Clasificación De Los Sistemas De Archivo

Sistema alfabético

El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres.

1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

2.- En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- Cuando las personas tienen título o grado, éste se colocará al final del nombre

6.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

Araujo (de) Matos, Ana María

Bolaños Pérez Anel

Duarte (de) Casalta, Elsa

Fernández Gómez Elisa

Guzmán, J.

Guzmán, López Juan Ernesto

Guzmán, Páez Juan

Hinojosa González José

Santana (de) Galeano, Dilcia Dra.

Sosa Vázquez Juana María

Sistema Geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado

2. Ciudad

3. Provincia

4. Municipio

Jalisco, Guadalajara, Chevrolet

Jalisco, Guadalajara, Nissan

Nayarit, Tepic, Pepsi

Nuevo León, Escobedo, Gamesa

Nuevo León, Monterrey, Bimbo

San Luis Potosí, Cárdenas, Telmex

Sonora, Hermosillo, Bimbo

Tamaulipas, Abasolo, Sabritas

Tamaulipas, Tampico, Coca-Cola

Veracruz, Minatitlán, Barcel

Sistema cronológico

Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

-2003 -2004

-Enero -Marzo

-12 Ing. Juan Gómez -10 Lic. José Guzmán

-14 Dr. Miguel Pérez -12 C.P. Luis Del Ángel

-Febrero -13 Dr. Esteban Martínez

-05 L.A.E. Francisco Gonzales -25 C. Miguel Gonzales

-09 Ing. Araceli López -30 Lic. Antonio Gómez

Sistema por asuntos

La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

Mueblería Perbe

Abanicos de Piso Mesas

Abanicos de Techo Tapetes

Puertas Televisiones

Sistema por números (Numérico)

Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado.

1122 Ing. José Zúñiga 1124 C.P. Ana Gonzales 1126 Lic. Ángel Medina

1123 Lic. Juan López 1125 Dr. Ernesto García

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