CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

• Organización de eventos: es el conjunto de acciones, etapas y procesos cuyo objetivo principal es la consecución de un determinado acontecimiento.

En la organización de eventos tienen un papel determinante los recursos humanos, en lo que refiere a la parte final o concepto de organización de eventos y cuando se compara con lo que se refiere a eventos naturales, es fácil encontrar la diferencia en el entendido que los eventos de tipo natural no interviene la mano del hombre, lo que no sucede en la organización de eventos donde ya hemos indicado que todo acontecimiento, actividad programada, requiere indiscutiblemente la participación de recursos humanos, considerando este aspecto un pilar fundamental en la organización de eventos.

CLASIFICACION DE EVENTOS

Existen una serie de clasificaciones a objetivo de estudiar este concepto, sin embargo, hoy en día se aplica de manera sintética la clasificación que ubica los eventos en sociales o corporativos empresariales.

• Eventos de tipo social: buscan principalmente la diversión de un determinado público o de los invitados, pueden ser masivos o un grupo de personas más reducido,
• Evento corporativo: están encaminado s a incentivar, promover, capacitar, promocionar y comunicar a las empresas y sus diferentes públicos.

Está dirigido a mostrar siempre los aspectos relacionados a una empresa, siempre se requiere mayor coordinación ya que se busca una buena presentación que convenza a un grupo de personas.

CARACTERISTICAS DE LOS EVENTOS

A los fines organizativos, un evento es una confrontación del saber alcanzar una determinada materia, del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas.

• Evento tipo corporativo: congresos, foros, conferencias, seminarios, paneles, simposios, talleres, asambleas, convenciones, workshop, outdoor (más representativas).
•  Evento de tipo social: bodas, 15 años, primera comunión, bautizos, fiesta de graduación, cenas cocteles.

EVENTOS DE TIPO CORPORATIVO

• Conferencias: estas suelen ser grandes reuniones de gran interés, estos eventos son formales y requieren oradores conferencistas que aborden un tema en específico, se invita a interactuar no en el mismo modo de unba conversación o seminario.
• Seminarios: Los seminarios tienen el propósito solamente educativo e implican pequeños grupos de personas, interacción es la parte principal de este, es donde se le da tiempo a los invitados hacer pregunta  los oradores.
• Reuniones: las reuniones pueden ser la interacción, de dos o más personas, son las oportunidades para discutir los conceptos actuales o de una determinada empresa la estrategia o acuerdo entre dos o más empresas son los temas de una reunión, pueden ser llevadas por lo tanto para los empleados o representantes de una empresa. Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus ofertas o servicios, esto se da principalmente en los sectores industriales. Un punto importante en las ferias son los stand por lo que las empresas utilizan diferenciadores para destacar su producto, el objetivo además de sostenible es impactar o sorprender al público y crear gran impacto visual.
• Conferencia de prensa: estas son las entrevistas realizadas específicamente por los medios de comunicación por lo general es por lo acontecimientos recientes, generalmente un representante de cada empresa es acreditado para el caso será quien lleve a cabo la conferencia de prensa y responderá las preguntas a los medios de comunicación en un acto preparado para tal efecto existen varios elementos para realizar a cabo este evento. Iniciar con puntualidad este punto con frecuencia produce tensión, pues los reporteros tienen agendas apretadas, realizar un boletín de prensa con la información concisa con el tema a presentar, es mejor si se acompaña con fotos y videos dependiendo del tema, si es empresarial o presentación de un producto se coloca un           , cuando un nuevo producto se está realizando un lanzamiento se considera como primera aparición, el producto se demuestra y se explica sobre su eficacia, utilidad y contribución a la industria, el producto debe estar disponible para su venta, generalmente se toma en cuenta varios aspectos para su lanzamiento.

ELEMENTOS ESCENCIALES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Son cinco los pilares sobre los cuales se va a establecer la organización de un determinado evento:

• Infraestructura: cada tipo de evento sea este social o corporativo va a requerir de manera particular el ambiente donde realizara la actividad conforme a los requerimientos propios de dicho evento. En la etapa organizativa o pre evento antes de realizar más preparativos debemos ubicar el lugar adecuado y que cumpla con las necesidades de tipo de evento.

Ej.:  un seminario por lo general tiene previsto para su realización un ambiente cuyo formato contemple un armado tipo auditorio, con una excelente vista al escenario donde está presente al expositor, es ´referible un espacio donde no existan columnas u otro impedimento que impida una buena apreciación.

• Soporte técnico y audio visual
• Provisión de alimentos y bebidas
• Logística
• Recursos humanos

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