Como Dirigir Reuniones Efectivas

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

El líder o facilitador de la reunión es responsable de definir el tono de la reunión, mantener la discusión alineada y asegurar que todos los participantes tengan una oportunidad justa de ser escuchados. El líder o facilitador también resume los puntos más relevantes y asocia las cosas cuando la discusión se encuentra entre diferentes temas interrelacionados. Ocupar el rol de líder o facilitador no es una tarea sencilla, especialmente cuando las agendas personales chocan o existen malos entendidos. Aunque una reunión bien planificada reduzca significativamente las sorpresas y confusiones, no existe garantía alguna de que todo ocurra como se ha planificado, incluso con la mejor planificación. A continuación se presenta un listado de guías sugeridas para manejar reuniones efectivas:

Comience y termine a las horas indicadas: Si usted comienza la reunión cinco o siete minutos después de lo acordado, usted está comenzando tarde. Comenzar la reunión tarde envía el mensaje "está bien que comencemos tarde" y demuestra una falta de respeto y aprecio por aquellos que hicieron el esfuerzo de llegar a tiempo. Algunas personas pueden tener reuniones inmediatamente después de terminar la suya. Terminar en tiempo es una muestra de respeto del tiempo valioso de los participantes. Sin embargo, nadie se quejará si es afortunado de terminar antes de tiempo.

Utilice la agenda: Revise la agenda con los participantes antes de comenzar la reunión y pregúnteles si se requiere hacer algún cambio en los tiempos definidos y el contenido de la discusión. Continuamente haga referencia a la agenda durante la reunión para mantener la discusión centrada en el propósito definido y los temas específicos de la agenda. De ser posible, ubique la agenda en un lugar visible para todos los participantes, esto permitirá hacer referencia a la misma cuando la discusión aparente ir fuera de rumbo.

Utilice un rota folio o pizarrón de ideas: Cualquier idea que no esté relacionada con el tema en revisión se escribe en el rota folio o pizarrón. Esta herramienta tiene dos propósitos de gran valor:

o Almacena ideas valorables para ser consideradas en un tiempo apropiado y conveniente.

o Permite que la discusión se mantenga enfocada en el tema de agenda.

Utilizar el rota folio o pizarrón de ideas permite de forma efectiva mantener la discusión enfocada y permite que las personas mantener sus pensamientos e ideas sin ser contraproducente para la reunión. Durante la reunión el líder deberá anotar los pensamientos e ideas conforme se vayan presentando, o los participantes deberán anotar sus propias ideas cuando sientan que la discusión se esté dirigiendo fuera de rumbo.

Establezca y utilice reglas: Deberán ser reglas explícitas que el grupo debe acordar seguir para ayudarlos a facilitar el proceso de discusión. Ya sea que el grupo las formule o que el líder o facilitador las presente, todo el grupo deberá alcanzar un consenso para cumplir con las mismas. Se podrá utilizar un cartel o pizarrón para escribir las reglas para que todos las puedan tener a la vista. Las reglas permiten establecer expectativas de la forma en que las cosas deben realizarse en la reunión. Las reglas son utilizadas para facilitar la interacción del grupo, no para restringirla. Ejemplos de reglas que típicamente pueden ser utilizadas son: llegar e iniciar a tiempo, pegarse a la agenda, todos deben participar, separar las personas del problema, respetar los diferentes puntos de vista.

Controlar a las personas "Dominantes": Debe asegurar que cada individuo tenga una oportunidad justa de expresar sus ideas y opiniones. No permita que una sola persona domine la discusión. De igual importancia es asegurarse que los participantes callados estén expresando sus ideas y opiniones. Esto puede requerir que el líder o facilitador se dirija directamente al participante callado y le pregunte por su opinión o alguna idea que desee compartir con los demás.

Lleve comida: La comida energiza y motiva a las personas más efectivamente que cualquier otra táctica para reuniones. Aunque muchas personas todavía prefieran el café y donas estándar, alternativas como frutas, jugo y pasteles pueden ser provistos. Para reuniones por la tarde, galletas, dulces, frutas y queso son algunas sugerencias.

Resumir: Concluya las reuniones resumiendo las discusiones, decisiones, tareas delegadas, fechas límite y cualquier acción requerida por los participantes. Dependiendo del tiempo disponible, diríjase al rota folio o pizarrón para revisar las ideas y opiniones hechas y decidir si se incluyen en la agenda de la siguiente reunión. Incluya en el resumen cualquier plan de revisión para seguimiento o la necesidad de calendarizar una reunión posterior. Es más sencillo calendarizar la siguiente reunión cuando todos se encuentran en la mesa, que esperar y contactar cada participante por separado.

Introducción

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.

Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarlo a organizar sus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?

• ¿Una teleconferencia sería suficiente?

• ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?

Alcance de la reunión

• Número y capacidad de los participantes:

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