CONTABILIDAD

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

El fondo de caja chica esta constituida por un importe fijo de dinero en efectivo restituible, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos, dicho fondo sirve para cancelar obligaciones de valor reducido y por lo cual no es común ni frecuente que se paguen mediante la emisión de cheques.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo

b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho

que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la

Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

El funcionamiento de la caja chica debe estar reglamentado , por ejemplo:

a) - Establecer un limite maximo de pago o gastos (BS).

b) - Establecer limite de agotamiento para solicitar reposicion (BS).

C) - Toda erogacion debe estar soportada por sus respectivos comprobantes y firmas que autorizan el desembolso.

Creación

El fondo fijo se crea mediante la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estará a cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas.

Para ejemplificar esto, crearemos un fondo fijo por el monto de $2.000, con la emisión de un cheque contra el Banco X cuenta corriente. La registración sería así:

Sin embargo, en el caso que utilicemos fondo fijo pero sin cuenta recaudadora, lo cual se denomina “Caja chica”, es usual que los fondos para su creación se retiren de la cuenta “Caja”, como se ve en el siguiente ejemplo.

FUNCIONAMIENTO

Una vez creado el fondo fijo, el responsable del mismo efectuará todos los pagos correspondientes y conservará la documentación pertinente, esto hasta el final de periodo contable, o bien, hasta que el monto de dinero disponible disminuya hasta cierta cantidad. En este momento se debe proceder a la rendicion del fondo fijo, con la finalidad de volver a disponer del total del dinero previsto en el fondo

RENDICIÓN

A la hora de efectuar la rendición, el responsable del fondo fijo debe confeccionar lo que se llama “Planilla de rendición”, en la cuál se especifican todos pagos que fueron realizados acompañados de los comprobantes correspondientes a cada uno.

Esta planilla, acompañada de los comprobantes, es elevada al area contable para que este tome conocimiento de los pagos efectuados, realice el contro correspondiente, y registre las variaciones patrimoniales que se han producido.

ejemplo, en este periodo se tuvo que emitir pagos por servicios, adelantos de sueldos y se compraron diversas cosas para la actividad cotidiana de la empresa. Todo esto se realizó con el dinero del fondo fijo, por lo que la registración de la rendición será:

REPOSICIÓN

Una vez hecha y registrada la rendición, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su valor original. Para esto, la registración es muy similar a la de creación. Siguiendo con el ejemplo sería así:

AUMENTO

Una vez que la empresa tiene creado el fondo de caja chica, el custodio le informa al administrador, que dada la amplitud de los desembolsos se debe incrementar éste, en caso de existir tal solicitud se procede a realizar el incremento de caja chica

DISMINUCION

Una vez que la empresa tiene creado el fondo de caja chica, el custodio le informa al administrador, que dado los desembolsos se debe disminuir el fondo de caja chica, dado que hay un dinero que está inmovilizado, en caso de existir tal solicitud se procede a realizar tal disminución

ELIMINACION

Una vez que se ha utilizado caja , el administrador determina que no ex necesaria la presencia de ésta, razón por lo cual procede a eliminarla.

EL ARQUEO DE CAJA

consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

TRATAMIENTO CONTABLE

El tratamiento contable de las existencias es un aspecto fundamental en las empresas cuya actividad consiste en la comercialización o transformación de productos, pues su valoración contable afecta al resultado de la empresa.

Banco

Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros.

CUENTA BANCARIA

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.

Existen dos tipos principales de cuentas bancarias: las cuentas corrientes, para efectuar las operaciones bancarias del día a día, y las cuentas de ahorro para encomendar la custodia de fondos de un cliente.

CONCILIACION BANCARIA

La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco.

OBJETIVO

Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,

Ø Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo,

Ø Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,

Ø Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado,

Ø Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,

Ø Contabilizar todos los cargos bancarios,

Ø Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.

Los elementos que forman parte de una Conciliación Bancaria son los siguientes:

Depósitos: Están constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de las ventas al contado, los cobros.

Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.

Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real. Supone una obligación de pago para el banco, haciéndose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente). Para los efectos de la conciliación se considera un cheque pagado

Nota de crédito: Se llama así al documento que envía el banco a sus cuentas habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por Cobrar), remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos (Sobrante en Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, y otros conceptos.

Notas de débito: Documento que envía el banco a sus cuenta habientes (clientes) por concepto de disminución del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos Nocturnos), cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.

Carta de crédito: Instrumento financiero emitido por un banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito. Se usa generalmente en las importaciones de bienes.

Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa

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