F

276262 González Pérez LAE 9 21 M

277227

Julia Ruiz

CP

8 19 F

Archivo carácter campo dato

• Carácter: Es una sola letra, numero o carácter especial, como un signo de puntuación.

• Campo: Contiene una serie de caracteres relacionados entre si. Es un formato de inscripción a una universidad o en los registros de licencias para conducir, el nombre de una persona es un campo. El apellido es otro campo, la dirección otro mas, la ciudad otro, etc.

• Registro: Es un conjunto de campos relacionados entre si. Toda información de inscripción de una persona en una universidad o relativa a su licencia de conducir, incluido el numero de identificación, es un registro.

• Archivo: Es un conjunto de registros relacionados entre si. Todas las licencias de conducir emitidas en un distrito podrían ser un archivo.

• Base de Datos: Es un conjunto de archivos relacionados entre si. Todos los archivos de licencias de conducir de un estado podrían ser una base de datos.

Tipos de campos

Los campos de una tabla separan los tipos de información contenidos en ella. Por ejemplo, cada registro en la tabla de alumnos tiene matrícula, nombre, carrera, semes¬tre, y cada campo existe en cada uno de los registros. Todos los registros de alumnos siguen la misma definición en la secuencia de sus campos. Por ejemplo, todos los alumnos deberán tener un número en su campo matrícula, y ninguno puede tener un dato alfabético en el lugar de la matrícula. Los campos de una tabla de base de datos son definidos por la persona que crea la tabla. Los diferentes productos de DBMS ofrecen una variedad de tipos de campo. Los tipos de campo más empleados comúnmente son los campos de texto, los campos de fecha y los campos numéricos, aunque son necesarios otros tipos especiales en algunas situaciones. Analicemos algunos tipos de campos:

Campos de texto Un campo de texto almacena una cadena o serie de caracteres alfanuméricos. Un campo de texto puede contener el nombre de una persona, el de una compañía, una dirección o cualquier otra información importante en texto. Un campo de texto también puede contener números, pero son tratados como si fuesen una serie de dígitos y no como el número al que representan. Es decir, no podrán ser utilizados para efectuar cálculos.

Campos numéricos y de tipo moneda LOS campos numéricos almacenan números. En la mayoría de los programas, es posible utilizar un formato de exhibición para los números. El número real del campo que se almacena en disco, no contiene ningún formato, pero cuando el programa exhibe en el monitor o en papel dicho número, puede agregar un separador de coma entre los miles y los millones, desplegar o no la precisión a la derecha del punto decimal e incluir otros caracteres especiales, como el signo de pesos. En caso de que el campo vaya a almacenar números grandes o núme¬ros que utilicen el punto decimal flotante, se puede utilizar un campo tipo numérico, pero con capacidad de utilizar más bytes de almacenamiento.

Un campo tipo moneda es un campo decimal con el formato de exhibición esta-blecido para representar dinero. Un campo tipo moneda exhibe sus valores con separadores de coma, dos lugares decimales de precisión para los centavos y un signo de pesos.

Campos de fecha y hora Éstos son campos especializados. Las fechas y horas se almacenan internamente como un número, pero se exhiben ya sea como una fecha o una hora. Cuando introducimos un campo de este tipo, el DBMS acepta la entrada del número como fecha u hora, pero convierte el dato a un número antes de almacenarlo en la base de datos. De esta manera, los datos ocupan menos espacio de disco y se pueden emplear para efectuar cálculos. Además, los DBMS proporcionan verificación automática de errores para fechas y horas, por ejemplo, cuando usted proporciona como entrada de un campo una fecha, el programa verifica el dato para asegurarse que se trate de una fecha válida.

Campos lógicos: campo lógico es un campo que puede almacenar uno de sólo dos valores. Los campos lógicos se pueden usar para cualquier tipo de datos donde sólo haya dos valores posibles (sí o no, falso o verdadero, prendido o apagado, apro¬bado o reprobado, etcétera).

Campos de memorándum (memo): Éstos son campos especiales que pueden con-tener información de longitud variable. Por ejemplo, en una ficha bibliográfica se em¬plearía un campo tipo memo para la descripción del libro.

Campos binarios Estos campos son especiales para almacenar objetos binarios. Un campo binario puede contener un archivo gráfico de imagen, un recorte artístico, una fotografía, una imagen de pantalla u otra muestra de arte gráfico o texto con formato. También se puede incluir un archivo de música y video, objetos OLE, como gráfi¬cos u hojas de trabajo creadas con una hoja de cálculo o procesador de textos.

Campos calculados Éstos se refieren a campos especiales para realizar cálculos. Un cálculo puede ser la suma de otros campos numéricos o una fórmula para calcular el impuesto en un subtotal.

Campos de contador Estos campos contienen un valor numérico único que el DBMS asigna para cada registro. Cuando introducimos el primer registro en una tabla vacía de la base de datos, se le asigna el número uno en su campo tipo contador, al segundo egistro se le asignará el número 2, y así sucesivamente.

Manipulación de los datos

El programa que administra la base de datos proporciona capacidades para que el usuario pueda agregar datos al archivo. Muchos paquetes proporcionan una pantalla amistosa que permite al usuario agregar registros. Durante esta operación, se muestra al usuario los campos en blanco que éste ha de llenar.

Estos programas también permiten modificar o borrar los datos. Cuando el usua-rio pide al programa la información de cierto registro, éste le muestra el registro solicitado y le da la oportunidad de efectuar modificaciones o de eliminarlo.

Además, el usuario puede consultar al sistema sobre algún dato específico. Las consultas le permiten al usuario accesar los datos sin modificarlos. El usuario puede también solicitar que se proporcione la información en determinado orden. Por ejem¬plo, se puede obtener una lista de los estudiantes de un grupo ordenados de acuerdo a su matrícula, u ordenados de acuerdo a la calificación que obtuvo cada estudiante.

OPERACIONES CON UNA BASE DE DATOS

Veamos con detalle las operaciones que se pueden efectuar en una base de datos:

Es la acción que se realiza para obtener un subconjunto de la base de datos que cum¬ple con ciertas características o restricciones. En nuestro ejemplo, podemos efectuar una consulta que muestre la información de todos los alumnos que estudien la carrera LIN:

MATRÍCULA

NOMBRE

CARRERA

SEMESTRE

EDAD

SEXO

271111

Pedro Hinojosa

UN

8

21

M

278822

Patricia Gómez

UN

6

19

F

271122

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