Conceptos Básico Necesarios Para La Organización De Eventos

ACTIVIDAD

CONCEPTOS BÁSICOS NECESARIOS PARA ORGANIZAR EVENTOS

1. Defina qué es un evento.

R/ Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva aun motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación ya que por medio de este nos permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

Algunos propósitos que se persiguen con la organización de un evento son:

o Intercambiar experiencias o resultados

o Mercadear productos o servicios.

o Divulgar ideas

o Transferir conocimientos

o Entablar relaciones de tipo social y de negocios.

2. Cómo se clasifican los eventos según: tamaño, temática.

R/ Los eventos se clasifican en:

SEGÚN SU TAMAÑO

 GRANDES EVENTOS: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto número de personal de apoyo. Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de futbol.

 MEDIANOS EVENTOS: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados, festivales escolares.

 PEQUEÑOS EVENTOS: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, ni mucho apoyo y recursos. Ej. Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.

SEGÚN LA TEMÁTICA O ÁREA DE COMPETENCIA

 FESTEJOS POPULARES

 Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles).

 Internacionales: característicos de regiones de diferentes países.

3. Lugar.

R/ Lugares donde se puede realizar un evento:

 Al aire libre.

 En espacios cerrados.

 En la ciudad y en el campo.

4. Defina a cada uno de los siguientes agentes que intervienen en un evento: participantes , facilitador, ponentes, asistentes, invitados de honor, invitados, público asistente, colaboradores, patrocinadores, auspiciadores, organizadores,

R/ Clasificación de algunos agentes que intervienen en un evento

 Participantes.

TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO: conferencias o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores.

 INVITADOS Y/O ASISTENTES: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos

 CONFERENCISTAS O PONENTES: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.

 COLABORADORES: Quienes ayudan a planificar y organizar el evento.

 PATROCINADORES: Patrocinadores o auspiciadores del evento; quienes aportan una ayuda económica o en especie; pueden contribuir con la mayoría de los regalos y premios del evento.

 ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

5. Qué es el perfil de los asistentes de un evento.

R/ Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. Si no estás completamente seguro del público al que te vas a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.

6. Cuál debe ser el perfil profesional de un organizador de eventos.

R/ Conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de una determinada profesión. Son analíticos, pues posibilitan orientar y promover el comportamiento futuro e identifican espacios y condiciones disponibles para desarrollar determinadas estrategias y acciones. Y obedecen a la racionalidad esbozada por el currículo del plan de estudios.

7. Cuáles son las etapas de un evento y en qué consisten cada una.

R/ A la hora de organizar un evento hay que tener en cuenta unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

• Elaboración de la lista de invitados

• Envío de las invitaciones correspondientes

• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

• Contratación de catering

• Contratación de un ambiente musical

• Decoración del local

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