Caso Papiro

1.- Identificación del Problema

- Desabastecimiento de Aceites para el funcionamiento de Camiones

2.- Análisis de Causas

Hemos identificado las sgtes. causas:

- Malos Procedimientos de Flujo de Comunicación entre las partes

El caso presenta varias jefaturas y gerentes que interactúan entre sí, y la comunicación no es del todo eficiente. No todos los involucrados están necesariamente enterados de los requerimientos, como debiera de ser.

Por ejemplo el Jefe de Compras debiera saber del pedido de emergencia 15T-A-015, pero esto no ocurre,

Asimismo los Jefes de Almacén Tránsito e Importaciones tampoco se enteran del pedido de emergencia sino hasta que estos llegan (según indica el caso, se supone que se enterarían el miércoles 21, cuando ya todo el problema pasó),

- Duplicidad de Funciones

Los pedidos pueden ser generados desde varios departamentos y no solo desde la Jefatura de Compras, que es quién debiera concentrarlos,

El caso muestra que los pedidos de emergencia pueden ser girados al proveedor desde la Subgerencia de Almacenes, visados por el Gerente de logística, pero sin ser vistos por el SubGerente de Compras y mucho menos el Jefe de Compras. Esto está mal,

- Mala Definición del Stock de Seguridad

No se ha considerado correctamente el lead time de estos aceites,

No solo se deben asegurar que el proveedor mantenga un stock mínimo, sino que Tajo Abierto también debe contar con un mínimo de días, en función a los días que demore reponer el stock en la mina (5 días como mínimo, según la lectura),

Además este stock de seguridad debe atender contingencias de sobreconsumo, como lo que ocurre en el caso,

- Falta de Previsión Incremento de Demanda por Nuevos camiones

El aceite ACYT-200 no se compró en el momento correcto, sino con días de atraso.

3.-Usted es Patricio Navarro, ¿Qué medidas se tomarían para que no ocurra este problema de nuevo?

• Primero como Patricio Navarro, se debe entender que el lucro cesante originado porque una o varias de las máquinas en general y los camiones en específico - involucrados con el proceso de producción - dejen de funcionar, es altísimo. El proceso total no puede parar nunca. Esto es más importante que estar ahorrándome algunos días, revisando la reducción de stocks,

• Luego lo que se tiene que hacer es revisar los stocks de seguridad en el almacén de las 2 unidades mineras (Tinyata y Conamar), estimaríamos que considerando el tiempo de reposición y el transporte a mina y algún sobreconsumo, este debiera ser no menos de 7 días. Cuando el sistema indique 7 días, automáticamente debe pedirse una reposición desde la capital, a la empresa O&L, con quien se tiene un contrato de abastecimiento continuo (OC abierta). No basta con tener un stock en el proveedor, tenemos que tenerlo en mi almacén, el mínimo que necesito hasta que el proveedor me abastezca de nuevo. Creemos por esto que debieran ser 7 días como mínimo.

• El segundo punto sería sentarse con el proveedor y/o proveedores y hacer una figura similar para el aceite ACYT-200, que lo que se tiene con el aceite ACYT-100, es decir establecer una OC abierta con la figura del VMI. Una posibilidad aquí también podría ser estandarizar un solo producto, puede que el aceite ACYT-100 también lo utilice para los nuevos camiones, solo que en cantidades distintas. Habría que hacer un cálculo costo beneficio,

• Otro punto fundamental (tercero) es modificar los procedimientos y/o flujos de los pedidos. Todos los pedidos, incluso los de emergencia deben ser visados por el Jefe de Compras y el Subgerente de Compras (o cuando menos estos deben ser notificados) y además deben ser copiados el

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