CONTABILIDAD

DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CONCEPTO

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

El almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción.

Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de almacén tiene objetivos específicos que son los siguientes:

• Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción, previamente autorizadas.

• Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reorden.

• Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales.

• Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.

DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN E INSPECCIÓN

El departamento de recepción e inspección tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.

Son funciones de este departamento:

1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra.

2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los proveedores.

3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.

4. Entregar la mercadería a los almacenes.

La guía de recepción es un documento básico para el control interno de la compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad sirve para comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el proveedor. También se envían copias al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados) y al departamento de planeación (para planeación del inventario).

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

El departamento de producción es el motor de cada empresa de fabricación ya que sin ellos no hay productos para vender a los clientes. Junto con la producción de los bienes que un fabricante vende, el departamento de producción determina cuántos de esos bienes se pueden producir en un cierto tiempo determinado.

CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

La principal tarea del departamento de producción es asegurar que los bienes que produce cumplen las expectativas de calidad de los clientes. A pesar de que el departamento de calidad inspecciona el producto a través del proceso de fabricación, el departamento de producción tiene también algunas tareas de calidad. Cada paso mide la materia prima para asegurar que reúne las condiciones recomendadas antes de pasar al siguiente paso. Esta medida se hace de forma digital o por una máquina o operador de producción.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Funciones

 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.

 Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

ORDEN DE COMPRAS

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso, en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.

PEDIDO DE ORDEN DE COMPRAS

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad,

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