Ciclo Contable

UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CONTABILIDAD TEMA: CICLO CONTABLE

GRUPOS: 1 Y 2 DOCENTE: DORIS PADILLA SUAREZ

EXPLICACION DEL PROCESO DE CICLO CONTABLE

Ciclo contable. Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables en forma cronológica, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros, ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado hasta la preparación de estados financieros (Estado de resultados y Balance General en este caso) con el fin de que los administradores, gerentes o socios con esta información evalúen los resultados de las operaciones para la toma de decisiones. Los estados financieros son: Balance general, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo. En este momento solo no ocuparemos de estudiar el Estado de resultados y Balance General.

• Ciclo contable - partes. Consta de las siguientes partes:

Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el balance general inicial y el comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares

I. ASIENTO DE APERTURA

Se registran los aportes que han hecho los socios que como se explicó antes se debita el activo que aporten y se acreditan por todo el valor la cuenta Aportes sociales, si se trata de una sociedad que se forma con aportes de los socios.

II. Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa (compras, ventas, pagos, etc) deben estar respaldadas por un soporte (recibos de caja, Comprobantes de egreso, facturas de compras, facturas de venta, consignaciones), los cuales permiten su registro en el comprobante de diario, el traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad

III. ASIENTOS DEL MES (Registros contables del mes)

También explicado antes la consignación en cuenta corriente, préstamo bancario o abono al préstamo, compra de activos fijos, compras, ventas, devoluciones en compras y devoluciones en ventas, registrando el Impuesto a las ventas, la retención en la fuente, o anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor a crédito, al contado y utilizando bien el sistema de inventario permanente o periódico. Abono de los clientes o a los proveedores y registro de Activos diferidos o pasivos diferidos, es decir, gastos pagados por anticipado o ingresos recibidos por anticipado.

Contabilizar los gastos del mes que en ese caso siempre se debitan y los ingresos del mes que siempre se acreditan

Cuando el trabajador solicita prestamos se debita la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores y se acredita 1110 Bancos

Cuando un socio solicita un préstamo a la empresa se debita la cuenta 1325 Cuentas por cobrar a socios o accionistas y se acredita la cuenta 1110 Bancos si se gira cheque.

Si se hace la apertura de un fondo de caja menor se debita la cuenta caja 1105 subcuenta 110510 cajas menores y se acredita 1110 Bancos

Cuando se hace reembolso de caja menor se debitan todos los gastos 5195 Diversos por papelería, útiles de oficina y otros conceptos (Consultar el Plan Único de Cuentas) y se acredita la cuenta 1110 Bancos por el cheque.

IV. Obtener Saldos debito o crédito de las cuentas registradas en los asientos de apertura y asientos del mes a través de las cuentas “T” y esos saldos se deben tomar para elaborar el balance de prueba o de comprobación

V. ELABORAR BALANCE DE PRUEBA

El Balance de Prueba conocido también como Balance de Comprobación, es un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance (Clase 1, 2, 3) como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, (Clase 4, 5, 6 Y 7) que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos.

Las cuentas de

1. ACTIVOS

5. GASTOS TIENEN SALDO DEBITO

6. COSTOS

Las cuentas de:

2. PASIVO

3. PATRIMONIO TIENEN SALDO CRÉDITO

4. INGRESOS

Así se deben mostrar en el balance de comprobación. A excepción de algunas cuentas como por ejemplo

1592 Depreciación Acumulada (Saldo Crédito)

6225 Devolución en compras (Saldo crédito)

4175 Devolución en ventas (saldo DEBITO)

Cierre del ciclo contable

VI. ASIENTOS DE AJUSTES

Son los registros que se realizan al finalizar el período contable con el fin de obtener cifras correctas que servirán de base para preparar los estados financieros cada vez que termina dicho período. También se hacen para corregir errores u omisiones (transacciones dejadas de registrar)

Se elaboran para llevar las cuentas a su valor real y con el propósito de causar los ingresos y gastos en el período contable, basados en el hecho que la contabilidad en Colombia es de causación y por lo tanto no se debe esperar el pago para registrar la transacción.

EXISTEN MUCHOS MAS, PERO ESTOS SON ALGUNAS CLASES DE AJUSTES

POR INGRESOS ACUMULADOS POR COBRAR

Son aquellos que la empresa ha devengado o ganado por servicios que ha prestado durante el período contable, pero no los ha recibido o cobrado al cierre del ejercicio.

Tales como: Arriendos, intereses, comisiones, honorarios, etc. El servicio se prestó pero no se ha recibido el pago.

Ejemplo:

Almacén Gales cedió en arrendamiento un local de su propiedad al señor Andrés Martínez por valor de $450.000 mensuales. Al 30 de septiembre de 2010 no se ha recibió este valor

Código Cuenta Débito Crédito

1345 Ingresos por cobrar 450.000

4220 Ingresos arrendamientos 450.000

En este caso es arrendamiento, pero si fueran comisiones, honorarios, servicios, intereses

se debitará siempre la cuenta:

1345 Ingresos por cobrar DEBITO

Y la otra cuenta dependerá de si se trata de

4210 Ingresos Financieros (Intereses)

Y así si es honorarios u otro ingreso esa será la cuenta crédito

GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR

Son gastos causados cuyo pago al cierre del período no se ha realizado, pero deben quedar registrados en el ejercicio contable que corresponde ese gasto para obtener resultados precisos.

Ejemplo:

A 30 de Septiembre de 2010 no se han cancelado los intereses del mes de junio a Pedro Díaz, sobre un préstamo de $1.000.000 al 5% mensual. =$50.000.

Debito Crédito

5305 Gastos Financieros 50.000

2335 Costos y Gastos por pagar 50.000

En este caso la Cuenta crédito siempre será Costos y Gastos por pagar

La Cuenta débito dependerá de

Si se trata de Servicios Públicos (Acueducto, Energía, Teléfono)

Si son Servicios Se debita 5135 Servicios

Si son Honorarios se debita 5110 Honorarios

Si es Arriendos se debita 5120 Arrendamientos

INGRESOS por PASIVOS DIFERIDOS

Son los ingresos recibidos por anticipado (que se habían registrado en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por anticipado) que representarían obligaciones y por lo tanto son del pasivo. Son compromisos adquiridos con terceros por pagos recibidos antes de prestar el servicio. Estos pagos no se pueden tomar como ingreso sino hasta que se contrapeste el servicio respectivo es decir, pase el mes y se cause.

Ejemplo:

El 1 de Septiembre nos cancela Andrés Márquez el arriendo de un local por los meses de Septiembre, octubre, noviembre y diciembre un valor de 1.200.000. Se recibe cheque

Debito Credito

1105 Caja 1.200.0000

2705 Ingresos recibidos por anticipado 1.200.000

Este es un asiento del movimiento del mes

Ahora si vamos a hacer el asiento de ajuste a Septiembre 30 de 2010

Como 1.200.000 corresponde a 4 meses significa que el mes de septiembre se debe causar por 300.000

Dividimos 1.200.000 entre 4 meses

Asiento de ajuste

Siempre se debita el Pasivo Diferido la cuenta 2705 Ingresos recibidos por anticipado

Debito crédito

2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000

4220 Ingreso Arrendamiento 300.000

La cuenta 2705 siempre va a ser el debito, el crédito dependerá si se trata de arrendamiento, intereses y otro ingreso en ese caso se acreditara el ingreso que corresponde como en este caso arrendamiento.

GASTOS por PASIVOS DIFERIDOS

Los gastos diferidos representan derechos de la empresa y por lo tanto forman parte de sus activos. Ejemplos como arriendos, intereses y seguros pagados por anticipado, nos indican que hemos cancelado un servicio antes de recibirlo por lo que podemos exigir su prestación.

Ejemplo:

El 1 de Septiembre de 2010 se cancela el arriendo de una bodega por los meses de Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de 2010. Se gira cheque por valor de 3.000.000

Código Cuenta Debito Crédito

1705 Gastos pagados por anticipado 3.000.000

1110 Bancos 3.000.000

El anterior es el asiento para registrar el pago

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