COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Cuando se trata de elaborar un número reducido de documentos no existe mayor complicación, sin embargo, la situación cambia cuando se requiere de una docena o cientos de ellos, lo cual es muy común en un ambiente laboral etiquetando información, personalizando oficios, elaborando memorándum de trabajo o invitaciones para una reunión, entre otros.

Considerando lo anterior, el procesador de textos cuenta con una opción denominada "Combinación de Correspondencia". Antes de trabajar sobre este tema, es importante destacar lo que se está describiendo para este caso.

 Analicemos los datos que se tienen presentes para utilizar una combinación que permita la generación masiva de información utilizando un patrón como base:

1.        ¿Qué tipo de documento se requiere elaborar?

2.        ¿A cuántas personas se tiene que dirigir la información?

3.        ¿Se cuenta con la información de las personas a las que se va a dirigir el documento?

4.        ¿En qué formato se encuentra la información de las personas?

5.        ¿Cuento con las herramientas necesarias para procesar la información solicitada?

Considera una "cartera de clientes", cuya información se encuentra almacenada en un banco de datos que fue generada en un procesador de textos, en una hoja electrónica de cálculo o incluso en una base de datos. La "cartera de clientes" contaba inicialmente  con información básica, lo cual facilitaba su inserción, búsqueda y consulta de datos de manera manual. Con el paso del tiempo y la frecuente visita de clientes, la base de datos fue creciendo al grado de requerir procesos automatizados para la búsqueda y ubicación de información.

[pic 1]

Desarrollo del esquema funcional con tecnologías conocidas

Una vez analizados los datos y diseñado nuestro esquema, lo vamos a pasar a la computadora. Para ello se procederá a desarrollar un banco de datos, el cual utilizaremos para generar los diferentes documentos que se puedan requerir dentro de una empresa.

Utilizando el "Explorador de Archivos" y el procesador de textos propuesto, vamos a proceder con los siguientes pasos para dar inicio a nuestra actividad:

a) Creación del ambiente de trabajo.

1.        Abrir el "Explorador de Archivos" y buscar en el disco duro la carpeta  rio\Mis Documentos". En el lado izquierdo de la pantalla se despliega el árbol jerárquico de carpetas que contiene el disco duro de la computadora; buscar y seleccionar el directorio <Mis Documentos> dando doble clic. Recuerda que el <usuari0> es el nombre de la sesión con la que se inició Windows y <Mis Documentos> es una carpeta que se crea por defecto cuando se instala una de las versiones recientes de Windows,

2.        Una vez dentro de la carpeta   Documentos" sobre la parte derecha de la pantalla y dando clic al botón derecho del mouse, se despliega un menú emergente con varias opciones; selecciona en la parte baja del menú la que dice <Nuevo> y luego elige la que dice <Carpeta>. Con esto se creará una nueva carpeta a la cual le pondrás algún nombre, por ejemplo "EmpresaX" o el nombre que hayan decidido en clase.

3.        Cierra tu Explorador de Archivos y podrás continuar con la actividad.

b) CONFIGURACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO EN EL PROCESADOR DE TEXTOS.

4.        Busca el acceso directo del procesador de texto en el Escritorio de tu computadora; mediante la línea de comandos «Windword.exe> o en la Barra de Tareas de Windows, y ejecuta la aplicación.

5.        Abre un <Nuev0> documento y guárdalo como «Cartera de Clientes.docx" (la extensión .docx aparece a partir de la versión 2007), en la carpeta que se creó para la "EmpresaX".

6.        Configura la hoja de trabajo para que sea a un tamaño adecuado (por ejemplo hoja oficio o legal). Selecciona la pestaña <Formato> y busca en la sección <Configurar página> la opción <Tamaño> desplegando el menú con la flecha hacia abajo Y elige la que dice "Oficio".

7.        En la sección de <Configurar página> se encuentra la opción <Orientación>, despliega el menú y elige "Horizontal", para mejorar la visibilidad de los datos.

c) Creación de la rejilla de trabajo,

8.        Ahora procedemos a crear la fuente de datos (banco de datos). Para ello, debemos posicionarnos en la hoja recién configurada y en el renglón que aparece por <defecto>.

9.        Selecciona la pestaña «Insertar> y luego elige la opción «Tabla>, despliega sus opciones y selecciona la que dice \lnsertar tabla...". En la ventana modal ingresa el número de columnas que identificamos, en este caso son los datos que se anotaron en el diseño del esquema funcional para conformar la «Cartera de Clientes", es decir, trece columnas; y para los renglones se pueden elegir diez para iniciar. Por el momento, puedes dejar por <Defect0> todos los demás valores. Finalmente, dale <Aceptar> y entonces aparecerá dibujada la rejilla que necesitamos. No olvides guardar tu archivo antes de continuar.

10.        Ahora captura en la primera fila de la rejilla creada, los nombres de los datos identificados en el diseño del esquema funcional y guarda el archivo. Si consideras necesario puedes cambiar el tamaño de la letra a 10 puntos. Utiliza la letra  tipo por <defect0>, únicamente considera que sea legible y de fácil lectura (por ejemplo Times New Roman, Arial o Calibri).

11.        Captura algunos datos en el documento recién creado para tener al menos los diez registros de clientes.

12.        Cierra el documento y está listo para usarse por la empresa.

d) Diseño del documento modelo.

13.        Para efectos del ejercicio propuesto, se utilizará un ejemplo sencillo que es un oficio a manera de invitación para los clientes de la Empresa x por el lanzamiento de sus nuevos productos.

14.        Considera que los oficios se elaboran en una hoja membretada con el logo de la empresa y, generalmente, forma parte de un documento llamado Identidad Corporativa, diseñado conceptualmente para tener una imagen distintiva y única   (imagen, formas, tipografías, formatos y colores, entre otros datos).

15. El membrete contiene el nombre completo de la empresa o las iniciales. Así como los datos generales de la empresa como son: domicilio, número exterior, teléfono, ciudad, estado, página oficial, redes sociales, correo electrónico, entre Otros datos.

16.        Se inicia con la fecha y/o número de oficio (siempre que exista un control administrativo para este efecto), así como el asunto del documento.

17.        Se continúa con el nombre de la persona, su cargo y nombre de la empresa a la que pertenece, así como la palabra "Presente".

18.        Suele agregarse un segundo apartado en el que se utiliza un saludo inicial, parecido a "Estimado Señor", "Estimado Amigo". Las palabras "Señor" o "Amigo" pueden cambiarse por la profesión del destinatario.

19.        Posteriormente, se tiene el cuerpo del documento donde se detalla el asunto a tratar.

20. Se agrega una despedida formulada por la empresa o se utiliza alguna salida protocolizada por la identidad de la empresa. Asimismo, se incluye un "Atentamente" antes de la firma del Presidente, Gerente o Ejecutivo de la empresa, encargado de realizar las invitaciones (esto se define generalmente en la Junta de Gobierno de la empresa).

24.        Existen dos formas de generar una Combinación de Correspondencia", la primera y la más simple es abrir el Asistente para seguir paso a paso las indicaciones. La otra es la que se hace de manera manual y se integra de acuerdo a la necesidad de cada uno, eligiendo las opciones requeridas únicamente. Aunque en ambos casos se pueden seleccionar o eliminar elementos, la forma manual es la recomendada.

25.        Se abre el  modelo' generado previamente. En caso de que no se tenga el modelo, entonces se procede a seleccionar la pestaña de <Correspondencia>; enseguida se ubica el cursor en la sección <iniciar Combinación de Correspondencia>; en esta aparecerán activas dos opciones únicamente, seleccionamos la primera creo y al desplegar su menú elegiremos la que dice A Carta', con lo cual se genera un nuevo documento, a partir del cual podemos iniciar el trabajo de combinación.

26.        En este caso nos hemos adelantado y ya se tiene creado el  modelo, por consiguiente se usará la segunda opción activa que es <Seleccionar destinatarios>; al desplegar el menú se tienen 3 opciones: la primera es crear una lista desde un inicio; la segunda es usar una lista existente" (banco de datos), opción con la que se cuenta hasta el momento, pues ya hemos realizado el trabajo previo, y finalmente, se pueden elegir contactos de una aplicación llamada Outlook, que es el mensajero integrado de Office. Seleccionamos la segunda opción y damos clic, para ello se abre el "Explorador de Windows" y se busca el directorio donde se ubica la "Cartera de Clientes! Abra el archivo (vincular) haciendo doble clic sobre él o seleccionándolo y después dando clic en <Aceptar>.

...