Benchmarking

EXPOSICION DEL BENCHMARKING

El concepto de “benchmarking” surgió a partir de los años ’80 cuando la Compañía Xerox se interesó en investigar cómo comparaba su desempeño con relación a sus competidores

El creador del Benchmarking es el señor Robert Camp, Con el respaldo de más de 17 años como director de Calidad del área de operaciones logísticas de Xerox, Camp es Ingeniero Civil de la Universidad de Cornell y posee un Master en Negocios de la Johnson School of Management de la misma Universidad. Además de haber trabajado para Xerox, donde comenzó su programa de expansión e intensificación del Benchmarking, su carrera incluyó el paso por las multinacionales Mobil Oil y DuPont.

Definición de benchmarking:

Tal vez por tratarse de un proceso relativamente nuevo, aplicado de diversas maneras por diversas compañías, existe una diversidad de definiciones de la palabra benchmarking. Entre ellas la que para nuestro concepto es la más completa:

Técnica gerencial basada en la comparación de los excelentes procesos-

DEFINICION

Benchmarking Un proceso(1) sistemático(2) y continuo(3)para evaluar(4)los Productos(5) servicios(5) y procesos de trabajo(5) de las organizaciones(6)que son reconocidas(7)como representantes de las mejores practicas(8)con el propósito de realizar mejoras organizacionales.(9).

El proceso consiste de cinco fases. El proceso se inicia con la fase de planificación y continúa a través del análisis, la integración, la acción y por último la madurez.

Definición paso a paso y sus implicaciones

Implicaciones

proceso | Involucra una serie de acciones que definen aspectos, y oportunidades; mide el desempeño: lleva a conclusiones basadas en un análisis de la información recopilada y estimula cambios y mejoras organizacionales. |

sistemático | Existencia de algún tipo de modelo o grafico de un proceso de Benchmarking, que estimule un conjunto de acciones recomendadas en un orden particular. |

continuo | El Benchmarking es algo que tiene lugar en un periodo de tiempo extenso. Para que la información del benchmarking sea significativa, debe ser considerada en un contexto que implique actividad organizacional durante largo tiempo. |

evaluar | El benchmarking es un proceso investigativo que produce información que le ayuda a la gente a tomar decisiones. |

Productos, servicios , procesos de trabajo | Practicas comerciales, operaciones, funciones |

Organizaciones | El Benchmarking se puede aplicar a cualquier organización que produzca resultados similares o que se dedique a prácticas comerciales similares. |

Reconocidas | Descubrir los nombres de las empresas que son conocidas como excelentes en el área examinada. |

Representantes de las mejores practicas Realizar mejoras organizacionales | Las organizaciones seleccionadas para investigación y análisis deben ser las más avanzadas posibles en lo que respecta se va a someter el proceso de Benchmarking.El propósito del benchmarking suele incluir alguna referencia a comparaciones y cambios. |

Tipo de bencmarkingh | Definición | Ejemplos | Ventajas | Desventajas |

Interno | Comparación de actividades similares en diferentes sitios o departamentos de la misma compañía | Fuji y Xerox comparan prácticas de fabricación dentro de la misma organización | Los datos suelen ser fáciles de recopilarBuenos resultados para compañías diversificadas | Campo de visión limitadoSujeta a prejuicios internos |

Competitivo | Competidores directos que venden a la misma base de clientes | CannonRicohKodakSharp | Información concerniente a los resultados del negocioPrácticas o tecnologías comparablesHistoria de recopilación de información | Dificultades para la recopilación de datosProblemas de éticaActitudes antagónicas |

Funcional | Comparación con organizaciones acreditadas por tener lo más avanzado en productos, servicios o procesos. | Federal Express (rastreo del estado de despachos)Américan Express (servicio al cliente) | Alto potencial para descubrir prácticas innovadorasTecnologías o prácticas fácilmente transferiblesDesarrollo de redes profesionalesAcceso a bases de datos pertinentesResultados estimulantes | Dificultad para transferir prácticas a un medio diferenteAlguna información no es transferibleConsume tiempo |

ETAPAS DEL BENCHMARKING

1. Determinar a que se le va a hacer benchmarking: identificar clientes, necesidades e identificar y asegurar los recursos necesarios.

2. Formar un equipo de benchmarking: la mayor parte son actividades de equipo y los papeles y responsabilidades son asignadas a los miembros.

3. Identificar los socios de benchmarking: utilizar fuentes de información e identificar las mejores prácticas industriales y organizacionales.

4. Recopilar y analizar la información de benchmarking: se seleccionan los métodos específicos de recopilación, la información se realiza de acuerdo con las necesidades del cliente original.

5. actuar: esta etapa del proceso esta influenciada por las necesidades del cliente original y por los usos de la información.

• Determinar a qué se le va a hacer benchmarking. La primera etapa del proceso es identificar a los clientes para la información del benchmarking y sus necesidades, y definir los asuntos específicos a los cuales se les va a hacer en benchmarking. Definido esto, se procede a identificar y a asegurar los recursos necesarios (por ejemplo, tiempo, presupuesto, personal) para llevar a cabo una exitosa investigación.

• Formar un equipo de benchmarking: Aunque el benchmarking puede ser conducido por individuos, la mayor parte de los esfuerzos son actividades en equipo. El proceso de escoger, orientar y dirigir un equipo es la segunda etapa importante del proceso de benchmarking, Los papeles y las responsabilidades específicas se les asignan a los miembros del equipo. Se introducen herramientas de manejo de proyectos para garantizar que las tareas de benchmarking sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas claves del proyecto sean identificadas.

• Identificar a los socios del benchmarking: La tercera etapa del proceso es identificar fuentes de información que se utilizarán para recopilar la información de benchmarking. Estas fuentes son empleados de organizaciones en que se practica el benchmarking, asesores, analistas, fuentes gubernamentales, literatura de negocios y comercio, informes industriales y bases de datos computadorizadas, entre otras. También se incluye en esta etapa el proceso de identificación de las mejores prácticas industriales y organizacionales.

• Recopilar y analizar la información de benchmarking: Durante esta etapa del proceso, se seleccionan los métodos específicos de recopilación de información. Es importante que los responsables de esta actividad sean expertos en estos métodos. Se contactan los socios del benchmarking, y se recopila la información de acuerdo con el protocolo establecido, y luego se resume para hacer4 el análisis. La información se analiza de acuerdo con las necesidades del cliente original, y se producen recomendaciones par la acción.

• Actuar: Esta etapa del proceso está influenciada por las necesidades del cliente original y por los usos de la información de benchmarking. La acción que se realiza pude oscilar entre producir un solo informe o producir un conjunto de recomendaciones para la implementación real del cambio, basado, al menos en parte, en la información recopilada durante la investigación de benchmarking. Se incluye cualquier actividad de seguimiento, incluyendo la continuación del proceso de benchmarking.

1. QUE COSAS SE PUEDEN SOMETER AL BENCHMARKING?

Existen 5 áreas claves que pueden ser sometidas al proceso de Benchmarking

Productos y Servicios: Productos terminados. Características, sistema de orientación al cliente, servicio post venta, innovaciones, etc.

Procesos de Trabajo: Si los productos y servicios definen el qué del Benchmarking, los procesos de trabajo definen el cómo, es decir , cómo se producen los productos o servicios y/o como reciben apoyo.

Funciones de Apoyo: Comprenden procesos y procedimientos de Benchmarking que no están directamente relacionados con la producción real de productos o servicios que se les ofrecen a los consumidores externos. Un ejemplo de este tipo de Benchmarking es el análisis de los sistemas de remuneración de los colaboradores; esto puede comprender escalas de pago, diversidad en la elección de remuneración, el proceso de ajustar las escalas de remuneración , etc.

Desempeño Organizacional: Comprende aquellos resultados que definen el éxito en las utilidades de una organización; costos (gastos) e ingresos ( entradas ). Además los indicadores específicos del desempeño aplicables al proceso de producción pueden ser el tema de las investigaciones de Benchmarking, por ejemplo, porcentajes de depreciación, costo de capital , rendimiento, rotación de activos, etc.

Estrategia: Algunas organizaciones hacen Benchmarking en las estrategias corporativas o funcionales para entender cómo ciertas compañías obtienen ventajas competitivas. La idea de Benchmarking de estrategias se extiende mucho más allá del análisis de la competencia y se enfoca en las estrategias de casi cualquier organización que se haya ganado una reputación de excelencia. Actualmente el enfoque del Benchmarking estratégico suele estar sobre un área funcional particular y no sobre la estrategia general de la industria o corporación. Por ejemplo, una organización que esté interesada

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