Comunicacio

Introducción

El presente trabajo tiene como fin conocer la importancia que tiene la comunicación en el INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL “que es la institución de seguridad social más grande de América Latina, pilar fundamental del bienestar individual y colectivo de la sociedad mexicana y principal elemento redistribuidor de la riqueza en México; es sin duda, una de las instituciones más queridas por los MEXICANOS” (http://www.imss.gob.mx/imss), a través de de una buena comunicación nos permitirá intercambiar ideas, pensamientos, emociones y entre otros sentimientos, sin duda mejora la forma de expresar y cumplir satisfactoriamente las intenciones que guían las vinculaciones profesionales, familiares y laborales, así mismo permite lograr la comprensión entre las personas y difundirla en diversas formas ya sea escrita o verbal de manera formal e informal, independientemente de los medios que empleemos para llegar a los diferentes espacios en que se encuentran los destinatarios de un mensaje.

No cabe duda que una buena comunicación en el entorno laboral dará cumplimiento a fines personales y grupales para alcanzar mejores condiciones de vida, enriquecer nuestro pensamiento, modificar la perspectiva de vida y, sobre todo, comprender la complejidad del ser social e individual del hombre.

Desarrollo

El Instituto mexicano del Seguro Social está compuesto por una estructura orgánica formada por líneas de conexión de personas que se relacionan para lograr determinados objetivos, planes estratégicos y metas, expresados en sus mensajes, en el manual organizacional y formalizados en acuerdos que se exponen en diversos documentos o reuniones.

La comunicación es toda trasmisión de información con vista a una respuesta que no siempre implica una aceptación pasiva “José Luis l. Aranguren obra citada, pág 11”.

A través de la buena comunicación que existe en la Coordinación, nos permite que la información se trasmita con claridad, precisión, rapidez, exactitud y sobre todo sin errores.

La comunicación es importante para entender la naturaleza del trabajo y sobre todo conocer las obligaciones y responsabilidades de cada uno que integramos la estructura orgánica, saber como se está cumpliendo con las responsabilidades y cómo puede mejorar tanto en términos de trabajo como de ascenso, comprender el sentido de su trabajo en función de los objetivos de su área y de la Institución, conocer los beneficios, prestaciones a que tenemos derecho y cómo aprovecharlos mejor.

El finalidad de llevar a cabo una buena comunicación en la Institución es para coordinar la participación de todos los integrantes en el trabajo, a fin de contribuir para alcanzar la MISIÒN “administrar adecuadamente las contribuciones y los recursos financieros para garantizar las prestaciones en especie y en dinero, y lograr la estabilidad en el bienestar del derechohabiente“, VISIÒN “Ser un área normativa con personal comprometido en el desempeño de sus actividades, que contribuye para que el Instituto cuente con los recursos materiales suficientes para prestar los servicios institucionales enfocados al bienestar de los derechohabientes y usuarios” y OBJETIVO “Garantizar el abasto oportuno y suficiente en todas las Unidades Administrativas, Unidades Medicas y Hospitales del Instituto” (http://www.imss.gob.mx/imss), a través del programa anual de Adquisiciones.

La comunicación en la Coordinación se logra por la buena administración donde depende en gran parte de la colaboración de todos los que la integramos, ya que se rige de normas, leyes, reglamentos establecidos, no obstante la libertad de expresión y con base en una comunicación que fluye adecuada y oportunamente, también brinda información en el momento oportuno a las áreas que así lo solicitan, permite obtener los resultados esperados y sobre todo se evita duplicidad de información.

Cuando no hay una buena comunicación, los mensajes no son claros hay informalidad, se presentan conflictos entre los que integramos un grupo de trabajo y sobre todo la información es errónea, no hay claridad y precisión, existe duplicidad de información, cargas de trabajo, ocasionando observaciones por parte del área de Auditoria, Quejas y Responsabilidades y sobre todo aplicación de sanciones innecesarias, el personal inconforme realiza sus actividades y a través de esto, el rendimiento es malo, la eficiencia y eficacia no existe en este momento.

Sin duda la consecuencia por falta de comunicación es el desaprovechamiento del potencial humano de la Institución, que se va quedando técnicamente atrasada. Este problema repercute en la calidad de los servicios ofrecidos, y también de la propia imagen de la de la Institución.

A continuación se elabora un proceso de trabajo cundo existe una buena comunicación con el jefe inmediato y los resultados obtenidos, así mismo cuando no existe una buena comunicación la problemática que se presenta en la Institución.

Buena comunicación

Emisor

Receptor

Retroalimentación

Emisor

Buenos días, el día de hoy se tiene que realizar una compra urgente de medicamentos y te pido de favor que en cuanto Sony te entregue el memorandum con el requerimiento enviado por la Oficina de Suministro y Control del Abasto, solicites las cotizaciones a la proveeduría delegacional, así mismo, te informo que la próxima semana asignaran el presupuesto para hacer las compras anuales de los bienes terapéuticos, por lo tanto te solicito que programes las licitaciones a tiempos normales en apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico “la presente Ley es de orden público y tiene por objeto regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gastos y control de las adquisiciones…” (Art. 1 de la Ley, ultima reforma DOF 28-11-2008), y su reglamento.

Receptor

Esta bien, cuando tenga los precios ofertados por parte de la proveeduría, elaboro el cuadro comparativo y paso a verte para que me indiques si los precios son convenientes para el Instituto, y proceda a realizar las asignaciones y se envíen a la proveeduría para la entrega de los medicamentos, en cuando a la programación, a más tardar el día jueves estará listo todo y te lo haré llegar por correo electrónico para tú visto bueno.

También solicito tu apoyo para ver que posibilidades hay de que Laura Aguilar me ayude a enviar las asignaciones a la proveeduría ya ves que la transmisión quita un poco de tiempo.

Emisor

Cuenta con eso y cualquier problema que tengas no dudes en informarme.

Comentario:

Como se podrá observar el receptor hasta este momento entendió con claridad las actividades encomendadas, Alicia en esta primera etapa realiza la compra de medicamentos una vez recibida la requisición entregada por Sony, cuenta con las cotizaciones por parte de la proveeduría y elabora el cuadro comparativo, lo presenta a Everardo Servin, jefe inmediato, dando la indicación de asignar al mejor precio ya que los precios ofertados están dentro del parámetro establecido y con el apoyo de Laura Aguilar se trasmiten las mismas, posteriormente Alicia elabora la convocatoria estableciendo las fechas para iniciar con el proceso de Licitaciones anuales de los bienes terapéuticos, en apego a la Ley de A.A.S.S.P., la envía por correo en el plazo acordado para el Vo. Bo.

Emisor

Chequé la convocatoria y está bien, ahora prepara el oficio para tramitar las firmas correspondientes y adjuntar la convocatoria para que se publique en el Diario Oficial de la Federación el próximo martes.

Receptor

En este momento lo elaboro y lo paso a firma, ah una cosa más, también voy a elaborar los oficios a las autoridades para que participen en los diferentes eventos que se lleven a cabo por lo tanto te pido que le avises a Manolo para que por la tarde los entregue a los destinatarios.

Emisor

Está bien, también te pido que una vez concluida la licitación se pasen las asignaciones al área de contratos con oportunidad para que emitan los contratos correspondientes y se formalicen para que se emitan las ordenes de reposición y la proveeduría realice las entregas, así mismo, te solicito pases el informe del importe total de lo comprometido al área contable para que emitan el dictamen presupuestal para enlazar los contratos y los proveedores no tengan problema cuando ingresen sus facturas para el pago correspondiente.

Receptor

Claro que sí, te adjunto una copia par tu conocimiento por cada trámite que realice, para que también puedas informar a Nivel Central con oportunidad.

Comentario:

Alicia procede a elaborar los oficios y envía con oportunidad la convocatoria para la publicación en el D.O.F., así mismo, se entregan los oficios a las autoridades correspondientes para su participación en los diferentes eventos, posteriormente se lleva a cabo la licitación y se emiten los contratos a la proveeduría, para concluir, se hace del conocimiento a Everardo de los resultados obtenidos.

Con esto, Everardo informa con oportunidad a Nivel Central de la compra realizada.

Resultado:

Como se podrá observar, la comunicación que tuvo Everardo y Alicia fue buena desde el momento que inicia la conversación, ambos entendieron los

...