Combinaciòn De Correspondencia

COMBINACIÒN DE CORRESPONDENCIA

Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el documento principal: El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.

4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.

5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.

CREAR EL CUERPO DE LA CARTA

Para iniciar con nuestro proceso de combinación lo primero que debemos tener es el cuerpo de nuestra carta, por ejemplo:

CREAR LOS DATOS DE LAS PERSONAS A LAS CUALES ENVIAREMOS NUESTRA CARTA Y QUE GUARDAREMOS EN UNA BASE DE DATOS.

 Primero damos clic en la ficha del menú correspondencia.

 Después nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta:

Al no disponer de una lista para usar, crearemos esa lista, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que hacer clic en dicha opción, y nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como se puede ver arriba, daremos clic en Personalizar columnas. Y nos aparecerá un cuadro como este:

Estos son todos los campos que vienen por defecto. En los campos existentes, pueden haber algunos de ellos que no nos interesen, pero podemos eliminarlos de la siguiente manera, por ejemplo: voy a eliminar el tratamiento, como lo veremos en el siguiente cuadro:

Damos clic en tratamiento y luego en la opción eliminar. Seguido de esto, nos aparecerá un cuadro de dialogo, con un mensaje de advertencia, como este:

Mensaje que aceptamos, dando clic en sí y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que sí desaparece para nuestra lista personal) y así sucesivamente seguimos quitando los campos sobrantes, o los que no necesitamos.

Otra cosa que podemos hacer, es cambiar el nombre de algún campo. Por ejemplo así:

Por ejemplo: queremos cambiar la provincia o estado, lo hacemos dando clic sobre éste y luego clic en cambiar nombre, y nos aparecerá una nueva ventana como esta:

Ahí realizamos el cambio o el nombre que le queremos colocar y damos clic sobre el botón Aceptar para que lo tome.

Igualmente, podremos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto, tan solo tendremos que hacer lo siguiente: damos clic sobre el campo y luego sobre el botón Subir, como aparece en el siguiente ejemplo:

Tras realizar todos los cambios que sean necesarios a través de las operaciones explicadas, no queda más que dar clic sobre el botón Aceptar, de forma que todos los cambios quedan guardados, a nuestro gusto o los requeridos.

BASE DE DATOS CON DIRECCIONES PARA USAR EN LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Una vez que hemos dado aceptar, pasaremos a insertar o a escribir los datos de nuestros clientes o personas que les queremos llegar hacer la comunicación o invitación.

Como se observa en la gráfica, hemos ido campo por campo introduciendo los datos en cada uno de ellos; de esta forma tenemos la primera fila completa con los datos de nuestros clientes. Es de suponer que necesitemos introducir los datos de muchas más personas, así que para introducir una nueva fila con campos que nos permitan poder cargar los datos de otras personas, daremos clic en el botón Nueva entrada, de esta forma seguimos hasta tenerlos todos. Y nos quedara de la siguiente forma:

Cuando ya terminemos de digitar toda la información de nuestros clientes, daremos clic sobre el botón aceptar, (como se muestra en el cuadro de arriba). Ahora solo tenemos que guardar todos nuestros datos:

Se trata de elegir una carpeta donde guardar estos datos (base de datos) y darle un nombre al archivo, por ejemplo así:

Fíjate que

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