Comunicacion Formal

La comunicación formal no se visualiza fácilmente, ya que la estructura del organigrama es muy grande. Los lideres por jerarquía son personas que dominan un idioma o más, principalmente el chino o el inglés.

LA COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal.

La comunicación formal debe estar al servicio de la comunicación formal” 1 como tal, la comunicación formal, aquella que se da bajo una normativa formalizada, es decir , escrita, impuesta, o establecida por los órganos competentes, es únicamente la canalizadora de la comunicación formal.

No quiere decir que toda comunicación de tipo informal que se da en una organización sea necesaria o sutil, sino que la comunicación formal aparece como una consecuencia de la primera.

TIPOS DE COMUNICACIÓN FORMAL:

Comunicación ascendente, comunicación ascendente y comunicación horizontal.

La comunicación formal define el conjunto de normas de comunicación en la pyme. Básicamente, transmite la forma en que cada trabajador de la organización tiene que actuar para garantizar la relación que han de establecer los empleados entre sí. Cumple dos objetivos primordiales: motivar a la plantilla y facilitar la toma de decisiones.

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

La comunicación formal es aquella que surge en la estructura de una organización y fluye a través de los canales de ésta.

En una pequeña y mediana empresa es necesario lograr el máximo compromiso de los trabajadores y garantizar un clima idóneo para la toma de decisiones. Para cumplir sendos retos, la pyme cuenta con la comunicación formal, un mecanismo que facilita la transmisión de la información.

En cualquier empresa es necesario intercambiar datos entre los trabajadores, así como generar canales de comunicación que garanticen un flujo constante de información. Estos sistemas de transmisión deberán cumplir unas funciones básicas: dar a conocer documentación relevante para la toma de decisiones, hacerlo de una manera clara y exacta, con rapidez y sin errores.

Los expertos consideran que el mejor flujo de comunicación instaurado en una organización es aquel que trasmite la información precisa en cada situación, sin obstrucción y siguiendo un recorrido adecuado. Por otra parte, es conveniente que los canales sean regulares, estables y previsibles, evitando el exceso o la escasez de información. Ante todo, hay que sortear todos los problemas relacionados con la distorsión, omisión o los rumores incontrolados.

Existen diferentes canales formales en una pyme, los más utilizados son:

- En comunicación escrita, destacan las cartas y los memorándums. Estos últimos son breves y concretos, y de circulación interna.

- En la comunicación verbal se emplean los diálogos de aquellos trabajadores que sirven como filtros formales. Si queremos hablar con nuestro superior, posiblemente antes lo hagamos con su secretaria.

- Manuales, cuya misión es marcar los diferentes procesos que ha de seguir la pyme ante una situación determinada. Son muy útiles para los trabajadores recién incorporados.

- Informes y actas, en ambos hay información estandarizada, y casi siempre aparecen

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