Manejo de tiempo y reuniones efectivas

Habilidades Gerenciales

NRC 18593

Manejo de tiempo y reuniones efectivas

Presenta:

Luz Ángela Martínez Pava ID  000475059

Yeidy Acosta Guzmán ID 000545578

Ana Victoria Lozano ID 000583472

Diana Carolina García ID 000512821

Docente:

Javier Mauricio Rodríguez Meneses

Uniminuto Corporación Universitaria Minuto De Dios

Facultad De Ciencias Empresariales

Administración De Empresas

VIII Semestre

Ibagué Tolima[pic 1]

Introducción

       La administración del tiempo nos hace referencia a la forma en que organizamos y planificamos todo en nuestra vida y las horas que gastamos ejecutando actividades específicas, sin embargo esto es subjetivo, dado a que el manejo del tiempo está inmerso en cada persona de acuerdo a sus intereses, necesidades y expectativas; Constantemente nos vivimos quejando sobre la falta de tiempo y no nos damos cuenta que es algo que no podemos ahorrar, no podemos retroceder y es imposible recuperar. Lo único que podemos hacer con él, es decidir la forma en la que lo utilizaremos.

       Una mala gestión del tiempo puede afectar nuestra vida laboral y como resultado ser muy  poco efectivos dentro de una organización, desperdiciar el tiempo implica en ocasiones que se alargue nuestra jornada laboral debido a la acumulación de tareas, sin embargo pasar más horas en la empresa no significa que seamos más eficientes o productivos, por el contrario se traduce a incumplimiento de objetivos y aumento de costos. Gestionar el tiempo es algo más que una prioridad en cualquier colaborador, es la principal tarea y tal vez la más complicada, pues siempre habrán distractores que ocasionen pérdida de tiempo en la realización de sus funciones por tal razón sea cual sea la profesión que ejerzamos debemos aprovechar el tiempo que en vez de malgastarlo

       En el siguiente trabajo hablaremos de la Administración del tiempo y la importancia de las reuniones efectivas, ya que en cualquier organización la duración de las reuniones pueden llegar a convertirse en una “pérdida de tiempo” cuando no se cuenta con la planificación y una objetividad clara, lo que hace tener la sensación de pérdida de tiempo y sin acciones claras para llevar a cabo, lo cual pone en duda la eficacia de las mismas.

Objetivos.

• Definir claramente la importancia del buen uso del tiempo.
• Analizar los factores  generadores de pérdida de tiempo.
• Aprender cómo podemos organizar y manejar mejor nuestro tiempo.
• Examinar cómo tener reuniones de trabajo eficaces.

1. Objetivos, antecedentes y premisas del manejo del tiempo

       El tiempo es un recurso valioso y disponible para todo el mundo, no todas las personas saben aprovecharlo, suelen aplazar la toma de decisiones importantes que ocasionan pérdida de tiempo y oportunidades muy valiosas. Normalmente la pérdida de tiempo ocurre cuando actuamos sin pensar, cuando no diferenciamos sobre lo urgente y lo importante, terminamos por hacer siempre lo más urgente. De modo que realizar una buena administración del tiempo, permitirá la consecución de nuestros objetivos  tanto personales como laborales.

El objetivo principal de la administración del tiempo es ayudarnos a gestionar nuestro tiempo a tomar  las mejores decisiones y con una visión enfocada en lo que realmente queremos conseguir en nuestro desarrollo profesional y personal.

Algunas de las características del tiempo son:

• Igualitario: Todos, pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el tiempo.
• Inelástico: No podemos recortar o ampliar el tiempo. El día tiene 24 horas.
• Indispensable: Para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo.
• Insustituible: El tiempo no se puede reponer.
• Inexorable: El tiempo transcurre, suceda lo que suceda.
• Invaluable: El tiempo no tiene precio.
• Intangible: No es algo físico, medible como el objeto físico.
• Irrepetible: El tiempo transcurrido jamás se repetirá. Cada minuto de tu vida se suma, no se resta

Principios prácticos sobre el buen uso del tiempo.

1.  Lo primero que debemos hacer es realizar un análisis de nuestra vida en cuanto al aprovechamiento de nuestro tiempo, saber identificar cómo estamos utilizando nuestro tiempo de vida, que estamos haciendo para vivir más?  hacer un análisis profundo nos ayudará a responder cómo administramos el tiempo en que nos tocó vivir.
2. Si nos anticipamos y prevenimos algunas acciones, esto nos ahorrará tiempo, energía y hasta dinero.
3. Ser organizados, definir plazos para el cumplimiento de tareas, tener autodisciplina y tomar decisiones nos hará ser más eficientes.
4. Tener claros los objetivos ante la vida y revisarlos periódicamente, facilita saber hacia dónde vamos y evaluar su eficiencia.

1. Modalidades y tipos

       Enfoque organícese (orden): como su nombre lo indica este enfoque nos dice que la mejor forma de administrar nuestro tiempo es organizando nuestras vidas, no sólo es pertinente para los individuos sino también para las organizaciones. Cómo lo hacemos:

• Organización de las cosas: ordenar todo nuestro espacio oficina, habitación, cocina etc. cocina.
•  Organización de las tareas: organizar una secuencia para nuestros asuntos pendientes.
• Organización de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los demás pueden hacer, delegar.
• Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones.

       Enfoque 101 (habilidades): Este enfoque nos dice que el administrar el tiempo es una habilidad y que para llevarla a cabo debemos dominar ciertas técnicas tales como:

• Usar un planificador o una agenda de citas.
• Confeccionar listas de asuntos pendientes.
• Fijarnos metas.
• Delegar.
• Organizar.
• Priorizar.

1. Consejos para garantizar el manejo del tiempo

       Las personas cuando nos planteamos unos objetivos, metas o proyectos inmediatamente involucramos un lapso y/o un plazo límite en el cual se crea que se puedan llegar a obtener los resultados esperados, pero que pasa cuando no se obtiene los resultados esperados en determinado momento ¿Que pasa cuando al parecer el tiempo fue muy corto para realizar lo que pensamos? Pues bien para que ese tipo de situaciones no se presenten, se debe  tener en cuenta cómo estamos administrando nuestro tiempo, el tiempo al igual que los procesos debe de ser planificado, controlado y evaluado  y de esa manera garantizar el cumplimiento de las actividades que se plantearon en un comienzo. Uno de los métodos más efectivos para saber si estoy utilizando el tempo adecuado para cada una de mis actividades diarias es el siguiente:

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