Conceptos Básico Necesarios Para La Organización De Eventos

ACTIVIDAD

CONCEPTOS BÁSICOS NECESARIOS PARA ORGANIZAR EVENTOS

1. Defina qué es un evento.

R/ Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva aun motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación ya que por medio de este nos permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

Algunos propósitos que se persiguen con la organización de un evento son:

o Intercambiar experiencias o resultados

o Mercadear productos o servicios.

o Divulgar ideas

o Transferir conocimientos

o Entablar relaciones de tipo social y de negocios.

2. Cómo se clasifican los eventos según: tamaño, temática.

R/ Los eventos se clasifican en:

SEGÚN SU TAMAÑO

 GRANDES EVENTOS: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto número de personal de apoyo. Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de futbol.

 MEDIANOS EVENTOS: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados, festivales escolares.

 PEQUEÑOS EVENTOS: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, ni mucho apoyo y recursos. Ej. Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.

SEGÚN LA TEMÁTICA O ÁREA DE COMPETENCIA

 FESTEJOS POPULARES

 Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles).

 Internacionales: característicos de regiones de diferentes países.

3. Lugar.

R/ Lugares donde se puede realizar un evento:

 Al aire libre.

 En espacios cerrados.

 En la ciudad y en el campo.

4. Defina a cada uno de los siguientes agentes que intervienen en un evento: participantes , facilitador, ponentes, asistentes, invitados de honor, invitados, público asistente, colaboradores, patrocinadores, auspiciadores, organizadores,

R/ Clasificación de algunos agentes que intervienen en un evento

 Participantes.

TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO: conferencias o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores.

 INVITADOS Y/O ASISTENTES: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos

 CONFERENCISTAS O PONENTES: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.

 COLABORADORES: Quienes ayudan a planificar y organizar el evento.

 PATROCINADORES: Patrocinadores o auspiciadores del evento; quienes aportan una ayuda económica o en especie; pueden contribuir con la mayoría de los regalos y premios del evento.

 ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

5. Qué es el perfil de los asistentes de un evento.

R/ Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. Si no estás completamente seguro del público al que te vas a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.

6. Cuál debe ser el perfil profesional de un organizador de eventos.

R/ Conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de una determinada profesión. Son analíticos, pues posibilitan orientar y promover el comportamiento futuro e identifican espacios y condiciones disponibles para desarrollar determinadas estrategias y acciones. Y obedecen a la racionalidad esbozada por el currículo del plan de estudios.

7. Cuáles son las etapas de un evento y en qué consisten cada una.

R/ A la hora de organizar un evento hay que tener en cuenta unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

• Elaboración de la lista de invitados

• Envío de las invitaciones correspondientes

• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

• Contratación de catering

• Contratación de un ambiente musical

• Decoración del local

• Contratación de transmisiones

• Micrófonos y atril en caso de posibles discursos

• Telefonía fija y móvil

• Proyectores

• etc...

• Compra de posibles obsequios a los asistentes

• Contratación de azafatas y/o intérpretes

Como podrá comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable.

 PRE-EVENTO

En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar un calendario de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencias designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar.

 DURANTE EL EVENTO

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado

 POST-EVENTO

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes: las actividades de seguimiento y la aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados

8. Qué se tiene en cuenta para definir la fecha y duración del evento.

R/ Para escoger la fecha de realización, y el período de duración se deben tomar en cuenta aspectos como la disponibilidad de la sede elegida y la coincidencia con otros eventos similares, que puedan distraer la atención del público objetivo. La duración esta también íntimamente ligada a la planificación de los objetivos de la exposición, y a la cantidad de público que se estime que pueda asistir a la misma.

9. Qué es un organigrama estructura general de un evento.

R/ ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un Organigrama.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

• Organigrama vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.

• Organigrama horizontal: comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

• Organigrama circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

• Organigrama de barras: Permite representar la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, según el nivel jerárquico.

• Organigrama clásico: El mas común de todos los Organigramas y el que presenta características mas importantes de la estructura organizacional. El Organigrama Clásico facilita la codificación de los órganos o las actividades de la organización.

10. A qué se le llama objetivos: general y específicos

R/ objetivo general

 Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.

 Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.

 Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.

 Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar

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